Aktenplan
Was ist ein Aktenplan?
Ein Aktenplan ist ein möglichst personenunabhängiges, objektives Ablageschema, nach dessen Ordnungsmerkmalen die Ablage von Schriftstücken geführt werden soll. Das entscheidende Ordnungmerkmal des Aktenplans sind die Aktenzeichen, denen alle Schriftstücke und i. d. R. auch alle Akten/Vorgänge konsequent zugeordnet werden.
regisafe verfügt über einen solchen Aktenplan und somit kann neben der herkömmlichen Papierablage auch die EDV-Speicherung der Schriftstücke nach Aktenplan-Schema erfolgen.
Die Verwendung eines Aktenplans ist häufig gesetzlich vorgeschrieben: Beispielsweise legt die vom Innenministerium Baden-Württemberg aufgrund der Ermächtigung in § 144 Nr. 11 GemO für alle Gemeinden (vgl. für alle Landratsämter in der Landkreisordnung) im Landesarchivgesetz fest, dass das Schriftgut "geordnet in einer Aktenablage aufzubewahren ist" und dass sich die Ordnung "nach einem bestimmten objektivem Schema (Aktenplan)" zu richten hat.
Gründe für die Verwendung eines Aktenplans
Die folgenden Gründe sprechen für die Verwendung eines Aktenplans:
- Objektives Ablageschema
nicht subjektiv bzw. personenbezogen - Vereinfachter Schriftwechsel
z.B. zwischen mehreren Gemeinden oder Landkreisen usw. bei einheitlichem Aktenplan - Umfasst alle Tätigkeiten und Aufgabengebiete der Verwaltung
- Vereinfacht die Schriftgutorganisation.
Aufbau eines Aktenplans
Der Aufbau des Aktenplans richtet sich nach den folgenden Kriterien:
- Sachlich geordnet
- Hierarchisch aufgebaut von übergeordneten Begriffen bis zu Details
- Oft angepasst an Haushaltsgliederung (0-9)
Voraussetzungen für die effektive Arbeit mit dem Aktenplan
Folgende Voraussetzungen sind für einen erfolgreichen Einsatz des Aktenplans notwendig:
- Jeder Mitarbeiter muss den Aktenplan anwenden
Mit regisafe muss jedes Schriftstück mit einem Aktenzeichen versehen werden - Der Aktenplan muss individuell
auf die örtlichen Gegebenheiten angepasst werden
(Bspw.: - Der Aktenplan muss bei Bedarf
fortgeschrieben (ergänzt) werden.
(Bspw.: