Personalakte bearbeiten - Reiter "Prüfungen/Sichtungen"
Im Detailreiter Prüfungen/Sichtungen des Personal-Reiters können Sie Prüfungen/Sichtungen hinzufügen, ändern, löschen und mit Schriftstücken sowie E-Mail-Benachrichtigungen versehen. Als Prüfer können Sie außerdem Prüfungen abschließen und Folgeprüfungen eintragen.
Über angesetzte oder erfolgte Prüfungen/Sichtungen können folgende Auswertungen erstellt werden:
- Über das Start-Menü KommunalPLUS | Personal | Prüfungen/Sichtungen auswerten... können Sie Auswertungen über den gesamten Bestand der Personalakten erstellen.
Mehr dazu: Prüfungen/Sichtungen auswerten - In den einzelnen Personalakten können Sie über den Arbeitsschritt Prüfungshistorie erstellen eine Auswertung der Prüfungen/Sichtungen des einzelnen Mitarbeiters erstellen.
Mehr dazu: Personalakte bearbeiten - Reiter "Arbeitsschritte" - Für beide Arten von Auswertungen können Sie zuvor Filter definieren.
Wie wird der Personalakten-Reiter geöffnet?
Öffnen Sie den Personalakten-Reiter zum Anlegen einer neuen Personalakte mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie
Akten/Vorgänge den Eintrag Alle und doppelklicken Sie anschließend auf 
Personal. - Wählen Sie im Start-Menü
KommunalPLUS | Personal | 
Personalakte anlegen.... - Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl Neu anlegen | Akte/Vorgang und im Untermenü die Art Personal.
Öffnen Sie den Personalakten-Reiter zum Ändern mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie eine bestehende Personalakte in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste
Ändern. - Doppelklicken Sie auf eine bestehende Personalakte in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
- Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Akten-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Akten-/Vorgangsverwaltung| Doppelklick in Akte/Vorgang-Listen. Um durch Doppelklick den Akten-Reiter anzuzeigen, muss hier Akte/Vorgang ändern oder Akte/Vorgang-Datensatz anzeigen ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Personalakten-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl
Anzeigen geöffnet haben.
- Um Personalakten ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung KommunalPLUS | Modul "Personal" verwenden verfügen.
Um Personalakten auch neu anlegen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Akten-/Vorgangsverwaltung | Teilkaten/Vorgänge neu anlegen vom Typ "Personal" verfügen.
Anleitung
So fügen Sie neue "Prüfungen/Sichtungen" hinzu:
- Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Prüfungen/Sichtungen in der Personalakte aktiviert ist.
- Tragen Sie die Kontaktdaten ein, die zur Benachrichtigung der Person genutzt werden sollen:
- Wählen Sie zunächst im Feld Mitarbeiter regisafe Benutzer Ja oder Nein aus.
- Wählen Sie anschließend im Kontakt-Feld rechts daneben den regisafe-Benutzer aus bzw. wählen Sie eine externe E-Mail-Adresse aus oder geben Sie sie ein.
- Die Verwendung einer E-Mail-Adresse setzt voraus, dass das Versenden von externen E-Mails in der jeweiligen Installation möglich ist.
- Klicken Sie auf Prüfung hinzufügen...
- Das Dialogfenster Prüfungserfassung - Neuer Eintrag wird geöffnet.
- Tragen Sie die Daten der neuen Prüfung/Sichtung ein.
- Klicken Sie auf OK, um die neu eingetragene Prüfung zu speichern.
- Die in der entsprechenden System-Einstellung festgelegten Personen werden über die neu angelegte Prüfung/Sichtung informiert.
Wie werden diese Informationen eingegeben?
| Feld | Bedeutung | Format |
| Art der Prüfung/Sichtung |
Wählen Sie hier die gewünschte Art der Prüfung/Sichtung aus. |
Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste KommunalPLUS | Personalverwaltung | Personal | Prüfung/Sichtung | Prüfungen |
| Datum der Prüfung/Sichtung |
Tragen Sie hier das Datum ein, an dem die Prüfung/Sichtung stattfinden soll. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat |
|
Prüfender/Sichtender |
Wählen Sie hier die Person aus, die die Prüfung durchführen soll. |
Eingabe oder Auswahl eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin |
|
Hinweise zur Prüfung |
Tragen Sie hier Anmerkungen und Hinweise zur Prüfung ein. |
Freitext |
|
Datum der nächsten Prüfung |
Wenn die Prüfung/Sichtung wiederholt werden soll, dann tragen Sie hier das Datum für die nächste Prüfung dieser Art ein. |
Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat |
|
Abgeschlossen |
Setzen Sie diese Markierung, wenn Sie der Prüfer/die Prüferin sind und die Prüfung abgeschlossen haben. |
Setzen der Markierung |
|
Nächste Prüfung erforderlich |
Setzen Sie diese Markierung, wenn diese Prüfung wiederholt werden soll. |
Setzen Markierung |
So bearbeiten Sie vorhandene Prüfungen/Sichtungen:
- Wählen Sie die zu ändernde Prüfung in der Liste aus.
- Klicken Sie auf Prüfung bearbeiten...
- Tragen Sie im Fenster Prüfungserfassung die gewünschten Änderungen ein.
- Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
- Die in der entsprechenden System-Einstellung festgelegten Personen werden über die Änderung informiert.
So fügen Sie Schriftstücke (z.B. Prüfungsnachweise) zu einer Prüfung hinzu:
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Akte im Änderungsmodus geöffnet haben.
- Wählen Sie im Kontextmenü der gewünschten Prüfung Schriftstück hinzufügen..., suchen bzw. navigieren Sie zum gewünschten Schriftstück und fügen Sie es hinzu.
So schließen Sie als Prüfer/Prüferin eine Prüfung ab:
- Klicken Sie auf Prüfung abschließen oder setzen sie im Fenster Prüfungserfassung den Haken Abgeschlossen.
- Wenn gewünscht, tragen Sie eine Folgeprüfung ein.
So entfernen Sie eine Prüfung:
- Klicken Sie auf Prüfung entfernen und bestätigen Sie, dass Sie die Prüfung löschen wollen.
- Die in der entsprechenden System-Einstellung festgelegten Personen werden über die Änderung informiert.
Beispiel:
Im folgenden Screenshot sind drei Prüfungen/Sichtungen angelegt. Für den Kettensägenschein ist eine Folgeprüfung festgesetzt und ein Schriftstück hinterlegt, das über ein Kontextmenü angezeigt werden kann. Regelbeurteilung ist farblich markiert, weil die Prüfung bald fällig ist. Die Farbe sowie die Fristen für die Markierung können eingestellt werden.
