Aussondern

Nach der Bearbeitung einer Aussonderungsliste kann die Aussonderung durchgeführt werden. Es kann dabei festgelegt werden, welche Aktionen durchgeführt werden sollen.

Wie wird die Aussonderung gestartet?

So starten Sie die Aussonderung:

1. Wählen Sie im Start-Menü unter  Akten/Vorgänge oder  Schriftstücke den Befehl Aussonderung.
2. Markieren Sie eine bestehende Aussonderungsliste und wählen Sie die Schaltfläche Aussondern. 
   1. Die Aussonderungsliste wird geöffnet.

• Alternativ starten Sie die Aussonderung direkt im Anschluss an das Bearbeiten oder Neuerstellen einer Aussonderungsliste im jeweiligen Dialogfenster.
  
  Bevor Sie die Aussonderung starten:
  Prüfen Sie immer, ob die Einstellungen in der Aussonderungsliste korrekt sind!
  Siehe: Aussonderungsliste bearbeiten.

Der Befehl "Aussonderung" steht unter folgenden Bedingungen zur Verfügung:  

• Sie besitzen die Berechtigung Aussondern der Gruppe Schriftgutverwaltung bzw. Akten-/Vorgangsverwaltung. Zu den einzelnen Teilaufgaben der Aussonderung gibt es weitere, detailliertere Berechtigungen (siehe Berechtigungen).
• In den System-Einstellungen der Akten-/Vorgangsverwaltung bzw. der Schriftgutverwaltung wurde die Einstellung Aufbewahrungsdauer läuft ab nicht auf den Wert Aufbewahrungsdauer läuft nie ab gesetzt.
• Die Aussonderungsfunktion wurde nicht in der Konfigurationsdatei des IQ-Servers deaktiviert (dies kann nur der Administrator für die gesamte regisafe-Umgebung tun).

• Die Aussonderung steht auch für Adressen zur Verfügung. Eine entsprechende Beschreibung finden Sie in der Dokumentation zum Modul Adressverwaltung.

Anleitung

So sondern Sie Akten/Vorgänge bzw. Schriftstücke aus:

• Stellen Sie sicher, dass Sie eine geprüfte und bearbeitete Aussonderungsliste geöffnet haben.
  • Das Dialogfenster enthält drei Abschnitte, die für die ausgewählte Aussonderungsliste anzeigen, wie viele Akten/Vorgänge oder Schriftstücke (1) zu archivieren, (2) zu vernichten oder (3) weder auszusondern noch zu vernichten sind.
    Für jeden Abschnitt lässt sich separat festlegen, welche Aktion durchgeführt werden soll, sofern es überhaupt entsprechende Akten/Vorgänge oder Schriftstücke in diesem Abschnitt gibt.
• Setzen Sie einen Bearbeitungsstatus, der für die zu archivierenden Akten/Vorgänge oder Schriftstücke gilt.Je nach Einstellung des Bearbeitungsstatus können weitere automatische Änderungen daraus folgen (siehe Funktionen für Bearbeitungsstatus festlegen ).
  Über die System-Einstellung Aussonderung: Standard-Bearbeitungsstatus beim Aussondern in der Einstellungsgruppe Akten-/Vorgangsverwaltung bzw. Schriftgutverwaltungkann hier ein Standard-Wert gesetzt werden.
  
  Wenn Sie das Anwendungsmodul Archivverwaltung einsetzen, können Sie alternativ auch Übergabe an die Archivverwaltung wählen, um die Akten/Vorgänge oder Schriftstücke automatisch zu archivieren.
• Wählen Sie Zu vernichtende Akten/Vorgänge (Schriftstücke) löschen, wenn Sie Akten/Vorgänge oder Schriftstücke mit der Markierung Vernichten? jetzt löschen wollen.
• Wählen Sie Aufbewahrungsfrist auf folgendes Datum setzen, wenn Sie für Akten/Vorgänge oder Schriftstücke, die weder die Markierung Aussondern? noch die Markierung Vernichten? besitzen, jetzt eine andere Aufbewahrungsfrist setzen wollen.
  Geben Sie dazu das gewünschte, neue Ende der Aufbewahrungsdauer ein oder wählen Sie es aus (zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat).
• Starten Sie die Aussonderung nun endgültig mit OK.
  • Alle Aussonderungs-Aktionen werden nach Ihren Angaben durchgeführt:
    n Zu löschende Akten/Vorgänge werden inklusive der enthaltenen Schriftstücke vollständig gelöscht. Ausnahme: Schriftstücke werden nur gelöscht, wenn sie nicht gleichzeitig anderen Akten/Vorgängen zugeordnet sind.
    n Zu löschende Schriftstücke werden vollständig gelöscht.
    n An die Archivverwaltung zu übergebende Akten/Vorgänge oder Schriftstücke werden automatisch mit Standardklassifikation in das Archiv übernommen.
    n Für Akten/Vorgänge oder Schriftstücke mit einer neuen Aufbewahrungsfrist wird diese als festes Datum in das Feld Aufbewahrungsfrist im Detailreiter Aufbewahrung des Objektreiters eingetragen.
  • Die Aussonderungsliste wird um einen Vermerk sowie Benutzer und Zeitpunkt der Aussonderung ergänzt und kann nicht mehr bearbeitet oder erneut zur Aussonderung verwendet werden.
  • Änderungen an der Aussonderungsliste werden protokolliert und im Feld Protokoll angezeigt.
    Zusätzlich wird gemäß den System-Einstellungen Aussonderungsprotokoll erstellen: ... in der Einstellungsgruppe Akten-/Vorgangsverwaltung bzw. Schriftgutverwaltung ein Protokoll (Excel-Tabelle) erstellt und abgelegt.
    Das Protokoll wird volltextindiziert und kann über die Volltext-Suche gefunden werden.

Beispiel:

Schriftstücke der ausgewählten Aussonderungsliste sollen nach folgenden Kriterien ausgesondert werden:

• Schriftstücke mit der Markierung Aussondern? sollen gelöscht werden. Für den Zeitraum von 90 Tagen sollen sie allerdings wiederherstellbar bleiben.
• Schriftstücke mit der Markierung Vernichten? sollen ebenfalls gelöscht werden. Sie sollen allerdings nicht wiederherstellbar bleiben.
• Schriftstücke ohne Markierung Aussondern? oder Vernichten? sollen eine neue Aufbewahrungsfrist bis zum 1.08.2022 erhalten.