Datei-Vorschau (Schriftstück-Viewer)

Um zum Anzeigen der Datei-Inhalte von Schriftstücken nicht immer das Anwendungsprogramm öffnen zu müssen, bietet das Anwendungsmodul Schriftstück-Viewer eine schnelle und komfortable Alternative.

Das Modul Schriftstück-Viewer wird auf der regisafe-Benutzeroberfläche als Datei-Vorschau bezeichnet.

Die Datei-Vorschau bietet folgende Vorteile:

Sie steht sowohl im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung des Schriftstücks als auch in der Trefferliste des Reiters Finden & Wissen zur Verfügung. Datei-Inhalte, Notizen, Bearbeitungsnotizen-Stempel und Unterschriften eines Schriftstücks können in beiden Ansichten anzeigt werden.
In der Datei-Vorschau im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung können Datei-Inhalte unter anderem schnell in individuell einstellbaren Ansichten angezeigt und vielfältige Befehle zur Bearbeitung und Verwaltung der Dateien genutzt werden. Informationen zur Verwaltung von Dateien finden Sie unter Datei-Vorschau/Verwaltung .
HTML- und HTM-Dateien werden im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung wie in einem Browser angezeigt. Sobald Sie auf einen Link in der angezeigten Datei klicken, öffnet sich der Standard-Webbrowser, den das Betriebssystem Windows bereitstellt. Die Anzeige von XML-Dateien erfolgt in derselben Form wie im Microsoft Edge.

Wenn in der HTML-Seite ein Flash-Player eingebunden ist und der Benutzer darin einen Link aufruft, kann ein aufgerufener Link im Microsoft Edge angezeigt werden, obwohl der Benutzer einen anderen Browser als Standard-Webbrowser definiert hat.

Bei Verwendung des Moduls Adressverwaltung können auch VCF-Dateien (Visitenkarten) einschließlich eines darin enthaltenen Bildes dargestellt werden.

In den Benutzer-Einstellungen der Schriftgutverwaltung können Sie verschiedene Einstellungen für die Datei-Vorschau individuell festlegen:

Doppelklick in Schriftstück-Listen: Aufruf der Datei-Vorschau in Trefferlisten mit Markierung Dreifach-Klick: Datei öffnen.
Bei Verwendung des Anwendungsmoduls Schriftstück-Viewer wird mit einem Doppelklick auf ein Schriftstück standardmäßig die Datei-Vorschau geöffnet.
Die Datei wird mit einem Dreifach-Klick dagegen im zugehörigen Anwendungsprogramm geöffnet.
Datei-Vorschau in Trefferlisten: Legt fest, ob die Datei-Vorschau automatisch oder interaktiv in der Trefferliste angezeigt wird.
Nein: Keine Datei-Vorschau in Trefferlisten
Automatisch - Rechts / Automatisch - Unten: Datei-Vorschau wird automatisch rechts bzw. unterhalb der Trefferliste geöffnet, sobald Sie einen Treffer markieren.
Manuell - Recht / Manuell - Unten: Datei-Vorschau wird mit Doppelklick rechts bzw. unterhalb der Trefferliste geöffnet.
Datei-Vorschau: Optionen: Erlaubt die Festlegung von Voreinstellungen für die Datei-Vorschau (z.B. bevorzugte Schriftgröße).

Allgemeine Funktionen

Aufruf der Datei-Vorschau

Sie können in der Datei-Vorschau Dateien ein oder mehrere Schriftstücke öffnen/bearbeiten:

Rufen Sie die Datei-Vorschau/Verwaltung in der Trefferliste für nur ein Schriftstück auf, wird die Hauptdatei (fett markiert) des Schriftstücks in der Vorschau angezeigt. Links daneben erscheinen in der aufgeklappten Dateiauswahl die Namen aller zu dem Schriftstück gehörenden Dateien. Durch einen Klick auf eine Datei in der Dateiauswahl oder der linken Seitenleiste können Sie diese in der Vorschau anzeigen.
Wenn Sie einen Dateinamen markieren, können Sie bereits hier über das Kontextmenü eine Auswahl von Befehlen durchführen. Um alle Befehle für die Verwaltung und Bearbeitung der Dateien auszuführen, müssen Sie den Schriftstück-Datensatz und dort den Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung aufrufen.
Rufen Sie die Datei-Vorschau in der Trefferliste für mehrere Schriftstücke auf, öffnet sich der Reiter Datei-Vorschau/Verwaltung, in dem Sie alle Befehle der Datei-Vorschau ausführen können, die auch im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung eines einzelnen Schriftstücks zur Verfügung stehen. In der aufgeklappten Dateiauswahl sind die ausgewählten Schriftstücke alphabetisch sortiert und die enthaltenen Dateien werden in einer Baumansicht angezeigt.
Mit dem Pfeil-Symbol oberhalb der linken Seitenleiste (Dateiauswahl aufklappen), können Sie eine Listen- oder Baumansicht der Dateien bzw. Schriftstücke ein- und ausblenden. Sofern für die Vorschau nur wenig Platz ist, wird die Listen- bzw. Baumansicht automatisch geschlossen, sobald eine Datei zur Ansicht ausgewählt wurde.

Rechts erscheint wie in allen Datensatz-Reitern die Funktionsleiste, über die Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel und bei Einsatz des Moduls Elektronische Signatur auch Signaturen angezeigt und erstellt werden können. Nähere Informationen zu den Signatur-Funktionen finden Sie in der Online-Dokumentation zur Elektronischen Signatur.

Welche Möglichkeiten stellt die Funktionsleiste zur Verfügung?

Die Funktionsleiste stellt Folgendes zur Verfügung:

Symbol	Funktion
	Aufklappen/Zuklappen Klappt die Anzeige von Details zu den Funktionen auf bzw. zu.
	Elektronische Signatur vorhanden Zeigt vorhandene Signaturen mit ihrem jeweiligen Prüfstatus an: Signatur ist OK Prüfung der Signatur ergab Fehler Diese Symbole werden nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung \| Elektronische Unterchriften anzeigen angezeigt.
	Neue Notiz erfassen Öffnet das Dialogfenster zum Erfassen einer Notiz. Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift \| Unterschreiben... oder ...\| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung ausgeblendet.
	Neuen Stempel anbringen Zeigt die definierten Bearbeitungsnotizen-Stempel zur Auswahl an. Wenn in einer regisafe-Installation keine Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert sind, werden folgende Stempel als Vorgabe eingerichtet: - Fehlerhaft - Genehmigt - Geprüft - Ungültig Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift \| Unterschreiben... oder ...\| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung ausgeblendet.
	Unterschreiben Öffnet das Dialogfenster zum Unterschreiben. Dieses Symbol wird nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung \| Elektronisch unterschreiben angezeigt. Es steht nur im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung nach Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift \| Unterschreiben... oder ...\| Unterschriften anzeigen zur Verfügung und tritt dann an die Stelle der Symbole und .
	Nach oben scrollen, Nach unten Scrollen Werden eingeblendet, sobald mehr Bearbeitungsnotizen und -Stempel vorhanden sind, als angezeigt werden können. Scrollen innerhalb der Funktionsleiste.

Miniaturansichten

Enthält ein Schriftstück auch Dateien mit Miniaturansichten, werden im Vorschau-Fenster zunächst von allen Dateien Miniaturen angezeigt. Für Dateien, die keine Miniaturansicht haben, wird stattdessen das Dateiformat-Symbol des zugehörigen Anwendungsprogramms angezeigt.
In der Seitenleiste wird das -Symbol angeboten, mit dem die Anzeige der Miniaturansichten ein- bzw. ausgeblendet werden kann. Sind die Miniaturen ausgeblendet, erscheinen die Dateinamen in der Seitenleiste.
Enthält das Schriftstück nur eine Datei, so wird diese sofort angezeigt. Sind dagegen mehrere Dateien enthalten, werden diese zunächst zur Auswahl in der Miniaturansicht angezeigt.

Unabhängig von diesen Datei-Miniaturansichten gibt es die Miniaturansichten einzelner Seiten bei TIFF- und PDF-Dateien. Diese werden im Standard bei mehrseitigen TIFF- und PDF-Dateien angezeigt.
Miniaturansichten anderer Dateiformate werden unterschiedlich angezeigt, abhängig davon, ob Sie das zusätzliche Modul THUMB-Konverter einsetzen:
Ohne THUMB-Konverter werden lediglich Dateiformat-Symbole des zugehörigen Anwendungsprogramms in der Miniaturansicht angezeigt. Mit dem THUMB-Konverter können tatsächliche Miniaturansichten des Datei-Inhalts angezeigt werden.
Weitere Informationen zu Miniaturansichten und THUMB-Konverter finden Sie unter Miniaturansichten und THUMB-Konverter.

Archivdateien, PDF und Passwortschutz

Inhalte von Archivdateien (ZIP etc.) und Anlagen von PDF werden in der Baumansicht zur Auswahl angeboten.
Besteht ein Schriftstück nur aus einer Archiv-Datei, werden auch bei zugeklappter Dateiauswahl die im Archiv enthaltenen Dateien in der Seitenleiste angeboten.

Da das Öffnen und Durchsuchen von Archiven viel Zeit in Anspruch nehmen kann, wird es im Hintergrund durchgeführt. Die Anzeige der enthaltenen Dateien kann daher verzögert sein.

Bei Passwort-geschützten Dateien wird das Passwort abgefragt und bei korrekter Eingabe des Passworts die entschlüsselte Datei angezeigt.

Allgemeine Befehle in der Standard-Symbolleiste (oben) des Detailreiters Datei-Vorschau/Verwaltung

Folgende Befehle stehen in der Datei-Vorschau zur Verfügung:

Symbol	Funktion
	Eine Datei zurückblättern / Eine Datei vorblättern "Blättert" nacheinander durch die einzelnen Dateien eines Schriftstücks. Wenn der Viewer für ein Schriftstück in einer Liste geöffnet wurde, können Sie darüber hinaus auch durch die Dateien der benachbarten Schriftstücke blättern!

Symbol

Funktion

Eine Datei zurückblättern / Eine Datei vorblättern
"Blättert" nacheinander durch die einzelnen Dateien eines Schriftstücks.
Wenn der Viewer für ein Schriftstück in einer Liste geöffnet wurde, können Sie darüber hinaus auch durch die Dateien der benachbarten Schriftstücke blättern!

Diese Befehle stehen nicht zur Verfügung, wenn Sie beim Öffnen der Datei-Vorschau/Verwaltung mehrere Schriftstücke markiert hatten.

Neben den speziellen Befehlen der Datei-Vorschau stehen in der oberen Menüleiste auch alle sonstigen Befehle zu den Dateien und dem Schriftstück zur Verfügung.

Werden nicht alle Befehle angezeigt, können Sie eine Liste aller Befehle über Alle Befehle oder durch die Taste F10 aufrufen.

Verfügbare Befehle zu Schriftstücken

Befehle zur Bearbeitung von Schriftstück-Datensätzen und Schriftstück-Dateien finden Sie in Kontextmenüs, Menüleisten, der Funktionsleiste, Reitermenüs, dem Start-Menü und im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung. Die untenstehende Tabelle listet alle dort vorkommenden Befehle alphabetisch auf.

Symbol	Funktion
	Abonnements Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Abonnieren Abonniert die markierten Schriftstücke. Abonnement beenden Beendet Ihr Abonnement der markierten Schriftstücke. Abonnenten anzeigen Öffnet den Detailreiter Abonnenten des markierten Schriftstücks. Sofern vorhanden, wird darin Ihr eigenes Abonnement markiert. Mehr dazu: Reiter "Abonnenten" verwenden Meine Abonnements Öffnet den Reiter Abonnements im regisafe-Programmfenster. Mehr dazu: Abonnements ansehen
	Ändern Öffnet den Schriftstück-Reiter im editierbaren Modus zur Änderung des markierten Schriftstücks. Mehr dazu: Schriftstück ändern
	Alle Befehle Zeigt eine Liste aller Befehle an, die für das Schriftstück zur Verfügung stehen. Damit sind auch solche Befehle direkt im Fenster aufrufbar, die aufgrund einer eingeschränkten Fensterbreite nicht mehr in der Menüleiste angeboten werden können.
	Als Standard-Vorlage definieren Zeigt eine Auswahlliste der bestehenden Vorlagenarten an. Legt das markierte Schriftstück als Standard-Vorlage zur Erstellung neuer Schriftstücke auf der Grundlage der ausgewählten Vorlagenart fest. Die Standard-Vorlage wird verwendet, wenn der Befehl Schriftstücke \| Neu anlegen verwendet wird. Gibt es mehr als eine Standard-Vorlage, wird eine Auswahl angeboten. Mehr dazu: Schriftstück als Standard-Vorlage definieren
	Anzeigen Zeigt den Schriftstück-Reiter an. Änderungen können in dieser Ansicht nur mithilfe der Schaltfläche Ändern gemacht werden. Mehr zum Inhalt des Reiters: Schriftstück ändern.
	Aussonderung Sondert Schriftstücke aus, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist. Je nachdem ob Schriftstücke als archivwürdig oder als zu vernichten gekennzeichnet sind, werden diese durch die Aussonderung gelöscht oder dauerhaft archiviert. Mehr dazu: Akten/Vorgänge und Schriftstücke aussondern
	Datei Befehle, die für die Bearbeitung von Schriftstück-Dateien zur Verfügung stehen. Datei öffnen Öffnet die Datei im Anwendungsprogramm zur Bearbeitung. Mehr dazu: Datei öffnen Datei öffnen und aktualisieren Nach Änderungen im Schriftstück-Datensatz werden mit diesem Befehl Daten aktualisiert, die zuvor aus einem Objektreiter in die Schriftstück-Datei übernommen wurden. Mehr dazu: Schriftstück ändern Datei-Vorschau/Verwaltung Öffnet abhängig von den Benutzereinstellungen die Datei-Vorschau in der Trefferliste oder den Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung eines Schriftstück-Datensatzes. Mehr dazu: Datei-Vorschau/Verwaltung Datei drucken Drucken von Schriftstücken zusammen mit dem Inhalt zugehöriger Dateien und mit allen sonstigen Daten, die regisafe für Schriftstücke speichert, z.B. Notizen und Stempel. Mehr dazu: Datei drucken Datei-Integrität prüfen Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Integrität vorausgewählt ist. Dort wird geprüft, ob die aktuelle Version der Datei mit der original gespeicherten Version übereinstimmt. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt. Mehr dazu: Schriftstück-Datei-Integrität prüfen Löschen und neu anlegen Löscht das markierte Schriftstück und legt es anschließend neu an. Die Schriftstück-Daten, die in den Original- Datensatzmaske enthalten sind, bleiben erhalten und werden an das neue Schriftstück übergeben. Mehr dazu: Löschen und neu anlegen Einfügen aus Windows-Ordner Öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl von Dateien aus einem Windows-Verzeichnis. Die ausgewählten Dateien werden dem Schriftstück hinzugefügt. Mehr dazu: Einfügen aus Windows-Ordner Bestehende Datei zuordnen Öffnet das Fenster Datei zuordnen, mit dessen Hilfe Dateien als Schriftstück abgelegt werden können, die außerhalb von regisafe erstellt wurden. Dieser Befehl ist nur über das Startmenü Schriftstücke \| Datei erreichbar. Mehr dazu: Bestehende Datei zuordnen Kopieren in Windows-Ordner Kopiert eine oder mehrere Dateien des markierten Schriftstücks aus dem regisafe-Dateispeicher in einen beliebigen Windows-Ordner. Dabei können Sie die gewünschten Dateien des Schriftstücks auswählen. Mehr dazu: Kopieren in Windows-Ordner
	Einfügen (aus Zwischenablage) Fügt den Inhalt aus der Zwischenablage dem Schriftstück hinzu. Mehr dazu: Einfügen aus Zwischenablage
	Drucken Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Datei drucken Druckt das markierte Schriftstück. Dabei können Sie auswählen, welche Bestandteile des Schriftstücks gedruckt werden sollen und welchen Drucker Sie verwenden wollen. Mehr dazu: Datei drucken Aktuelle Anzeige (Liste) drucken Druckt, je nach Auswahl, unterschiedliche Inhalte von der gesamten Akten-Trefferliste oder von Teilen daraus. Mehr dazu: Aktuelle Anzeige drucken.
	Einstellungen Schriftgutverwaltung Öffnet die Benutzer-Einstellungen, wobei die Gruppe Schriftgutverwaltung vorausgewählt ist. Hier können Sie die von Ihnen gewünschten Einstellungen vornehmen. Mehr zu den Benutzer-Einstellungen: Einstellungen für die Schriftgutverwaltung
	Elektronische Unterschrift Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Unterschreiben Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau mit speziellen Unterschriftsfunktionen in der rechten Seitenleiste vorausgewählt ist. Gleichzeitig wird das Dialogfenster zum Unterschreiben geöffnet. Hier können Sie Ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die entsprechende Berechtigung Elektronisch unterschreiben besitzen. Unterschriften anzeigen Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau mit speziellen Unterschriftsfunktionen in der rechten Seitenleiste vorausgewählt ist. In der rechten Seitenleiste werden die vorhandenen Unterschriften angezeigt und Sie können Ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. oder die Unterschrift eines anderen Sachbearbeiters anfordern. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die Berechtigung Elektronische Unterschriften anzeigen besitzen. Unterschrift anfordern Öffnet das Dialogfenster zum Anfordern einer neuen Unterschrift. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Elektronische Signatur eingesetzt wird und Sie die Berechtigung Elektronische Unterschriften anzeigen besitzen.
	E-POST Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Über E-POST senden Sendet, nach Auswahl eines E-POST-Kontos, ausgewählte Schriftstücke zum Versand an die E-POST. Wenn der Empfänger ebenfalls über ein E-POST-Konto verfügt, wird die Post auch digital zugestellt. E-POST-Sendestatus abfragen Zeigt den Sendestatus ausgewählter Schriftstücke an. Diese Befehle und dieses Untermenü stehen nur zur Verfügung, wenn die Schnittstelle zu E-POST eingesetzt wird und Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Versenden über E-POST bzw. zum Abfragen des Sendestatus haben. Mehr dazu: Über E-POST senden bzw. E-POST-Sendestatus abfragen
	Erweiterte Suche Öffnet die "erweiterte Suche" nach Schriftstücken. Im Vergleich zur Schnellsuche erlaubt die Erweiterte Suche die Angabe zusätzlicher Kriterien. Mehr dazu: Erweiterte Suche - Schriftstücke
	Favoriten In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl ein ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Zu den Favoriten hinzufügen Fügt das markierte Schriftstück zu den Favoriten hinzu und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Aus den Favoriten entfernen Entfernt das markierte Schriftstück aus den Favoriten und ändert die Liste der Favoriten dauerhaft. Schriftstück-Favoriten anzeigen Zeigt die Schriftstück-Favoriten als Trefferliste an. In der Menüleiste bietet dieser Befehl eine Auswahl der verfügbaren Objekt-Typen. Im Start-Menü gibt es pro Objekt-Typ stattdessen den Befehl Favoriten anzeigen.
	Gelöschte Schriftstücke wiederherstellen Kann gelöschte Schriftstücke wiederherstellen, die innerhalb der letzten 90 Tage gelöscht wurden. Dazu öffnet der Befehl ein Suchfenster, mit dessen Hilfe Sie gelöschte Dateien gezielt suchen können. Mehr dazu: Gelöschte Schriftstücke wiederherstellen.
	Kopieren Verwendet das markierte Schriftstück als Vorlage für ein neues Schriftstück. Wenn mehrere Dateien im ausgewählten Schriftstück enthalten sind, können Sie auswählen, welche davon in das neue Schriftstück übernommen werden sollen. Mehr zum Kopieren von Schriftstücken: Schriftstück kopieren
	Löschen Löscht die markierten Schriftstücke. Sie benötigen dazu die Berechtigung Schriftstücke löschen. Löschen in den Detailreitern des Reiters Schriftstücke: Beim Löschen eines Schriftstücks mit mehreren Dateien werden können Sie die zu löschenden Dateien auswählen oder auch das gesamte Schriftstück löschen. Im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung wird die gerade angezeigte Datei zum Löschen angeboten. Alternativ können Sie zuvor die zu löschenden Dateien markieren.
	Mail/Wiedervorlage (Modul Mail/Wiedervorlage) Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Neue Mail... Sendet Schriftstücke-Verweise als Mail an andere regisafe-Benutzer; an externe Adressen können solche Verweise nicht versendet werden! Grund: Das Senden von Verweisen ist nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf das Objekt hat, auf das verwiesen wird. Bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage wird davon ausgegangen, dass für alle Nutzer derselben regisafe-Installation eine interne Mail-Adresse besteht. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird. Neue Wiedervorlage Sendet Schriftstücke-Verweise an einem bestimmten Tag als Erinnerung in Form einer Mail an regisafe-Benutzer. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird. Als Serien-Mail versenden... Schriftstücke, die mit einer Vorlage für Word oder Word Serienbrief erstellt wurden und mit Adressen und/oder Verteilern aus der Adressverwaltung verknüpft sind, können über diesen Befehl als Serien-Mail an die jeweiligen Empfänger versendet werden. Beim Senden von Serienbriefen werden aus dem Serienbrief Einzeldokumente erstellt und an die entsprechenden Empfänger versandt. Nach dem Versand öffnet sich im Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage der Sendebericht zur Prüfung. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt wird und es für den Versand von Serien-Mails eingerichtet wurde. Als E-Mail senden (Outlook) Ihr Administrator kann über die System-Einstellung Befehl 'Als E-Mail senden' festlegen, ob und wenn ja in welcher Form Sie Schriftstücke versenden können. Zur Auswahl können stehen: Verweise, Kopien und Konvertierungen. Der Befehl sendet Schriftstücke in der ausgewählten Form als E-Mail über Ihr externes Mail-System (z.B. Outlook) an andere regisafe-Benutzer. Der Versand als Verweis ist nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf regisafe und auf die gesendeten Schriftstücke hat. Näheres zu diesem Befehl finden Sie hier: Als E-Mail senden. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie über die Berechtigung Schriftstücke als E-Mail senden verfügen. Wird das Anwendungsmodul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, lautet die Berechtigung Neue Mail / Neue Wiedervorlage. In diesem Fall befindet sich dieser Befehl im Untermenü Mail/Wiedervorlage oder er ist deaktiviert.
	Menüleiste anpassen Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die Menüleiste nach Ihren Wünschen konfigurieren können.
	Neu anlegen In Kontextmenüs öffnet dieser Befehl zunächst ein Menü zur Auswahl des Objekt-Typs, also z.B. Akte/Vorgang, Schriftstück, Adresse etc. Sofern es zu dem Objekt-Typ mehrere Objekt-Arten bzw. Vorlagen gibt, werden diese in einem Untermenü zur Auswahl angeboten. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen öffnet dieser Befehl direkt ein Untermenü zur Auswahl der Objekt-Art bzw. Vorlage. Mehr dazu: Schriftstück neu anlegen
	Notizen und Stempel Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Neue Notiz Öffnet das Dialogfenster Notiz, in dem Sie Notizen zum markierten Schriftstück hinzufügen können. Für die einzelnen Notizen können Sie dort im Reiter Extras festlegen, welche Hintergrundfarbe die Notiz haben soll (abhängig von der entsprechenden System-Einstellung), ob sie unveränderbar sein soll und wer sie sehen darf. Mehr dazu: Schriftstück-Notizen verfassen, ändern und anzeigen Neuer Stempel Öffnet ein Untermenü zur Auswahl eines Stempels. Der ausgewählte Stempel wird dem Schriftstück hinzugefügt. Mehr dazu: Bearbeitungsnotizen-Stempel verwenden Notizen und Stempel anzeigen Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Vorschau vorausgewählt ist und vorhandene Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel eingeblendet sind. Dort können Sie über die entsprechenden Befehle in der Funktionsleiste neue Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel hinzufügen, Ihre bestehenden Notizen ändern sowie Ihre bestehenden Notizen und Bearbeitungsnotizen-Stempel anzeigen oder löschen.
	Sicherheit Öffnet ein Untermenü mit den folgenden Befehlen: Datei-Integrität prüfen Öffnet das Schriftstück als Objektreiter, wobei der Detailreiter Datei-Integrität vorausgewählt ist. Dort wird die Integritätsprüfung ausgeführt. Dort wird geprüft, ob die aktuelle Version der Datei mit der original gespeicherten Version übereinstimmt. Auch das Austauschen, Entfernen oder Hinzufügen von Dateien wird hierbei festgestellt. Aktivitätsprotokoll Zeigt das Aktivitätsprotokoll an, in dem alle Vorfälle zum markierten Objekt enthalten sind (z.B. Änderungen usw.). Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Aktivitätsprotokoll eingesetzt wird. Mehr dazu: Aktivitätsprotokoll anzeigen. Dort können auch Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll eingetragen werden, die regisafe nicht automatisch speichert (z.B. ein Telefonat). Mehr dazu: Eintrag in das Aktivitätsprotokoll vornehmen Versionen Zeigt Ihnen die Versionen des markierten Schriftstücks, die im Verlauf der Bearbeitung bisher abgespeichert wurden. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Versionskontrolle eingesetzt wird. Mehr dazu: Versionen anzeigen
	Stapel scannen Bietet die Möglichkeit, einen aus beliebig vielen Dokumenten bestehenden Stapel einzuscannen. Die eingescannten Dokumente werden als Stapel gespeichert und können anschließend oder auch später regisafe-Schriftstücken zugeordnet werden. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Schriftgut-Scanner eingesetzt wird.
	Stapel zuordnen Bietet die Möglichkeit, einen eingescannten Stapel regisafe-Schriftstücken zuzuordnen. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Schriftgut-Scanner eingesetzt wird.
	Suche Schriftstücke Öffnet die Schnellsuche. Sie ist automatisch auf Schriftstücke eingestellt (Schriftstücke ist im linken Feld markiert). Durch eine Angabe unter Suchbegriff Aktenzeichen, Akten-/Vorgangskennung, Sitzungskennung, Adresskennung oder Verteilerbezeichnung kann die Suche eingegrenzt werden. Mehr dazu: Schriftstücke suchen
	Volltext-Suche in Datei-Inhalten Öffnet das Fenster Volltext-Suche, mit dessen Hilfe Sie Schriftstücke nicht nur nach den Angaben der Datensatzmaske suchen können, sondern auch nach dem Inhalt der Dateien. Der Befehl steht nur zur Verfügung, wenn das Anwendungsmodul Volltext-Recherche eingesetzt wird und Sie die entsprechende Berechtigung Volltext-Suche besitzen. Mehr dazu: Volltext-Suche in Datei-Inhalten
	Verlauf Öffnet ein Auswahlmenü der verschiedenen Objekt-Typen. Nach Auswahl des Objekt-Typs wird dessen Verlauf in der Trefferliste angezeigt. Im Start-Menü zu den Objekt-Typen zeigt dieser Befehl den Verlauf in der Trefferliste an. Mehr zur Anzeige von Schriftstücken in Listen: Schriftstücke anzeigen
	Verweis in Zwischenablage kopieren Kopiert einen Verweis (IQO-Datei) auf das Schriftstück in die Zwischenablage. Von dort aus kann er in andere Anwendungen wie z.B. Microsoft Teams oder Outlook eingefügt werden. Hat der Empfänger Zugriff auf dieselbe regisafe-Installation wie der Absender, kann er das Schriftstück durch einen Doppelklick auf die IQO-Datei in regisafe anzeigen, sofern er Zugriffsberechtigung darauf besitzt. Sie können auch mehrere Objekte des gleichen Typs, z.B. Schriftstücke, auf einmal markieren und dafür einen Verweis erzeugen. Sie können Verweise auf Objekte auch durch Ziehen und Ablegen (Drag & Drop) aus Objektbäumen oder Objektlisten in externe Anwendungen einfügen. Halten Sie dazu beim Ziehen und Ablegen die Strg-Tasteund gleichzeitig die Alt-Taste gedrückt.
	Zuordnungen Öffnet ein Untermenü, in dem die zugeordneten und unter-/übergeordneten Objekte aufgerufen werden können. Dieselben Zuordnungen werden im Reiter Finden & Wissen auch im Teilfenster Zuordnungen angezeigt.

Spezielle Befehle zur Bearbeitung von Dateien in der Menüleiste der Dateivorschau (unten)

In der Datei-Vorschau können Sie Befehle ausführen, mit denen Sie die Anzeige des Datei-Inhalts individuell anpassen und einzelne Dateien verwalten und bearbeiten können.

Welche Befehle für die einzelnen Dateien zur Verfügung stehen, hängt vom Datei-Format ab:

Beispiel einer Menüleiste in der Datei-Vorschau für PDF-Dateien:

Beispiel einer Menüleiste in der Datei-Vorschau für TIFF-Dateien:

Beispiel einer Symbolleiste für Text-Dateien:

Folgende Befehle stehen zur Bearbeitung von einzelnen Datei-Seiten zur Verfügung:

Symbol	Funktion
	Ganzer Bildschirm Vergrößert die angezeigte Seite auf die volle Bildschirmgröße. Erneutes Verwenden des Befehls oder der Esc-Taste stellt die ursprüngliche Größe wieder her.
	Scannen Scannt eine oder mehrere neue Seiten. Wenn Sie die Einfügeposition gesetzt haben, werden die neuen Seiten an dieser Stelle eingefügt, ansonsten werden sie hinter der letzten Seite angefügt. Die gescannten Seiten werden automatisch markiert. Falls Sie feststellen, dass der Scan-Vorgang nicht erfolgreich war, können Sie die gescannten Seiten löschen und dann erneut einscannen.
	Optimale Breite / Optimale Höhe Passt den Datei-Inhalt optimal an die momentane Breite oder Höhe des Datei-Vorschau-Fensters an. Die Befehle stehen nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung. Bei der Anzeige von TIFF- und PDF-Dateien wird die zuletzt verwendete Einstellung gemerkt und beim nächsten Mal automatisch wiederverwendet, es sei denn, es ist in der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung \| Datei-Vorschau: Optionen ein Zoomfaktor eingestellt.
	Vergrößern / Verkleinern Vergrößert bzw. verkleinert die Anzeige des Datei-Inhalts jeweils stufenweise. Dieselbe Funktionalität steht auch durch Drücken der Plus- bzw. Minus-Taste sowie durch Drücken und Drehen des Mausrads zur Verfügung.
	Zoomfaktor: Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts. Sie müssen dazu einen vorgegebenen Vergrößerungsfaktor aus dem Untermenü auswählen. Der Zoom-Faktor bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die Größe des Fensters ändern oder eine andere Seite anzeigen lassen. Der Befehl steht nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Drehen im Uhrzeigersinn / Drehen gegen den Uhrzeigersinn / Umdrehen Dreht den Datei-Inhalt jeweils um 90° nach rechts, um 90° nach links oder um 180°. Die Befehle stehen nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Seitenansicht Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts, so dass die Seite inklusive Seitenrand optimal eingepasst wird. Der Befehl steht nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Seitenansicht / Normalansicht Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts, sodass der Seiten-Inhalt ohne Seitenrand optimal eingepasst wird. Der Befehl steht nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Schrift vergrößern / Schrift verkleinern Ändert die Schriftgröße des enthaltenen Texts. Die Befehle stehen nur für Dateien im Textformat zur Verfügung.
	Markierten Bereich vergrößern Verändert die Anzeigegröße des Datei-Inhalts. Vor Verwendung des Befehls müssen Sie daher mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Durch Verwendung des Befehls passen Sie dann den markierten Bereich des Datei-Inhalts möglichst optimal in das Datei-Vorschau-Fenster ein. Dieser Befehl steht nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Ränder entfernen / Seite gerade richten / Seite invertieren Dient der Optimierung der Anzeige. Werden diese Befehle verwendet, versucht der Schriftstück-Viewer automatisch, leere Ränder zu entfernen, schief platzierte Inhalte gerade zu richten oder die Farben zu invertieren. Diese Änderungen dienen nur der Verbesserung der Anzeige (z.B. zur Vorbereitung des Drucks oder der Schrifterkennung), sie werden nicht dauerhaft gespeichert! Die Befehle stehen nur für bestimmte Dateiformate zur Verfügung.
	Suchen / Weitersuchen Der Befehl Suchen öffnet recht oben ein verschiebbares Feld zur Eingabe des Suchbegriffs und sucht den eingegebenen Text im angezeigten Datei-Inhalt (Tastaturkürzel: Strg+F). Erscheint der Suchbegriff im Eingabefeld in roter Schrift, kommt er im Dokument nicht vor. Der Befehl Weitersuchen (Tastaturkürzel: F3 vorwärts; Umschalt+F3 rückwärts) sucht dann das nächste Vorkommen eines Suchtextes im Datei-Inhalt. Wurde zuvor der Befehl Suchen nicht aufgerufen, öffnet dieser Befehl ebenfalls das Eingabefeld für den Suchbegriff. Es genügt, den Befehl Weitersuchen (oder die F3-Taste) zu verwenden, um im Schriftstück-Viewer die Suche nach einem Begriff fortzusetzen, die Sie zuvor z.B. über die Schnellsuche oder Volltext-Suche durchgeführt haben, sofern Sie noch keine Suche im Viewer selbst durchgeführt hatten. Die Befehle funktionieren nur für PDF mit auslesbarem Text. Das Auslesen aus bearbeiteten PDF, d.h. auf die einer der Bearbeitungsbefehle wie z.B. Ränder entfernen angewendet wurden, funktioniert nicht mehr zuverlässig.
	Anmerkungen/Stempel/Schwärzungen ein-/ausblenden Blendet Anmerkungen bzw. Stempel oder Schwärzungen, die dem Dokument zuvor im Bearbeitungsmodus hinzugefügt wurden, ein- oder aus. Für das Einblenden von Dokumentbereichen, die unter einer Schwärzung liegen, müssen Sie über die Zugriffsberechtigung verfügen, mit der die Schwärzung versehen wurde. Diese Befehle stehen über das Kontextmenü der Symbole Anmerkungen hinzufügen, Stempeln, Schwärzen zur Verfügung. Das Symbol für das Ein-/Ausblenden von Stempeln wird nur angezeigt, sofern in der Auswahlfeld-Liste Schriftgutverwaltung \| Stempel (in TIFF/PDF-Dateien) Stempel für definiert wurden.
	PDF-Anlagen anzeigen Öffnet für PDF-Dateien ein separates Vorschau-Fenster, falls die PDF-Datei eigene Anlagen enthält. Dieses Fenster zeigt die Anlagen an und bietet zusätzlich die Befehle Datei öffnen, Ablegen und In Windows-Ordner speichern. Dieser Befehl steht nur für PDF-Dateien zur Verfügung.
	Ausschneiden Schneidet den aktuellen Bereich / die aktuelle Seite bzw. mehrere ausgewählte Seiten aus. Dies bedeutet: Sie werden aus der aktuellen Datei bzw. dem Stapel entfernt und in die Windows-Zwischenablage übernommen, von wo sie an beliebiger anderer Stelle, auch in andere Dateien, mit dem Befehl Einfügen eingefügt werden können. Text-Formate: Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Text markieren. Grafik-Formate: Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Ohne Markierung wird die Grafik komplett in die Windows-Zwischenablage kopiert. Sie steht so in anderen Anwendungsprogrammen zur Verfügung (meistens über den Befehl Bearbeiten \| Einfügen oder Strg+V).
	Kopieren Kopiert abhängig vom Dateiformat den Inhalt eines markierten Bereichs oder die markierten Seiten in die Windows-Zwischenablage. Der kopierte Inhalt kann somit in anderen Windows-Anwendungen mit dem entsprechenden Befehl der jeweiligen Anwendung (z.B. mit der Tastenkombination Strg-V) eingefügt werden, aber auch mit dem Befehl Einfügen in andere Dateien. Text-Formate: Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Text markieren. Grafik-Formate: Vor Verwendung des Befehls müssen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf den gewünschten Bereich platzieren. Ohne Markierung wird die Grafik komplett in die Windows-Zwischenablage kopiert.
	Einfügen Fügt Seiten, die vorher z.B. mit dem Befehl Ausschneiden oder Kopieren in die Windows-Zwischenablage übernommen wurden, an der Einfügeposition ein. Die Funktion greift auf die Windows-Zwischenablage zu, wodurch Sie folgende Grafikformate und -Dateien in ein Dokument als neue Seiten einfügen können: PDF, TIF/TIFF, JPG/JPEG, JP2, BMP, RLE, DIB, EPS, GIF, PNG, TGA, IMG, DXF, PCX, DCX. Um die Einfügeposition zu bestimmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Miniaturansicht auf der linken Seite (sofern mehrere Seiten vorhanden sind) zwischen die beiden Seiten, zwischen denen die Seiten aus der Zwischenablage eingefügt werden sollen.
	Kopieren als neues Schriftstück Kopiert die aktuelle Seite bzw. mehrere markierte Seiten und öffnet ein neues Schriftstück-Datensatzfenster, um aus den Seiten ein neues Schriftstück zu erstellen. Die Original-Datei wird dadurch nicht geändert. Der Schriftstück-Datensatz ist bereits mit den Angaben aus dem Quell-Schriftstück vorausgefüllt. Die in der System-Einstellung Felder beim Kopieren nicht übernehmen festgelegten Felder werden hierbei jedoch nicht übernommen.
	Ausschneiden als neues Schriftstück Schneidet die aktuelle Seite bzw. mehrere markierte Seiten aus und öffnet ein neues Schriftstück-Datensatzfenster, um aus den Seiten ein neues Schriftstück zu erstellen. Die ausgeschnittenen Seiten werden aus der Original-Datei gelöscht, wenn Sie die Änderungen dort speichern. Der Schriftstück-Datensatz ist bereits mit den Angaben aus dem Quell-Schriftstück vorausgefüllt. Die in der System-Einstellung Felder beim Kopieren nicht übernehmen festgelegten Felder werden hierbei jedoch nicht übernommen.
	Ränder entfernen Entfernt oben, unten, links und rechts weiße und schwarze Ränder. Diese Funktion ändert die Papiergröße so, dass nur noch der eigentliche Inhalt übrig bleibt. Die Ränder werden mit einer "elektronischen Schere" abgeschnitten. Als Rand werden nur vollständig weiße bzw. schwarze Flächen angesehen. Wenn diese Flächen auch nur kleinste Punkte (z.B. durch Unreinheiten des Scanners) enthalten, werden sie nicht abgeschnitten. Dieser Befehl steht Ihnen nur bei Schwarz/Weiß-Seiten zur Verfügung.
	Seite gerade richten Richtet Seiten, die z.B. beim Scannen schief eingezogen wurden, wieder gerade. Die Funktion erkennt selbstständig, in welchem Winkel die Seite schief steht, und dreht sie automatisch um diesen Winkel. Alle ausgewählten Seiten werden durch diese Funktion gerade gerichtet.
	Seite invertieren Invertiert die Farbflächen einer Seite, z.B. wenn diese "weiß auf schwarz" statt "schwarz auf weiß" angezeigt wird.
	Bereinigen Entfernt kleine Flecken in einfarbigen Flächen.
	Stanzlöcher entfernen Entfernt schwarze runde Flecken, die von einem Locher stammen (die Flecken haben dadurch eine bestimmte Größe und einen bestimmten Abstand). Dieser Befehl steht Ihnen nur bei Schwarz/Weiß-Seiten zur Verfügung und dort auch ausschließlich für schwarze Flecken.
	Schärfen Schärft die Konturen in farbigen Dateien oder Graustufen-Dateien. In Schwarz/Weiß-Scan-Dateien hat der Befehl keine Auswirkung.
	Weichzeichnen Zeichnet die Konturen in allen Arten Dateien "weich". Bei Schwarz/Weiß-Dateien werden die schwarzen Elemente i.d.R. einfach "dicker". Bei farbigen Dateien wird das Bild i.d.R. unschärfer, dadurch verschwinden aber auch störende Flecken/Streifen.
	Löschen Löscht die "aktuelle Seite" oder mehrere markierte Seiten. Vor dem Löschen wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt, die Sie bestätigen müssen. Erst dann werden die Seiten tatsächlich gelöscht. Gelöschte Seiten können nicht wiederhergestellt werden! Nach dem Löschen wird die Einfügeposition an die Stelle gesetzt, an der sich die gelöschten Seiten befanden.
	Drucken Druckt das gesamte Dokument (= alle Seiten) auf dem unter Windows eingestellten Standard-Drucker aus und zwar mit allen Anmerkungen und Stempeln, die ihm hinzugefügt worden sind. Falls eine Seite im Querformat angezeigt wird, der Drucker jedoch Hochformat druckt, wird die Seite automatisch gedreht. Passt eine Seite nicht auf das Papier, wird sie automatisch verkleinert. Um ein ungewolltes Verkleinern einer Seite zu verhindern, wird das Verkleinern nicht durchgeführt, wenn die zu druckende Seite nur geringfügig größer ist als der Druckbereich. Ihr Drucker lässt den von ihm nicht druckbaren Bereich leer, druckt die Seite jedoch ansonsten 1:1 in der Originalgröße aus.
	Drucken mit Auswahl Zeigt ein Dialogfenster an, in dem Sie z.B. den Drucker, die zu druckenden Seiten, die Anzahl an Kopien oder den Druck von Anmerkungen auswählen können. Nach Bestätigen dieses Dialogfensters wird der Druck durchgeführt.
	Anmerkungen Fügt der Datei eine Anmerkung hinzu. Dabei kann über ein Menü ausgewählt werden, welche Art von Anmerkungen hinzugefügt werden soll, z.B. eine Notiz oder geometrische Formen. Über dieses Menü lassen sich Anmerkungen auch ein- oder ausblenden, sofern sie noch nicht eingebrannt wurden.
	Stempeln Versieht die Datei mit einem festgelegten Text. . Über dieses Menü lassen sich Stempel auch ein- oder ausblenden, sofern sie noch nicht eingebrannt wurden. Dieses Symbol wird nur angezeigt, sofern in der Auswahlfeld-Liste Schriftgutverwaltung \| Stempel (in TIFF/PDF-Dateien) Stempel für definiert wurden.
	Schwärzen Schwärzt markierte Bereiche der Datei, wobei für die Schwärzung eine Zugriffsberechtigung festgelegt werden kann, sodass nur berechtigte Benutzer den unter der Schwärzung liegenden Teil der Scan-Datei einsehen können.

Wenn Sie das Anwendungsmodul Schriftgut-Scanner und den OCR-Konverter oder PDF/A-Konverter einsetzen, können Sie in der Datei-Vorschau zusätzliche Befehle ausführen.

Schaltflächen im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung

Schaltfläche	Funktion
Öffnen	Öffnet das angezeigte Schriftstück im Anwendungsprogramm.
Aktualisieren	Hierdurch wird die angezeigte Datei geschlossen, das Schriftstück im aktuellen Stand neu eingelesen und die Datei dann wieder angezeigt. Der Schalter Aktualisieren wird nicht angeboten, wenn noch ungespeicherte Änderungen in der Dateianzeige vorhanden sind.
Übernehmen	Diese Schaltfläche wird kontextsensitiv angezeigt, sobald eine regisafe-Funktion aufgerufen ist, in die ein Schriftstück übernommen werden kann, z.B. eine neue Mail, der das Schriftstück beigefügt werden soll. Beim Klick auf diese Schaltfläche wechselt regisafe in den Reiter der betreffenden Funktion.
OK	Speichert aktuelle Änderungen in der Datei-Vorschau (aller bearbeiteten Dateien) und wechselt in einen anderen Schriftstück-Reiter.
Abbrechen oder Schließen	Schließt die Datei-Vorschau, ohne Änderungen zu speichern.