Adressverwaltung

Vorteile einer zentralen Adressverwaltung

Die regisafe-Adressverwaltung erlaubt die Erfassung und Verwaltung eines zentralen Adressdatenbestands innerhalb des Dokumentenmanagementsystems. Anders als bei einer dezentralen, externen Adressverwaltung etwa in Microsoft Outlook, Excel-Listen oder verschiedenen Fachverfahren stehen dadurch die Adressen auch zur vielfältigen Nutzung bei der Arbeit im Dokumentenmanagementsystem direkt zur Verfügung. Ob es um die Zuordnung von Adressen zu Dokumenten oder Akten, die Übergabe von zugeordneten Adressdaten an Dokumente oder auch die Kommunikation mit der Adresse per Telefon oder Mail geht: die Bereitstellung der Adressdaten in regisafe vereinfacht zahlreiche Arbeitsabläufe.

Darüber hinaus lässt sich die Adressverwaltung auch um weitere Module ergänzen, für welche die Adressverwaltung vorausgesetzt wird. Dazu gehören die integrierte Verteilerverwaltung, die Telefonwahl und im kommunalen Bereich auch verschiedene KommunalPLUS-Fachverfahren.

regisafe bietet mit dem Modul Adressverwaltung die Möglichkeit, sowohl persönliche als auch dienstliche Adressen einheitlich zu verwalten. regisafe stellt mehrere Arten von Adressen zur Verfügung. Die benötigten Angaben lassen sich dadurch optimal angepasst erfassen.

Basis-Funktionen

Die regisafe-Adressverwaltung unterscheidet grundsätzlich sechs Arten von Adressen: Adressen von "natürlichen Personen" (Personen-Adressen), gemeinsame Adressen von natürlichen Personen (z.B. Eheleute oder Partner; Familien oder Gemeinschaften), Adressen von "juristischen Personen" (wie Firmen, Vereine, Verwaltungen usw.) und Ansprechpartner-Adressen (abhängig von Firmen-/Verwaltungs-Adressen) bzw Mitglieder-Adressen (abhängig von Familien-/Gemeinschaftsadressen.

Die unterschiedlichen Adressenarten haben folgende Besonderheiten:

• Personen-Adresse
  Die Personen-Adresse enthält vor allem den Namen, die Anschrift und die privaten Kontaktdaten der betreffenden Person sowie Personendaten und Angaben zu Rollen und Funktionen, die die Person bekleidet.
• Partner-/Eheleute-Adresse
  Die Partner-/Eheleute-Adresse ähnelt der Personen-Adresse. Im Unterschied zu dieser können aber zwei verschiedene Namen eingegeben werden. Personendaten und Angaben zu Rollen und Funktionen sind darin nicht vorgesehen.
• Familien-/Gemeinschaftsadresse
  Die Familien-/Gemeinschaftsadresse enthält die gemeinsamen Angaben für Personen, die in einer Gemeinschaft (wie z.B. eine Familie, Haushaltsgemeinschaft, Bedarfsgemeinschaft, Wohngemeinschaft o.ä.) zusammenleben. Im Unterschied zur Partner-/Eheleute-Adresse können hier beliebig viele Personen als Mitglieder der Gemeinschaft eingetragen werden.
• Familienmitglied/Gemeinschaftsmitglied-Adresse
  Mitglieder von Gemeinschaften werden als separate Adressart erfasst und der Familien-/Gemeinschaftsadresse hierarchisch untergeordnet.
  
• Firmen-/Verwaltungs-Adresse
  Die Firmen-/Verwaltungs-Adresse enthält vor allem den Namen, die Anschrift und die zentralen Kontaktdaten der betreffenden Organisation.
  Außerdem enthält diese Adressenart auch die Ansprechpartner, also bestimmte "natürliche Personen", die für diese Organisation tätig sind.
• Ansprechpartner-Adresse
  Ansprechpartner von Firmen-/Verwaltungen werden nicht direkt in der Firmen-/Verwaltungs-Adresse erfasst, sondern als separate Adressenart, die der zugehörigen Firmen-/Verwaltungs-Adresse hierarchisch untergeordnet ist. Ansprechpartner können auch zunächst als Personen-Adresse erfasst und dann einer Ansprechpartner-Adresse zugeordnet werden.
  Es ist ebenso möglich, Schreiben an die Privatanschrift eines Ansprechpartners zu adressieren. Damit kann z. B. ein Vereinsvorsitzender als Ansprechpartner für einen Verein direkt angeschrieben werden.
  

Weitere Basis-Funktionen der Adressverwaltung und der integrierten Verteilerverwaltung sind:

• Anlage von Feldern für Zusatzinformationen inkl. separater Zugriffsbeschränkung auf etwaige besonders sensible Daten
• Erstellung von Verteilern mit individuellen Zusatzfeldern

Nutzung von Adressen

Durch die Integration in die Aktenplanverwaltung von regisafe können Adressen Schriftstücken, Akten usw. zugeordnet werden.

Auf diese Weise lassen sich die Adressen auf vielfältige Weise nutzen:

• Zur automatischen Erstellung von Briefen auf Basis individueller Vorlagen, mit der Möglichkeit der Übergabe aller Detail-Daten der Adresse und zugeordneter Akten/Schriftstücke.
• Zur automatischen Erstellung von Serienbriefen mit der Möglichkeit der Übergabe aller Detail-Daten der Adresse und zugeordneter Akten/Schriftstücke und den Möglichkeiten des effizienten Versendens von Schriftstücken über E-Post oder per Serienmail.
• Zum Versenden von E-Mails, Serienmails und Faxen
• Zur Anzeige von Akten, Schriftstücken usw., die Adressen zugeordnet sind.
• Zur Anzeige der Adresse auf einer Landkarte.

Abhängig von der Verwendung weiterer Module lassen sich die Adressen außerdem nutzen:

• Zur Erstellung von Verteilern, mit deren Hilfe sich z.B. die Erstellung von Serienbriefen automatisieren lässt
• Zum Anrufen via Telefon
• Zur Anzeige der zugehörigen Adresse bei eingehenden Anrufen
• Zur Protokollierung von Anrufen
• KommunalPLUS:
  Zur Erfassung von Personendaten, die bei der Nutzung von kommunalen Fachverfahren in Zusammenhang mit einer Adresse anfallen

Betreuer-Funktion

Sie können in der Adressverwaltung sowohl aktive, also aktuell geltende, als auch inaktive (vergangene) Betreuungsregelungen abbilden.

Einen oder mehrere Betreuer können Sie festlegen für:

• Personen-Adressen
• Familien-/Gemeinschaftsmitglieder-Adressen

Folgende Adress-Arten können Sie festlegen als Betreuer von einem oder mehreren Betreuten:

• Personen-Adressen
• Ansprechpartner-Adressen
• Firmen-/Verwaltungsadressen

Für jede Betreuungsregelung können Sie die Dauer festlegen. Sobald das Enddatum der Betreuungsregelung erreicht ist, wird sie automatisch auf inaktiv gesetzt.

Dublettenprüfung

Im Laufe der Zeit wächst die Adressdatenbank in regisafe immer weiter an. Da bleibt es nicht aus, dass die eine oder andere Adresse versehentlich mehrfach erfasst wird. Um solche Adressen gezielt zu finden und ggf. zusammenzuführen - inkl. der inzwischen zugeordneten regisafe-Objekte - steht die Dublettenprüfung zur Verfügung.

Die Dublettenprüfung steht zum einen jedem regisafe-Benutzer bei der Erfassung oder Änderung von Adressen zur Verfügung; auf Basis entsprechender System-Einstellungen wird dann beim Speichern von Adressen automatisch eine Prüfung der im Zugriff des Benutzers stehenden Adressen durchgeführt und ggf. ein Ergebnis angezeigt.
Zum anderen können entsprechend berechtigte Benutzer auch eine vollständige Dublettenprüfung über alle Adressen durchführen. Der dazu notwendige Vollzugriff auf alle Adressen kann vom Administrator in Form einer Berechtigung speziell für die Dublettenprüfung zugewiesen werden.

Dubletten lassen sich auch über die Trefferliste zusammenführen, ohne dass zuvor eine Dublettenprüfung durchgeführt werden muss.

Jubiläumsliste

Die Jubiläumsliste bietet die Möglichkeit, die Adressen von Jubilaren eines bestimmten Zeitraums aufzulisten, um im Anschluss diese Adressen für Briefe oder Verteiler zu verwenden (z.B. für einen Serienbrief zur Gratulation). Dazu kann automatisiert ein entsprechender Verteiler erstellt werden.

Im Standardumfang wertet diese Funktion Geburtstage aus. Auf Anfrage kann diese Jubiläumsliste auch erweitert werden, um andere Jubiläen (z.B. Dienstjubiläen oder Ehejubiläen) zu berücksichtigen.

Importmöglichkeiten

Als separate Dienstleistung können vorhandene Adressbestände in die regisafe-Adressverwaltung importiert werden.
Außerdem gibt separat zukaufbar bereits zahlreiche Schnittstellen mit Importfunktion zu Drittanbieter-Programmen, die Adressbestände vorhalten. Weitere Schnittstellen können ggf. auf Anfrage entwickelt werden.

Wenden Sie sich dazu an Ihren regisafe-Kundenbetreuer.