Dokumente aus newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow

Bei Verwendung von newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow werden die unterschiedlichen Dokumente, die vom HKR-Fachverfahren newsystem Finanzwesen erstellt werden, in ihrer Endfassung im Rechnungsworkflow abgelegt.

Zu diesen Dokumenten gehören:

• Anordnungen (zurzeit in Vorbereitung)
• Bescheide
• EWO-Dokumente (zurzeit in Vorbereitung)
• Loga-Dokumente (zurzeit in Vorbereitung)
• Gutschriften
• Rechnungen

Damit die Dokumente auch außerhalb des Fachverfahrens im "allgemeinen" Dokumentenmanagement zu Recherchezwecken zur Verfügung stehen, können die Dokumente mithilfe der regisafe-Schnittstelle zu newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow automatisch an regisafe übertragen und dort "qualifiziert" abgelegt werden.
Dabei werden zum einen die zugehörigen Metadaten (z.B. Betreff, Erstellungsdatum usw.) automatisch an regisafe übermittelt. Zum anderen wird das zugehörige Dokument (z.B. im PDF- oder TIFF-Format) gespeichert und anschließend ebenfalls automatisch an regisafe übermittelt. Erst, wenn das Dokument vollständig an regisafe übermittelt wurde, wird das Dokument abgelegt. Ab diesem Zeitpunkt ist es in regisafe recherchierbar.

Vollautomatisierter Arbeitsablauf zur Archivierung von newsystem-Finanzwesen-Dokumenten: