Aktenzeichen drucken

Mit diesem Befehl drucken Sie den Aktenplan. Sie wählen dazu den Bereich des Aktenplans aus, der gedruckt werden soll und geben verschiedene Druckoptionen an.

Auf diese Weise lassen sich Teile des Aktenplans, einzelne Aktenzeichen oder Bereiche innerhalb einer Hierarchie-Ebene drucken (z.B. für Inhaltsverzeichnisse oder auch Deckblätter).

• Dieser sogenannte Hierarchie-Druck kann auch für andere Organisationsstrukturen, wie z.B. die Akten-/Vorgangsverwaltung oder im Modul Archivverwaltung verwendet werden, wenn dies in der Konfigurationsdatei IQServer.ini entsprechend eingetragen ist (Eintrag HierarchieDruck = Ja ). Näheres enthält die Administrator-Dokumentation.
  In diesem Fall gilt die folgende Beschreibung grundsätzlich auch, einzelne Eingaben können aber spezifisch für die jeweilige Organisationsstruktur abweichen.

Neben dem Drucken von Aktenzeichen erlaubt das Dialogfenster Aktenzeichen drucken auch die Festlegung von Formaten für den Ausdruck des Aktenplans. Sie können die gewünschten Felder zusammenstellen und das Layout des Ausdrucks bestimmen.

Das Festlegen von Formaten für den Aktenplan-Druck ist in der Regel Administratoren vorbehalten. Dazu ist zusätzlich die Berechtigung Hierarchiedruck-Formate bearbeiten der Gruppe Drucken nötig.
Eine Anleitung zum Festlegen von Formaten für den Aktenplan-Druck enthält die Administrator-Dokumentation im Abschnitt Aktenplandruck-Formate! Im Folgenden ist nur das Drucken selbst beschrieben!
Sind alle benötigten Formate festgelegt, muss beim Aktenplan-Druck nur noch das gewünschte Format ausgewählt werden.

Anleitung

So drucken Sie den Aktenplan:

• Wählen Sie, falls möglich, unter Format auswählen das gewünschte Format aus.
• Geben Sie den Aktenplanbereich ein, den Sie drucken wollen.
  Machen Sie dazu eine der folgenden Angaben:
  Alle Aktenzeichen
  ...druckt alle vorhandenen Aktenzeichen
  oder
  Bereich mit Angabe des ersten (Von) und letzten (Bis) zu druckenden Aktenzeichens
  ...druckt nur den angegebenen Bereich.
• Wählen Sie den gewünschten Drucker, das Papierfach und die Seitengröße aus.
• Bei Bedarf wählen Sie, ob Sie ein Querformat statt des üblichen Hochformats drucken wollen.
• Bei einigen Druckertreibern kommt es vor, dass der seitliche Text falsch dargestellt wird. Falls dies bei Ihrem Drucker zutrifft, wählen Sie die Option Druck-Korrektur. Ansonsten ist diese Option ohne Bedeutung für Sie.
• Bei Bedarf können Sie weitere Einstellungen im Reiter Extras festlegen.
  In der Regel reichen die Einstellungen im Reiter Allgemein jedoch aus.
  
Wie werden die zusätzlichen Einstellungen im Reiter "Extras" eingegeben?

Feld	Bedeutung
Bis zur Hierarchieebene	Geben Sie hier ein, bis zur welcher Hierarchie-Ebene gedruckt werden soll.   Beispiel: Geben Sie 4 ein, wird das Aktenzeichen 123.4 gedruckt, nicht jedoch untergeordnete Aktenzeichen. Lassen Sie dieses Feld leer oder geben Sie eine 0 ein, werden alle Hierarchie-Ebenen gedruckt.
Nur Zuständigkeit	Wählen Sie hier die Sachbearbeiter oder die Gruppen aus. Wenn Sie keinen Sachbearbeiter oder keine Gruppe auswählen, werden alle Datensätze des Druckumfangs berücksichtigt.
Doppelseitiger Druck	Setzen Sie diese Markierung, wenn der Druck doppelseitig formatiert werden soll (Duplex).   Zusätzlich können Sie auswählen, ob der Duplex-Druck mit der rechten Seite (Standard) oder der linken Seite beginnen soll.
Druck verschieben	Die Angaben unter Druck verschieben dienen dazu, die Druckausgabe an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Generell sind jedoch die Seitenränder bereits durch das ausgewählte Format festgelegt.   Horizontal: Geben Sie hier einen Wert in cm ein, um den der Druck nach rechts (Wert größer als 0) oder links (Wert kleiner als 0) verschoben werden soll. Beispiel: "-0.3" bewirkt, dass der Druck um 3 mm nach links verschoben wird. Vertikal: Geben Sie hier einen Wert in cm ein, um den der Druck nach unten (Wert größer als 0) oder nach oben (Wert kleiner als 0) verschoben werden soll. Beispiel: "-0.2" bewirkt, dass der Druck um 2 mm nach oben verschoben wird.

• Wählen Sie nun Daten einlesen, um die angegebenen Aktenzeichen in der Vorschau sehen und ausdrucken zu können.
  Nach Änderung einer Einstellung können Sie erneut Daten einlesen wählen, um die Anzeige zu aktualisieren.
• Zur Anzeige der einzelnen Seiten in der Vorschau wählen Sie entweder Nächste Seite oder Alle Seiten.
  Nächste Seite zeigt Ihnen jeweils die folgende Seite an
  Alle Seiten zeigt alle Seiten automatisch nacheinander an. Die Anzeige lässt sich mit Anhalten unterbrechen und kann anschließend mit Fortsetzen fortgesetzt werden.
• In der Vorschau können Sie mit Diese Seite drucken nur die angezeigte oder mit Alle Seiten drucken alle Seiten ausdrucken. Die automatische Vorschau muss dazu angehalten sein.
• Schließen Sie das Dialogfenster Aktenzeichen drucken nach Starten des Druckvorgangs mit der Schaltfläche Schließen.