Anordnungen

Anordnungen werden von HKR-Fachverfahren erstellt und - in der Regel zusammen mit den sogenannten "begründenden Belegen" - den zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung vorgelegt.

Da es sich bei einer Anordnung um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, ist es von wesentlicher Bedeutung, dass die Erstellung der Anordnung, der Inhalt der Anordnung samt den begründenden Belegen und auch das Ergebnis der Prüfung festgehalten und archiviert werden.

regisafe unterstützt und erleichtert die Archivierung der Anordnungen durch einen weitgehend automatisierten Arbeitsablauf. Dabei können Anordnungen zunächst direkt nach dem Erstellen inklusive der zugehörigen Metadaten (z.B. Betreff, Erstellungsdatum usw.) automatisch an regisafe übermittelt werden, sodass eine je nach Abgabenart unterschiedlich festgelegte Ablage erfolgt. Ab diesem Zeitpunkt sind die wesentlichen Daten der Anordnung in regisafe recherchierbar. Zudem lässt sich jederzeit eine Liste der im Umlauf befindlichen Anordnungen erstellen, deren Ergebnis noch nicht abgelegt wurde.

Nach Beendigung des Hausumlaufs werden die Anordnungs-Dokumente inklusive aller begründenden Belege gescannt und von regisafe automatisiert dem bereits vorhandenen Schriftstück als neue Version zugeordnet oder - falls noch kein solches Schriftstück existiert - als neues Schriftstück abgelegt. Dadurch wird auch die bildliche Ablage realisiert.

Automatisierter Arbeitsablauf zur Archivierung von Anordnungen: