SEPA-Mandate

SEPA-Mandate werden von HKR-Fachverfahren als Formular zur Unterzeichnung durch den Kunden erstellt und nach der Unterzeichnung in regisafe archiviert.

Bei unterzeichneten SEPA-Mandaten handelt es sich um rechtsverbindliche Dokumente. Daher müssen auch SEPA-Mandate festgehalten und revisionssicher archiviert werden. Besonders wichtig ist dabei die bildliche Übereinstimmung mit dem Original, die durch die Verwendung der regisafe-Schnittstelle gewährleistet wird.

regisafe unterstützt und erleichtert die Archivierung der SEPA-Mandate durch einen automatischen Prozess. Dabei werden zunächst beim Erstellen eines SEPA-Mandats in FINANZ+ die zugehörigen Metadaten (z.B. Betreff, Erstellungsdatum usw.) automatisch an regisafe übermittelt und als Schriftstück ohne Dokumentdatei abgelegt.
Das zugehörige Dokument wird aus dem HKR-Fachverfahren heraus zur Unterzeichnung verschickt und zunächst nicht in regisafe gespeichert. Erst, wenn das unterzeichnete Mandat vorliegt, wird dieses in regisafe gescannt und dem bereits abgelegten, leeren Schriftstück zugeordnet. Die Zuordnung kann "manuell" oder automatisiert mithilfe optionaler Scanner-Module erfolgen. Ab dem Zeitpunkt der Zuordnung ist das vollständige SEPA-Mandat in regisafe recherchierbar.

Automatisierter Arbeitsablauf zur Archivierung von SEPA-Mandaten: