Dubletten prüfen

Berechtigte Benutzer können eine Dublettenprüfung über alle Adressen durchführen. Diese wird im Reiter Dubletten prüfen duchgeführt wie im Folgenden beschrieben.

• Wenn Sie bei Ihrer täglichen Arbeit "zufällig" eine Adressdublette entdecken, können Sie diese auch sofort über die Trefferliste zusammenführen. Mehr dazu Dubletten über die Trefferliste zusammenführen .

Anleitung

So starten Sie die Suche nach Adress-Dubletten:

• Stellen Sie sicher, dass der Reiter Dubletten prüfen geöffnet ist.
  • Wenn die Dublettenprüfung bereits von Ihnen oder einem anderen Benutzer durchgeführt wurde, wird eine Liste der Adressinhalte angezeigt, für die mögliche Dubletten gefunden wurden. In der Spalte Eintrag bearbeitet können Sie sehen, ob diese Einträge schon geprüft und überarbeitet wurden.
    Wenn die Dublettenprüfung noch nicht durchgeführt oder abgebrochen wurde, ist der Reiter zunächst leer.
• Starten Sie die Dublettenprüfung mit dem Befehl Adressen einlesen, um die Dublettenprüfung erstmals bzw. erneut durchzuführen.
  • regisafe sucht nun nach möglichen Adress-Dubletten. Grundlage für die Suche ist die Suchkonfiguration in der System-Einstellung Adressverwaltung | Dublettenprüfung: Suchkonfiguration. Diese legt fest welche Feldinhalte einer Adresse jeweils mit welchem Feldinhalt aller anderen Adressen verglichen werden sollen, um mögliche Dubletten zu finden.
    Als Ergebnis wird für jede erfolgreiche Suche nach Dubletten ein Eintrag mit den jeweils gesuchten Inhalten angezeigt. Wenn Sie einen solchen Eintrag markieren, werden im unteren Teil des Reiters die zugehörigen Adress-Dubletten angezeigt.
    Beispiel:
    Es kann festgelegt werden, dass sowohl der Inhalt der Felder Nachname und Vorname als auch der Inhalt des Felds PLZ einer Personenadresse im Suchfeld Text einer anderen Personenadresse enthalten sein muss, damit diese als mögliche Dublette angezeigt wird.
  • Wenn mehr als 10 Adress-Dubletten zu einem Eintrag vorhanden sind, wird die Anzeige auf mehrere "Seiten" aufgeteilt. In diesem Fall werden Schaltflächen angezeigt, mit denen Sie durch die Liste blättern können. Sie können die Anzahl von 10 Dubletten bei Bedarf in der Benutzer-Einstellung Dublettenprüfung: Maximale Trefferzahl erhöhen.
  • Die Dublettenprüfung dauert je nach Anzahl der vorhandenen Adressen einige Zeit. Der Fortschritt wird angezeigt.
    Sie können den Reiter auch zunächst schließen, um das Ergebnis später aufzurufen und zu bearbeiten. Beim Schließen müssen Sie dann die Sicherheitsabfrage mit Einlesen fortsetzen beantworten.
    
    Um eine laufende Dublettenprüfung zu beenden, wählen Sie den Befehl Einlesen beenden.
    Wenn Sie nach einer durchgeführten Dublettenprüfung eine erneute Dublettenprüfung durchführen, gehen bestehende Angaben in der Spalte Eintrag bearbeitet natürlich verloren!

So bearbeiten Sie die einzelnen Einträge der Dublettenprüfung:

• Stellen Sie sicher, dass der Reiter Dubletten prüfen geöffnet ist und die Prüfung durchgeführt wurde (s.o.).
  • Eine Liste der Adressinhalte wird angezeigt, für die mögliche Dubletten gefunden wurden. In der Spalte Eintrag bearbeitet können Sie sehen, ob diese Einträge schon geprüft und überarbeitet wurden.
    Markieren Sie Nur bearbeitete bzw. Nur nicht bearbeitete, um die Einträge nach Bedarf zu filtern.
• Markieren Sie einen noch nicht bearbeiteten Eintrag (Eintrag bearbeitet = ), um die zugehörigen Dubletten zu prüfen.
  • Die zu diesem Eintrag gefundenen Adressen werden im unteren Teil des Reiters angezeigt.
    Die maximale Zahl von Dubletten ist auf 20 beschränkt.
• Bearbeiten Sie die zu diesem Eintrag gefundenen Adressen. Dazu stehen eine Reihe von Menübefehlen zur Verfügung, insbesondere zum Zusammenführen von Adressen und zum Anzeigen der Unterschiede zwischen zwei Adressen.
Welche Auswirkungen haben diese Befehle?

Feld	Bedeutung
Anzeigen	Öffnet den Reiter der markierten Adresse im Lese-Modus
Ändern	Öffnet den Reiter der markierten Adresse im Ändern-Modus
Löschen	Löscht die markierte Adresse Die Adresse wird tatsächlich gelöscht und nicht nur aus der Anzeige in der Dublettenprüfung entfernt!
Zusammenführen	Führt (genau) zwei markierte Adressen in einer Adresse zusammen. Dabei muss diejenige der beiden Adressen ausgewählt werden, die als "Hauptadresse" erhalten bleibt und in der die Daten beider Adressen zusammengeführt werden. Es empfiehlt sich, vor dem Zusammenführen die Unterschiede beider Adressen mit dem Befehl Unterschiede anzeigen zu prüfen und auf dieser Basis zu entscheiden, welche Adresse die Hauptadresse werden soll. Beim Zusammenführen wird die als Hauptadresse bestimmte Adresse geöffnet. Sie wird dann automatisch um die Inhalte von Feldern der zweiten Adresse ergänzt, die in der Hauptadresse bisher leer waren. Prüfen und korrigieren Sie die Hauptadresse ggf. vor dem Speichern. Ändern Sie insbesondere Feldinhalte, die zwar in der Hauptadresse gefüllt sind, die aber nur in der zweiten Adresse korrekt enthalten waren. Die zweite Adresse wird nach der Zusammenführung automatisch gelöscht. Alle Zuordnungen der zweiten Adresse werden in die Hauptadresse übernommen.
Unterschiede anzeigen	Öffnet ein Dialogfenster, in dem die Unterschiede zwischen (genau) zwei markierten Adressen angezeigt werden. Diese Funktion dient der Untersuchung der Adressen, um z.B. festzustellen, welche der beiden Adressen nach der Zusammenführung die Hauptadresse sein soll.   Zur Funktion der Hauptadresse beim Zusammenführen: Beim Zusammenführen wird die als Hauptadresse bestimmte Adresse geöffnet. Sie wird dann automatisch um die Inhalte von Feldern der zweiten Adresse ergänzt, die in der Hauptadresse bisher leer waren.
Keine Dublette	Setzt automatisch die Markierung Aus Dublettenprüfung ausschließen für die in der Dubletten-Liste ausgewählte Adresse im Detailreiter Extras. Die Adresse wird nicht mehr in der Dublettenprüfung geprüft.

• Markieren Sie nach der Prüfung/Überarbeitung der Adressen den zugehörigen Eintrag in der Spalte Eintrag bearbeitet.
  • In der Spalte wird der Eintrag als bearbeitet markiert:
  • Nach dem Zusammenführen zweier Adressen die Markierung in dieser Spalte automatisch gesetzt.
• Schließen Sie den Reiter Dubletten prüfen.
  • Der aktuelle Stand der Bearbeitung wird gespeichert. Jeder regisafe-Benutzer mit entsprechender Berechtigung kann diesen Reiter anschließend aufrufen und die Arbeit fortsetzen oder auch eine neue Dublettenprüfung starten.
    Bei einer neuen Dublettenprüfung geht der bisherige Bearbeitungsstand allerdings verloren!