Anordnungen aus FINANZ+

Anordnungen werden von FINANZ+ erstellt und - in der Regel zusammen mit den sogenannten "begründenden Belegen" - den zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung vorgelegt.
Da es sich bei einer Anordnung um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, ist es von wesentlicher Bedeutung, dass die Erstellung der Anordnung, der Inhalt der Anordnung samt den begründenden Belegen und auch das Ergebnis der Prüfung festgehalten und archiviert werden.

Zur Archivierung in regisafe übergibt FINANZ+ die Metadaten der Anordnungen aus dem Sachbuch in ein von regisafe überwachtes Verzeichnis. regisafe importiert diese Metadaten und speichert sie zunächst in einem separaten Bereich der Datenbank zur späteren Weiterverarbeitung. Zu diesem Zeitpunkt stehen die Anordnungen noch nicht in regisafe zur Recherche zur Verfügung.

Parallel zum Import der Metadaten in regisafe wird die Anordnung samt begründenden Belegen von den zuständigen Sachbearbeitern geprüft. Nach Abschluss der Prüfung werden die Belege - versehen mit einer eindeutigen Kennung - i.d.R. ein Barcode - in regisafe eingescannt.
Die Zuordnung der Belege zu den Metadaten und die entsprechende endgültige Ablage erfolgt nun automatisiert in regisafe durch die Zuordnung eines Scan-Stapels durch den Sachbearbeiter.
Voraussetzung dafür ist, dass der Scan-Stapel für eine automatisierte Zuordnung eingerichtet ist und somit über entsprechende Regeln zur Ablage verfügt (siehe Automatisierte Ablage gescannter Belege).

Anordnungen werden in FINANZ+ entweder jeweils als Einzelanordnung angelegt oder zu Sammelanordnungen zusammengefasst.
Für die Ablage in regisafe werden entsprechend unterschiedliche Ablageregeln verwendet:
regisafe erkennt anhand der eindeutigen Identifizierung der Belege automatisch, ob es sich um eine Einzel- oder eine Sammelanordnung handelt, und legt diese entsprechend ab. Die Ablage selbst erfolgt für Sammelanordnungen im Prinzip genauso wie für Einzelanordnungen. Allerdings werden Sammelanordnungen nach dem Scannen zunächst temporär abgelegt, um dann mithilfe einer "Verteilfunktion" automatisch pro Haushaltsstelle eine separate Anordnung als Kopie abzulegen.

Automatisierter Arbeitsablauf zur Archivierung von Anordnungen:

Abweichender Arbeitsablauf für Sammelanordnungen: