Glossar

Öffentliche Kassen dürfen nur auf Grund von schriftlichen Anordnungen (Kassenanordnungen) Einnahmen annehmen oder Ausgaben leisten und die damit verbundenen Buchungen vornehmen. Die Kassenanordnungen, welche die Annahme einer Einnahme anordnen, werden Annahmeanordnungen, die Kassenanordnungen, welche die Leistung einer Ausgabe anordnen, werden Auszahlungsanordnung genannt. (Quelle: "Aufgaben des Fachdienstes Kasse", http://www.marburg-biedenkopf.de )

Unter diesem Namen bietet comundus regisafe verschiedene Archivierungslösungen für Rechnungs- und Kassenbelege an.

Die Archivierungslösungen bieten in der Regel:

- Automatisierte Datenübernahme aus verschiedenen HKR-Fachverfahren

- Automatisierte elektronische Ablage der Annahme- und Auszahlungsanordnungen, Gebührenrechnungen, Zahlungserinnerungen etc.

- Optional: Anzeigen der Belege direkt aus dem Fachverfahren heraus oder spezielle Fuktionen zum Wiederfinden in REGISAFE

Im Haushalts- und Kassen- und Rechnungswesen werden die anfallenden Dokumente verschiedener Art oft zusammenfassend als Belege bezeichnet. Dazu können z.B. Rechnungen, Anordnungen oder Bescheide gehören.

Wenn statt der eigentlichen Bescheide, Anordnungen usw. die zugehörigen Dokumente (z.B. Vertrag, Rechnung) gemeint sind, spricht man auch von begründenden Belegen.

Die REGISAFE-Schnittstellen zu HKR-Fachverfahren dienen vor allem der revisionssicheren Ablage der HKR-Belege in REGISAFE, die dann berechtigungsabhängig den REGISAFE-Benutzern zur Recherche zur Verfügung stehen, ohne dass diese eine Lizenz für das jeweilige HKR-Fachverfahren benötigen.

Gleichförmige Schriftstücke (Dokumente), die auf identische Art und Weise verarbeitet werden können, werden als "Belegart" zusammengefasst. Beispiel: Rechnungen eines Lieferanten sind immer gleich aufgebaut und damit eine Belegart; Steuerbescheide, die immer gleich aufgebaut sind, sind ebenfalls eine Belegart.

Der BIC (Business Identifier Code) ist ein international standardisierter Bank-Code mit dem Zahlungsdienstleister weltweit eindeutig identifiziert werden.

Nach seiner ursprünglichen Verwendung im SWIFT-Zahlungsverkehr wird er auch SWIFT-BIC genannt, umgangssprachlich verwendet man auch BIC-Code oder SWIFT-Code, korrekt wären aber SWIFT-Adresse oder BIC (SWIFT = Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication).

Bis Juli 2010 stand die Abkürzung BIC für "Bank Identifier Code" (Quelle nach Wikipedia.de)

Die Buchführung (Buchhaltung) ist ein wesentliches Element des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens (HKR) in der öffentlichen Verwaltung und umfasst alle Aufzeichnungen, die zur Vorbereitung der jeweiligen Jahresrechnung erforderlich sind. Dabei handelt es sich um die zeitlich und sachlich lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Alle Buchungen werden daher meist in das "Zeitbuch" und in das "Sachbuch" aufgenommen.

Im Sachbuch werden die Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres in den Haushaltsstellen gebucht, wie sie im Haushaltsplan angegeben sind. Das Sachbuch wird i.d.R. in mehrere untergeordnete Sachbücher, z.B. für den Verwaltungs- oder Vermögenshaushalt, aufgeteilt.

Im Zeitbuch werden die Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres getrennt voneinander in zeitlicher Reihenfolge gebucht. Eine Buchung im Zeitbuch umfasst Daten wie Zeitbuchnummer, Buchungstag, Hinweis zur sachlichen Buchung und Betrag.

Quelle: "Aufgaben des Fachdienstes Kasse", http://www.marburg-biedenkopf.de

Doppik ist ein Kunstwort, das den Begriff doppelte Buchführung abkürzt. Die Abkürzung steht für die "DOPPelte Buchführung In Konten". Eine Renaissance erfuhr der Begriff Doppik mit der Einführung der doppelten Buchführung in der öffentlichen Verwaltung auf Länderebene, um den Unterschied zur bisherigen kameralen Buchführung (--> Kameralistik) klarzustellen. In Abgrenzung zu der in der Privatwirtschaft üblichen doppelten Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird bei der in der öffentlichen Verwaltung praktizierten Doppik ein so genanntes 3-Komponenten-Modell verwendet. Dieses umfasst die Bilanz, Ergebnisrechnung (entspricht der GuV) und Finanzrechnung.

(Quelle: Wikipedia)

REGISAFE bietet Schnittstellen zu verschiedenen HKR-Fachverfahren unter dem Namen "Archivierungslösung für Rechnungs- und Kassenbelege" an. In der Regel unterstützen diese Fachverfahren und die zugehörigen Schnittstellen sowohl die kamerale als auch die doppische Buchführung.

Unter E-Government im weiteren Sinn versteht man die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb und zwischen staatlichen, kommunalen und sonstigen behördlichen Institutionen sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgern bzw. Unternehmen durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechniken. (Quelle: Wikipedia)

REGISAFE als Dokumentenmanagementsystem und Fachverfahrenslösung ist ein wesentlicher Bestandteil für z.B. eine Kommunalverwaltung um E-Government zu betreiben. Für den Datenaustausch mit anderen REGISAFE-Kommunen oder Nutzern anderer Verfahren stehen verschiedene Standards wie z.B. XDOMEA oder EDIFACT zur Verfügung.

Die Gläubiger-ID ist eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die EU-weit gültig ist und den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. Sie wird benötigt, um als Zahlungsempfänger Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können.

In Deutschland ist die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank über das Internet zu beantragen.

(Quelle nach www.sepadeutschland.de)

Die IBAN (engl. International Bank Account Number, deutsch Internationale Bankkontonummer) ist eine internationale, standardisierte Notation für Bankkontonummern. Die IBAN findet zurzeit hauptsächlich beim Zahlungsverkehr innerhalb der Europäischen Union Verwendung.

Die IBAN setzt sich folgendermaßen zusammen:-

2-stelliger Ländercode (bestehend aus Buchstaben)

- 2-stellige Prüfsumme mit Prüfziffern

- max. 30-stellige Kontoidentifikation (bestehend aus Buchstaben und/oder Ziffern)

- Die IBAN kann maximal 34 Stellen umfassen, in den meisten Ländern ist sie jedoch kürzer.

(Quelle nach Wikipedia.de)

Kameralistik (von lateinisch: camera, hier etwa „fürstliche Schatztruhe“), auch kameralistische Buchführung oder Kameralbuchhaltung, ist ein Verfahren der Buchführung. Die Kameralistik wurde im Jahr 1762 von dem österreichischen Hofrat Johann Mathias Puechberg entwickelt.

Im Gegensatz zur Doppik, also der doppelten Buchführung, werden von der heute praktizierten Kameralistik (Ausnahme: württembergische Geldverbundrechnung) kassenwirksame Einnahmen (Einzahlungen) und Ausgaben (Auszahlungen) betrachtet, jedoch nicht die Einnahmen und Ausgaben im betriebswirtschaftlichen Sinne und auch nicht Erträge und Aufwendungen. Des Weiteren werden in der Kameralistik stets Planrechnungen auf der Basis von Prognosen praktiziert (Soll/Ist): Haushaltsplan (1 oder 2 Jahre) und Mittelfristige Finanzplanung (5 Jahre). Schließlich liefert die Kameralistik die Daten für die Finanzwissenschaft.

(Quelle: Wikipedia)

REGISAFE bietet Schnittstellen zu verschiedenen HKR-Fachverfahren unter dem Namen "Archivierungslösung für Rechnungs- und Kassenbelege" an. In der Regel unterstützen diese Fachverfahren und die zugehörigen Schnittstellen sowohl die kamerale als auch die doppische Buchführung.

Als mandantenfähig (auch mandantentauglich) wird Informationstechnik bezeichnet, die auf demselben Server oder demselben Software-System mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und ähnliches haben.

(Quelle: Wikipedia)

REGISAFE bietet verschiedene mandantenfähige HKR-Schnittstellen. Damit können die Kunden also Belege verschiedener Auftraggeber getrennt verarbeiten (z.B. Belege des städtischen Haushalts getrennt von Belegen des Zweckverbands).

Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats. Sie dient in Kombination mit Teilen der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung des dem Lastschrifteinzug zugrunde liegenden Mandats.

(Quelle: www.sepadeutschland.de)

OK.FIS-Mandat ist eine spezielle OK.FIS-interne Schnittstelle, entwickelt von der AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern), einem Partner von kommIT. Mit dieser Schnittstelle werden Daten und Dokumente aus OK.FIS zur Übergabe an REGISAFE bereitgestellt, die im Zuge der Umstellung der Lastschriftverfahren auf die Anforderungen der SEPA (Single Euro Payments Area) zum 01.02.2014 für Lastschriften relevant werden.

Spezielle Schriftstück-Art, die durch die REGISAFE-Schnittstelle zu OK.FIS-Mandat bereitgestellt wird. Sie enthält einen Detailreiter "OK.FIS-Mandat", in dem die von OK.FIS-Mandat übernommenen Metadaten aufgeführt sind.

Anordnungen, die mehreren Haushaltsstellen zugeordnet sind und demzufolge i.d.R. auch entsprechend abgelegt werden müssen.

Abkürzung für "Single Euro Payments Area", d.h. übersetzt "einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum".

SEPA ist die Bezeichnung für eine EU-weites Projekt zur Einführung eines europaweit einheitlichen Zahlungsraums für Transaktionen in Euro. In diesem Zahlungsraum sollen Kunden keine Unterschiede mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen erkennen können.

(Quelle nach Wikipedia)

REGISAFE-Anwendungsmodul (Speziallösung) zur Verwaltung von Angaben und Dokumenten, die für SEPA-Lastschriften anfallen, insbesondere auch von Daten, die im Zuge der Umstellung der Lastschriftverfahren auf die Anforderungen der SEPA (Single Euro Payments Area) zum 01.02.2014 für Lastschriften relevant werden.

Die SEPA-Lastschriftakte ist maßgeschneidert auf die Übernahmen von Daten aus OK.FIS-Mandat über die REGISAFE-Schnittstelle zu OK.FIS-Mandat.

Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Ein Mandat umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung.

Bereits erteilte schriftliche Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate genutzt werden ...

Zu beachten ist dabei, dass der Lastschrifteinreicher den Zahler vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform zu unterrichten hat.

(Quelle: www.sepadeutschland.de)

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen eingeführt wird, die an die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland gesendet werden. Der Standard XRechnung wurde in der 23. Sitzung des IT-Planungsrats für Bund und Länder festgelegt.

regisafe ist ab Version 4.6 in der Lage, Dokumente im Format XRechnung in der Datei-Vorschau anzuzeigen oder auch in bestimmten Modulen wie z.B. der Schnittstelle zu FINANZ+ automatisch zu importieren.