regisafe bedienen

Im Folgenden werden die grundlegenden Prinzipien zur Bedienung von regisafe beschrieben:

Das regisafe-Fenster

Über die zwei Pfeilsymbole links neben den Reitern im regisafe-Programmfenster sowie über die Vor/Zurück-Tasten der Maus (sofern vorhanden) kann übergreifend zwischen den zuletzt aktiven Fenstern, Reitern und Listen gewechselt werden.

Wenn für einen Reiter ein Menü zur Verfügung steht, das mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann, dann wird beim Anfahren des Reiters mit der Maus rechts ein Teil des Reiters abgetrennt und ein Pfeil-nach-unten-Symbol angezeigt. Wird auf diesen Pfeil geklickt (links oder rechts), dann wird nicht der Reiter aktiviert sondern das Menü aufgerufen.

Rechts neben den Programmreitern befindet sich ein Pfeilsymbol ▼, das eine Liste aller aktiven Reiter und Fenster öffnet, die sogenannte Reiterliste. Über diese Liste kann direkt in ein aktives Fenster oder einen aktiven Reiter gewechselt werden. Ist im Reiter Finden & Wissen mehr als eine Trefferliste geöffnet, so werden diese als Untereinträge zum Eintrag  Finden & Wissen angeboten.
Darüber hinaus wird auch ein Untereintrag angeboten für jede Datei, die aus regisafe heraus in einem anderen Programm (z.B. Microsoft Word) geöffnet wurde.
Über einen Befehl in der Reiterliste können auch alle derzeit offenen Reiter und Fenster geschlossen werden. Sind noch nicht gespeicherte Objektreiter geöffnet, so erfolgt vor deren Schließen eine Abfrage, ob Änderungen gespeichert werden sollen. Die Fenster von Anwendungsprogrammen, z.B. Word oder Excel, und die darin geöffneten Dateien bleiben geöffnet.

Farbliche Darstellung

Das Farbschema und damit das Aussehen aller regisafe-Fenster und -Dialoge kann jeder Benutzer individuell festgelegen. Dazu steht die Benutzer-Einstellung Benutzeroberfläche | Farbschema zur Verfügung, in der unter mehreren Farbschemas gewählt werden kann.

Zurzeit stehen folgende Farbschemen zur Verfügung:

Das Start-Menü konfigurieren

Über die Benutzer-Einstellung Benutzeroberfläche | Befehle direkt im Start-Menü anbieten können Sie alle Befehle, auch aus Untermenüs, auf der ersten Ebene des Start-Menüs anzeigen lassen, z.B. Schriftstücke - Neu anlegen oder Aktuelle Anzeige Drucken.

Beispiel eines durch den Benutzer angepassten Start-Menüs

regisafe über die Tastatur bedienen

Zwischen Reitern wechseln mit den Tastenkombinationen Strg+Tab und Umschalt+Strg+Tab

Mit den Tastenkombinationen Strg+Tab bzw. Umschalt+Strg+Tab kann zwischen mehreren Reitern gewechselt werden. Wenn im aktuellen Fenster mehrere Reiter übereinander, also in mehreren Ebenen, vorhanden sind, wird jeweils innerhalb der auf der untersten Ebene angezeigten Reiter gewechselt. Ist dort der letzte bzw. erste Reiter erreicht, wird eine Ebene weiter oben gewechselt.

Menüaufruf mit der Funktionstaste F10

Mit der F10-Taste können Sie das Menü eines Fensters öffnen und danach mit der Tastatur steuern. Ein zweites Drücken von F10 öffnet das Start-Menü von regisafe. Besitzt das aktive Fenster kein eigenes Menü, wird bereits beim ersten Drücken von F10 das Start-Menü geöffnet. Das Start-Menü kann auf diese Weise in jedem regisafe-Fenster aufgerufen werden: Innerhalb des regisafe-Programmfensters wird der Reiter Start aufgeklappt, in allen anderen Fenster wird das Start-Menü beim Drücken von F10 wie ein Kontextmenü innerhalb des aktiven Fensters geöffnet. Das Start-Menü können Sie auch über das regisafe-Symbol in der Taskleiste aufrufen. Mehr dazu unter regisafe in der Windows-Taskleiste weiter unten.

Tastaturbefehle (Hotkeys) festlegen

Tastaturbefehle können vollkommen frei vergeben werden, es gibt hierfür keine Standard-Einstellungen. Über die Benutzer-Einstellung Benutzeroberfläche | Befehle über Tastenkombination (Hotkeys) aufrufbar können Sie sämtliche Befehle des Start-Menüs auf eine Tastenkombination legen. Dabei wird zunächst eine Übersicht aller definierten Hotkeys angezeigt. Über die Schaltfläche Hotkeys definieren/ändern gelangen Sie zur Liste der Befehle zum Definieren von Hotkeys.

Außer den Befehlen des Start-Menüs können auch für folgende regisafe-Funktionen Hotkeys festgelegt werden:

Über die zugeordnete Tastenkombination ist der Befehl dann jederzeit innerhalb jedes regisafe-Fensters aufrufbar. Als Tastenkombination sind die Tasten F1 (nur in Kombination mit Strg und/oder Alt) bis F12, optional in Kombination mit Strg und/oder Alt, die Buchstaben-Tasten A-Z in Kombination mit Strg sowie die Pause-Taste möglich. Für Befehle, die nicht immer verfügbar sind, können Tastenkombinationen auch mehrfach belegt werden; so ist es z.B. möglich, die F2-Taste sowohl dem Befehl Schriftstücke - Ändern als auch dem Befehl Akten/Vorgänge - Ändern zuzuweisen.

Systemweite Tastaturbefehle (Hotkeys) festlegen

Systemweite Hotkeys sind Hotkeys, die nicht nur innerhalb von regisafe sondern auch dann genutzt werden können, wenn gerade in einem anderen Programm gearbeitet wird.
Bei der Definition von Hotkeys über die Benutzer-Einstellung Benutzeroberfläche | Befehle über Tastenkombination (Hotkeys) aufrufbar steht hierfür eine Markierung Systemweiter Hotkey zur Verfügung. Diese Funktionalität steht jedoch nicht in allen Systemumgebungen zur Verfügung, z.B. dann nicht, wenn Sie in Terminalserver-Umgebungen arbeiten.

Drag & Drop in regisafe

regisafe unterstützt Drag & Drop

Drag & Drop innerhalb von regisafe

Akten/Vorgänge, Schriftstücke und Sitzungen sowie Objekt-Typen bestimmter anderer regisafe-Module können innerhalb des Ordnungsbaums oder aus Objektlisten, wie z.B. Trefferlisten oder dem Detailreiter Schriftstücke einer Akte, heraus an eine andere Stelle im Ordnungsbaum verschoben werden.
Dabei können mehrere Objekte desselben Typs, also z.B. mehrere Akten gleichzeitig ausgewählt und verschoben werden.

Wird beim Ziehen ("Drag") die Maus bei gedrückter linker Maustaste über einem anderen regisafe-Fenster oder einem Reiter angehalten, dann wird dieses Fenster bzw. dieser Reiter aktiviert, so dass das Objekt in den Inhalt dieses Fensters bzw. Reiters geschoben werden kann. Auch beim Halten über einen "Zweig" des Ordnungsbaums, wird dieser Zweig aufgeklappt.

Das Verschieben kann durch Drücken der ESC-Taste abgebrochen werden.

Nach dem Loslassen der Maustaste ("Drop") erscheint eine Abfrage zur Zuordnungsänderung des verschobenen Objekts.

Abfrage nach dem Verschieben mehrerer Akten in ein anderes Aktenzeichen

 

Drag & Drop aus regisafe hinaus in externe Anwendungen

Sie können Schriftstücke aus Objektbäumen und Objektlisten - wie z.B. einer Trefferliste oder der aufgeklappte Dateiauswahl im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung eines Schriftstücks - mit der Maus in externe Anwendungen, wie z.B. den Windows-Explorer oder Microsoft Teams ziehen.

Schriftstück-Dateien werden als Kopie übergeben, in regisafe bleiben sie unverändert.

Andere Objekt-Typen - außer Mails - können Sie als Verweis-Datei (IQO-Datei) an externe Anwendungen übergeben. Halten Sie dazu beim Ziehen und Ablegen gleichzeitig die Strg-Taste und die Alt-Taste gedrückt. Ein Doppelklick auf einen solchen Verweis zeigt die jeweilige Objekte in regisafe an.

Beim Ziehen aus Objektlisten wird auch eine Mehrfachauswahl unterstützt, sofern Objekte des gleichen Typs markiert sind.

 

Drag & Drop von externen Anwendungen nach regisafe hinein

Dateien können auch von externen Anwendungen wie z.B. dem Windows-Explorer per Drag & Drop nach regisafe "gezogen" werden.

Die Dateien können dadurch:

Befehle aufrufen in regisafe-Reitern

Wenn für einen Reiter ein Menü zur Verfügung steht, das mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann, dann wird beim Anfahren des Reiters mit der Maus rechts ein Teil des Reiters abgetrennt und ein Pfeil-nach-unten-Symbol angezeigt. Wird auf diesen Pfeil geklickt (links oder rechts), dann wird nicht der Reiter aktiviert sondern das Menü aufgerufen.

Alle Befehle des regisafe Start-Menüs stehen auch über das regisafe-Symbol in der Taskleiste zur Verfügung. Mehr dazu unter regisafe in der Windows-Taskleiste weiter unten.

Auswahlfelder

Auswahlfelder erkennen Sie am Pfeilsymbol rechts. Solchen Feldern ist eine Liste von möglichen Eingabewerten hinterlegt - eine sogenannte Auswahlfeld-Liste, aus der Sie einen oder mehrere Einträge auswählen können. Enthält die Liste mindestens 15 Einträge, wird ein Suchfeld eingeblendet, mit dessen Hilfe die gesuchten Einträge gefiltert werden können. Die Suchfunktion durchsucht nicht nur die Einträge selbst, sondern auch alle in der Liste angezeigten Zusatzdaten (zusätzliche Spalten) zu den Einträgen.
Je nach Berechtigung der Auswahlfeld-Liste erlaubt ein Auswahlfeld auch die freie Eingabe von Werten, die beim Speichern des Datensatzes optional der Auswahlfeld-Liste hinzugefügt werden.

Auswahlfelder klappen Sie auf, indem Sie auf das Pfeilsymbol rechts klicken. Nach Auswahl eines Wertes klappt die Liste automatisch wieder zu. Erlaubt ein Auswahlfeld die Eingabe von mehreren Werten, bleibt die Liste geöffnet, sofern Sie bereits bei der Auswahl des ersten Wertes die Strg oder Umschalt-Taste gedrückt halten. Über die entsprechende Benutzer-Einstellung in der Kategorie Benutzeroberfläche, können Sie dieses Verhalten dahingehend ändern, dass solche Auswahlfelder nach der Auswahl des ersten Wertes generell aufgeklappt bleiben.

Während des Tippens in Auswahlfeldern wird die Eingabe automatisch anhand der hinterlegten Auswahlfeld-Liste vervollständigt.
In Auswahlfeldern, in denen keine freie Eingabe möglich ist, wird die Eingabe auch dann vervollständigt, wenn der eingegebene Buchstabe nicht am Beginn eines Eintrags sondern innerhalb eines Eintrags steht.
Innerhalb des Auswahlfeldes können Sie mit den Tasten Pfeil-nach-oben und Pfeil-nach-unten in der hinterlegten Auswahlfeld-Liste "blättern". Bei Auswahlfeldern, in denen mehrere Einträge ausgewählt werden können, wird dabei nicht der gesamte Feldinhalt auf den jeweils nächsten Eintrag in der Auswahlfeld-Liste gesetzt, sondern nur der i.d.R. durch Semikolon getrennte Teil des Eintrags, in dem sich der Cursor gerade befindet.

Kennungsfelder / Zuordnungsfelder

Kennungs- bzw. Zuordnungsfelder weisen ebenfalls rechts ein Pfeilsymbol auf. Sie erfüllen jedoch einen anderen Zweck und werden anders bedient als Auswahlfelder. Kennungsfelder dienen der eindeutigen Kennzeichnung von Objekten eines Objekt-Typs, z.B. das Feld Akten-/Vorgangskennung bei einer Akte. Zuordnungsfelder dienen der Zuordnung verschiedener Objekt-Typen zueinander, z.B. das Feld Aktenzeichen oder Adresskennung bei einer Akte. Beide Feldtypen sind in der Regel mit <Objekt-Typ>-kennung beschriftet, z.B. Akten-/Vorgangskennung, Adresskennung, Grundstückskennung usw. (Ausnahme: Aktenzeichen). Die Kennung bzw. Zuordnungen erscheinen in diesen Feldern in einer Kurzform, z.B. 562.163 als Aktenzeichen oder Lauer Karl Regishausen als Adresskennung. Sobald in einem Zuordnungsfeld Eintragungen vorhanden sind und Sie die Maus darüber halten, werden Ihnen ausführliche Informationen über die Zuordnungen in einem Tipp-Fenster angezeigt. Dabei werden bis maximal sieben Zuordnungen angezeigt. Pro Zuordnung wird die jeweilige Kennung sowie der Text hierzu angezeigt, z.B.:

Lauer Karl Regishausen (Kennung)
Lauer, Karl - Hauptstraße 31 - 12345 Regishausen (Text)
Telefon privat: +49/815/56789 (Text)

Handelt es sich um eine hierarchische Organisationsstruktur, wie z.B. Aktenzeichen, und es ist nur eine Zuordnung eingetragen, werden zusätzlich die übergeordneten Objekte angezeigt, z.B.:

5 - Gesundheit, Sport, Erholung
56 - Sportstätten
562 - Sportplätze, Sportstadien
562.1 - Sportplatz Regishausen
562.16 - Benutzung des Sportplatzes
562.163 - Einzelfälle der Belegung

Ein Klick auf das Pfeilsymbol eines Kennungs- oder Zuordnungsfelds öffnet ein Menü mit Befehlen zur Bearbeitung der Inhalte des Felds. Näheres hierzu siehe unter Suchen oder Neuerstellen bei Eingabe.
Sofern ein Zuordnungsfeld nicht leer ist, steht das Pfeilsymbol zum Aufklappen auch dann zur Verfügung, wenn der Datensatz lediglich zum Lesen angezeigt wird, sich also nicht im Änderungsmodus befindet. Das Menü enthält dann nur die Auflistung der bestehenden Zuordnungen mit den Befehlen  Anzeigen und  Bearbeiten.

Bei der Eingabe in das Kennungsfeld eines Objekt-Typs (z.B. das Feld Aktenzeichen bei einem Aktenzeichen wird geprüft, ob die eingegebene Kennung dem Schema entspricht. Falls nicht, wird das Feld rot hinterlegt.

Bei der Eingabe von Zuordnungen in Zuordnungsfelder (z.B. das Feld Aktenzeichen bei einer Akte) wird geprüft, ob das entsprechende Objekt existiert. Falls nicht, wird das Feld rot gekennzeichnet.

 

regisafe in der Windows-Taskleiste

Im Infobereich der Windows-Taskleiste wird ein regisafe-Symbol angeboten. Über die Benutzer-Einstellung Benutzeroberfläche | Klick auf das Taskleisten-Symbol kann festgelegt werden, ob ein Klick mit der linken Maustaste auf dieses Symbol das regisafe-Fenster aktiviert oder das Start-Menü öffnet. Unabhängig von dieser Einstellung öffnet ein Klick mit der rechten Maustaste das regisafe-Start-Menü. Auf diese Weise kann auf alle Befehle des regisafe-Start-Menüs zugegriffen werden, auch wenn regisafe derzeit nicht aktiv ist. Auch in allen regisafe-Programmfenstern stehen so die Befehle des Start-Menüs zur Verfügung, ohne dass das Programmfenster geschlossen werden muss.

Automatische Rechtschreibprüfung

regisafe verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfung, die jeder Benutzer nach Bedarf über die Benutzer-Einstellung Benutzeroberfläche | Rechtschreibprüfung ein- und ausschalten kann. Dabei wird auch festgelegt, ob die Rechtschreibprüfung in allen Eingabefeldern oder z.B. nur in mehrzeiligen Eingabefeldern stattfinden soll.
Ist die Rechtschreibprüfung eingeschaltet, werden alle Wörter während der Eingabe im Hintergrund in einem Wörterbuch gesucht. Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, werden mit einer rot gepunkteten Linie unterstrichen. Im Kontextmenü eines unterstrichenen Worts kann - sofern vorhanden - ein Korrekturvorschlag ausgewählt werden.

regisafe enthält programmseitig ein umfassendes deutsches Wörterbuch. Bei entsprechender Berechtigung können zusätzliche Wörter außerdem per Kontextmenü in die Auswahlfeld-Liste Rechtschreibprüfung - Hinzugefügte Wörter aufgenommen werden. Dieses Wörterbuch enthält die hinzugefügten Wörter aller berechtigten regisafe-Benutzer.
Soll lediglich die Unterstreichung entfernt werden, ohne das Wort dem Wörterbuch dauerhaft hinzuzufügen, kann im Kontextmenü der Befehl Ignorieren gewählt werden. Dieses Wort wird anschließend auch bei der Rechtschreibprüfung anderer Felder ignoriert, allerdings nur bis zum nächsten Neustart des regisafe-Clients.