Anordnungen

Anordnungen werden von HKR-Fachverfahren erstellt und - in der Regel zusammen mit den sogenannten "begründenden Belegen" - den zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung vorgelegt.

Da es sich bei einer Anordnung um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, ist es von wesentlicher Bedeutung, dass die Erstellung der Anordnung, der Inhalt der Anordnung samt den begründenden Belegen und auch das Ergebnis der Prüfung festgehalten und archiviert werden.

regisafe unterstützt und erleichtert die Archivierung der Anordnungen durch einen weitgehend automatisierten Arbeitsablauf. Dabei werden zunächst beim Erstellen einer Anordnung die zugehörigen Metadaten (z.B. Betreff, Erstellungsdatum usw.) automatisch an regisafe übermittelt, sodass eine automatische Ablage erfolgen kann. Ab diesem Zeitpunkt sind die wesentlichen Daten der Anordnung in regisafe recherchierbar. Zudem lässt sich jederzeit eine Liste der im Umlauf befindlichen Anordnungen erstellen, deren Ergebnis noch nicht abgelegt wurde.

Nach Beendigung des Hausumlaufs werden die Anordnungs-Dokumente inklusive aller begründenden Belege gescannt und von regisafe automatisiert den bereits vorhandenen Metadaten zugeordnet. Dadurch wird auch die bildliche Ablage realisiert. Falls ein Barcode verwendet wird, werden gescannte Dokumente automatisch mit anderen Belegen verknüpft, die denselben Barcode haben.

Automatisierter Arbeitsablauf zur Archivierung von Anordnungen: