Funktionsumfang der Schnittstelle zu newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow

Die Schnittstelle zwischen Infoma newsystem Rechnungsworkflow und regisafe verfügt über einen fest definierten Funktionsumfang. Die Schnittstelle wird zudem ständig weiterentwickelt. Die folgende Aufstellung beschreibt den Umfang der Schnittstelle zur regisafe-Version 4.14.

Ziele und Voraussetzungen der Schnittstelle:

• Ziel der Schnittstelle ist es, Belege aus dem HKR-System Infoma newsystem und Belege aus dessen integriertem Rechnungsworkflow revisionssicher im Dokumentenmanagementsystem regisafe zu archivieren.
• Weiterhin ist es möglich, Belege aus regisafe im HKR-System anzuzeigen, welche zuvor mithilfe der Schnittstelle übergeben wurden. Auf diese Weise können auch für in regisafe archivierte Belege alle Funktionen von Infoma newsystem Rechnungsworkflow zur Prozessverfolgung und Signatur genutzt werden.
• Führendes System für den Workflow und die Verarbeitung von Belegen innerhalb des Fachverfahrens - insbesondere auch für den Abgleich zwischen Infoma newsystem und dem zugehörigen Dokumentenmanagement in Infoma newsystem Rechnungsworkflow - ist das Infoma Storage Management (ISM).

Folgende Funktionen umfasst die Schnittstelle zur Verarbeitung von Infoma newsystem-Dokumenten:

• Automatische Übergabe zu archivierender Dokumente inklusive Metadaten an regisafe. Pro Übergabevorgang wird dazu nach definierten Regeln automatisch ein eigenes Übergabeverzeichnis angelegt.
  Das jeweilige Dokument selbst wird im Format eines Anwendungsprogramms (z.B. PDF oder TIFF) zur revisionssicheren Ablage an regisafe übergeben.
  Die Metadaten des Dokuments werden in Form einer XML-Datei übergeben, welche Buchungs- und Kontierungsdaten sowie Daten zum durchlaufenen Workflow in Infoma newsystem enthält. Die Dateiendung lautet *.meta.
  Nach der vollständigen Erstellung der Übergabedaten wird zusätzlich eine Indexdatei Indexdateien im XML-Format mit der Dateiendung "*.index" legen für jeden Import fest, welche Datenfelder an regisafe übergeben werden. übergeben, mit deren Hilfe regisafe die Metadaten des Dokuments zuordnen kann.
  • Die Metadaten zur Übergabe an regisafe werden von Infoma newsystem Rechnungsworkflow fest vorgegeben. Diese in der Indexdatei enthaltenen Daten können aber individuell zur Ablage in regisafe konfiguriert werden.
• Automatische Übergabe von manuell in regisafe abgelegten Rechnungen an Infoma newsystem.
  Beim Ablegen einer Rechnung als Infoma newsystem-Rechnung werden die Metadaten der Rechnung automatisch im Schriftstück gefüllt.
  Zudem kann ein Bearbeitungsstatus gesetzt werden, der die automatische Übergabe an Infoma newsystem startet, sowie ein Startpunkt für den Rechnungsworkflow in Infoma newsystem festgelegt werden.
• Automatischer Import
  regisafe prüft regelmäßig, ob im definierten Übergabeverzeichnis (siehe System-Einstellungen) neue zu importierende Unterverzeichnisse enthalten sind und importiert daraus das Dokument und die Metadatei sobald dort eine Indexdatei vorhanden ist.
  regisafe liest die enthaltenen Indexwerte aus und erstellt daraus nach der jeweiligen belegbezogenen Konfiguration Akten und jeweils ein Schriftstück in regisafe. Die Indexdatei selbst wird nicht importiert.
• regisafe vergleicht die in der Indexdatei angegebene MD5-Prüfsumme mit einer selbst errechneten Prüfsumme, sofern die entsprechend Funktion in den System-Einstellungen aktiviert ist. Stimmen die Prüfsummen nicht überein, wird der Import abgebrochen!
• Nach erfolgreichem Import erstellt regisafe eine Ergebnisdatei im jeweiligen Übergabeverzeichnis. Schlägt der Import fehl, erstellt regisafe ebenfalls eine Ergebnisdatei mit Angabe der Fehlernummer und, falls vorhanden, dem Fehlertext. Die Dateiendung lautet *.result.
  Die Überwachung und das Löschen des Übergabeverzeichnisses wird automatisch vom ARM übernommen.
  Eventuell bereits in regisafe angelegte Akten und Schriftstücke werden beim Fehlschlag des Imports wieder gelöscht.
  • Zusätzlich kann in den System-Einstellungen festgelegt werden, dass ein ausführliches Protokoll erstellt wird: ein Positivprotokoll für erfolgreiche Importe und ein Negativprotokoll für fehlgeschlagene Importe.
• Abgelegte Schriftstücke können jederzeit aus Infoma newsystem bzw. aus Infoma newsystem Rechnungsworkflow heraus in regisafe aufgerufen werden.
  Auf Anforderung von Infoma newsystem Rechnungsworkflow (genannt: Retrieval) kopiert regisafe diese Dateien unverändert in ein definiertes Übergabeverzeichnis.
  Infoma newsystem Rechnungsworkflow nutzt diese Dateien nun entweder zur Anzeige in der eigenen Oberfläche oder zur Bildung eines eigenen Indexes.
• Eine schnelle und einfache Suche nach allen aus dem HKR-Fachverfahren übernommenen Dokumenten ermöglicht die Schnellsuche in regisafe mit der Suchart Infoma newsystem-Dokumente.
• Individuelle Suchen nach allen übergebenen und verwendeten Metadaten ermöglicht die Erweiterte Suche in regisafe
  • Mehr zu den übergebenen Infoma newsystem-Dokumenten finden Sie unter Dokumente aus newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow.