Erstellung von Schriftstücken für KommunalPLUS

In den meisten Fällen werden im Ergebnis eines bestimmten Arbeitsschrittes ein oder mehrere Schriftstücke erstellt. In ihnen sind die Daten des zur Bearbeitung aufgerufenen Falls eingetragen.
Insgesamt kann man hier drei Formen in KommunalPLUS-Fachverfahren unterscheiden, die nachfolgend grundsätzlich erläutert werden.

Workflow-bezogene Schriftstücke

Bei den meisten Arbeitsschritten wird ein entsprechendes Schriftstück erstellt, welches die Daten des Einzelfalls enthält, soweit dies sinnvoll ist. Hierbei kann man am Bildschirm verfolgen, wie regisafe das Schriftstück im Anwendungsprogramm aufruft und die Datenfelder ausfüllt. Nach Bedarf werden zuvor u.U. weitere ergänzende Daten oder Angaben abgefragt, um beispielsweise die passende Vorlage zu verwenden oder alle Datenfelder korrekt ausfüllen zu können.

Die verwendeten Schriftstücke sind in regisafe für jedes KommunalPLUS-Modul in einer speziellen Akte abgelegt. Wie diese Schriftstücke verändert oder bearbeitet werden können, ist weiter unten erläutert. Sind alle erforderlichen Schriftstücke erstellt, werden die Schriftstücke in der Trefferliste angezeigt, wo sie mithilfe der Befehle in der Menüleiste weiterverarbeitet werden können (z.B.  Datei öffnen, um das markierte Schriftstück im Anwendungsprogramm aufzurufen und zu bearbeiten).

Allgemeiner Schriftverkehr

Fast alle KommunalPLUS-Module besitzen Arbeitsschritte für den (allgemeinen) Schriftverkehr, um normale, also nicht verfahrensspezifische Schriftstücke erstellen zu können.

Beispielsweise:

Im Regelfall findet man diese Funktion nach dem ersten Speichern einer Akte im Detailreiter (Allgemeine) Arbeitsschritte.

 

Verwaltungsspezifischer Schriftverkehr

Die in jeder Verwaltung vorkommenden, speziellen Vorlagen und Schriftstücke können Sie selbst so einrichten, dass diese als Arbeitsschritt im Fachverfahren angeboten und auf die übliche Weise verarbeitet und abgelegt werden.

Hierzu erstellt der Sachbearbeiter zunächst mithilfe des sogenannten Basisdokumentes der jeweiligen Fachanwendung das Schriftstück, das künftig zur Verfügung stehen soll. Im Basisdokument findet er hierzu die Bezeichnungen der Formularfelder, in welche die Daten des Einzelfalls beim automatisierten Erstellen eingetragen werden.

Das Basisdokument befindet sich in der Akte der Vorlage des KommunalPLUS-Moduls und kann auch als Vorlage genutzt werden. Beim Anlegen ist darauf zu achten, dass im Schriftstück-Reiter eine eindeutige Kennung in das Feld Kennung eingetragen wird. Sie darf im gesamten regisafe nur einmal verwendet werden.

Damit das Schriftstück als Arbeitsschritt im jeweiligen Fachverfahren zur Verfügung gestellt wird, muss es dann noch in die entsprechende Auswahlfeld-Liste Schriftstückfunktionen eingetragen werden. Dort wird hauptsächlich der Name des Arbeitsschrittes und die Kennung der betreffenden Vorlage erfasst.

Beispiel:

 

Textbausteine und Mustertexte

Um die Erfassung von Texten zu erleichtern, bietet KommunalPLUS die Nutzung von so genannten Mustertexten oder Textbausteinen an. Verwaltet werden diese einheitlich in den Auswahlfeld-Listen des jeweiligen Moduls.

In den verschiedenen Dialogfenstern der KommunalPLUS-Module findet man immer wieder diese Darstellung:

Dabei dient das Feld Mustertexte… zur Auswahl eines vorhanden Textbausteins. Man muss nur die entsprechende Kurzbezeichnung eintragen bzw. aus der hinterlegten Auswahlfeld-Liste auswählen und mit der Eingabe-Taste abschließen.

Mit dem Drücken der Eingabetaste wird...