Posteingangs-Schriftstücke bearbeiten- Reiter "Allgemein"

Der Detailreiter Allgemein des Posteingangs-Reiters enthält die wesentlichen Daten von Posteingangs-Schriftstücken. Diese Daten sind entscheidend für die Suche und die Einordnung im Aktenplan.

Posteingangs-Schriftstücke stehen nur zur Verfügung, wenn die Schriftstückart Posteingang des Kommunalpakets eingesetzt wird.

Wie wird der Schriftstück-Reiter geöffnet?

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

• Wählen Sie im Programmreiter Neu anlegen unter der Kategorie Schriftstücke die Vorlagenkategorie aus und doppelklicken Sie anschließend die gewünschte Schriftstück-Art.

• Wählen Sie im Programmreiter Finden & Wissen im Kontextmenü eines Objektes in der Trefferliste den Befehl Neu anlegen | Schriftstück und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.
• Wählen Sie im Start-Menü Schriftstücke | Neu anlegen und wählen Sie die gewünschte Schriftstück-Art aus.

Öffnen Sie den Schriftstück-Reiter zum Ändern eines bestehenden Schriftstücks mit einer der folgenden Methoden:

1. Markieren Sie ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und wählen Sie im Kontextmenü oder in der Menüleiste Ändern.
2. Doppelklicken Sie auf ein bestehendes Schriftstück in einer Trefferliste und klicken Sie ggf. anschließend auf die Schaltfläche Ändern.
   1. Die Reaktion von regisafe auf einen Doppelklick in einer Schriftstück-Trefferliste ist abhängig von der Benutzer-Einstellung Schriftgutverwaltung| Doppelklick in Schriftstück-Listen. Um durch Doppelklick den Schriftstück-Reiter anzuzeigen, müssen Sie hier Schriftstück ändern oder Schriftstück-Datensatz anzeigen auswählen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern in einem Schriftstück-Reiter, wenn Sie diesen zuvor mit dem Befehl Anzeigen geöffnet haben.

• Um Schriftstücke ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstücke ändern verfügen.
  Um auch zugehörige Dateien sehen/ändern zu können, müssen Sie außerdem über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien öffnen verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Detailreiter "Allgemein":

• Stellen Sie sicher, dass der Reiter Allgemein im Posteingangs-Reiter aktiviert ist.
• Tragen Sie, falls noch nicht vorhanden, in jedem Fall die zwingend erforderlichen Informationen zu Ihrem Posteingangs-Schriftstück ein:
  Posteingangsdatum, Zugriff und Text/Beschreibung.
  In der Regel wird das Posteingangs-Schriftstück auch in den Aktenplan eingeordnet. Dazu müssen Sie auch die folgenden Felder eingeben:
  Aktenzeichen und Akten-/Vorgangskennung.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Posteingangsdatum	Gibt das Datum des Posteingangs an. Hier ist zunächst automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen.	Übernahme des Vorgabewerts, Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat
Aktenzeichen	Legt das Aktenzeichen fest. Wenn das Aktenzeichen nicht automatisch durch regisafe eingetragen wurde, geben Sie es entweder ein, oder suchen Sie danach, indem Sie auf die Pfeiltaste klicken. (Das gesuchte Aktenzeichen wird automatisch übernommen, wenn Sie es markieren und Übernehmen wählen oder das Listen-Fenster schließen.)   Über die System-Einstellung Schriftgutverwaltung | Aktenzeichen erforderlich kann Ihr System-Administrator dieses Feld so konfigurieren, dass die Eingabe eines Aktenzeichens zwingend erforderlich ist.	Eingabe gültiger Aktenzeichen nach Schema oder Suchen/Erstellen von Aktenzeichen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Akten-/Vorgangskennung	Legt die Akten-/Vorgangskennung fest. Wenn die Akten-/Vorgangskennung nicht automatisch durch regisafe eingetragen wurde, geben Sie diese entweder ein oder suchen Sie danach, indem Sie auf die Pfeiltaste klicken. (Die gesuchte Akten-/Vorgangskennung wird automatisch übernommen, wenn Sie sie markieren und Übernehmen wählen oder das Listen-Fenster schließen.)   Über die System-Einstellung Schriftgutverwaltung | Akten-/Vorgangskennung erforderlich kann Ihr System-Administrator dieses Feld so konfigurieren, dass die Eingabe eines Aktenzeichens zwingend erforderlich ist.	Eingabe gültiger Akten/Vorgänge oder Suchen/Erstellen von Akten/Vorgängen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Zugriff	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf das Posteingangs-Schriftstück zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung	Beschreibt den Inhalt des Posteingangs-Schriftstücks. Die Beschreibung sollte den Inhalt des Posteingangs-Schriftstücks möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden.	Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Text/Beschreibung ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.

• Tragen Sie bei Bedarf weitere Eigenschaften des Posteingangs-Schriftstücks in die weiteren Felder ein.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Brief-/Erstelldatum	Gibt das Datum an, das der Absender auf dem Schreiben angegeben hat.	Eingabe oder Auswahl eines Datums Siehe Datumsformat
Postkennung/Info	Gibt zusätzliche Informationen über den Posteingang an, z.B. den Kurierdienst.	Freie Eingabe
Adresskennung Absender	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, die Absenderadresse zuzuordnen.   Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressverwaltung eingesetzt wird.	Eingabe gültiger Adressen oder Suchen/Erstellen von Adressen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Zuständiger Sachbearbeiter	Gibt den zuständigen Sachbearbeiter an.	Auswahl aus hinterlegter Liste.
Zusätzliche Schlagworte	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, zusätzliche Schlagworte zu erfassen. Nach dem Inhalt dieses Felds kann auch gesucht werden.	Freie Eingabe
Kategorie	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, das Posteingangs-Schriftstück einer vorgegebenen Kategorie zuzuordnen.   Dieses Feld ist ein reines Informationsfeld; nach seinem Inhalt kann bei der Erweiterten Suche auch gesucht werden.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftstück-Kategorie   Mehrfachauswahl ist möglich
Kennung	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine fortlaufende Nummer für das Posteingangs-Schriftstück festzulegen.   Wenn die fortlaufende Nummer für Sie ohne Bedeutung ist, kann das Feld leer bleiben.	Eingabe einer fortlaufenden Nummer oder einer anderen Codierung
Sitzung	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine oder auch mehrere Sitzungen zuzuordnen.   Die Sitzungsteilnehmer können dadurch schnell auf das Schriftstück zugreifen.	Eingabe gültiger Sitzungen oder Suchen/Erstellen von Sitzungen. Mehr dazu: Suchen/Erstellen bei Eingabe
Bearbeitungsstatus	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, den aktuellen Stand des Posteingangs-Schriftstücks anzugeben.   Abhängig vom Bearbeitungsstatus kann der Administrator bestimmte Aktionen automatisiert durchführen lassen, z. B. Änderung des Zugriffs oder Konvertierung in ein anderes Dateiformat (im Start-Menü unter Programm | Auswahlfeld-Listen | Bearbeitungsstatus).	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus
Hinweise	Dieses Feld bietet die Möglichkeit, allgemeine Hinweise zu diesem Posteingangs-Schriftstück einzugeben. Nach diesem Feld kann auch gesucht werden.	Beliebiger Text; Strg+Eingabe erzeugt einen Zeilenumbruch. Alternativ kann man mit einem Doppelklick auf die Feldbezeichnung Hinweise ein spezielles Editor-Fenster öffnen, in dem die Eingabe-Taste einen Zeilenumbruch erstellt.

• Wechseln Sie bei Bedarf in die anderen Detailreiter des Posteingangs-Schriftstück-Reiters, um weitere Eingaben vorzunehmen.
  Sollte der Detailreiter, in dem Sie Eintragungen vornehmen möchten, nicht angezeigt werden, blenden Sie ihn über die Detailreiterliste ein. Die Detailreiterliste öffnen Sie mit einem Klick auf das -Symbol rechts der eingeblendeten Detailreiter.
• Nutzen Sie bei Bedarf die Möglichkeiten der Funktionsleiste, um dem Schriftstück z.B. Notizen hinzuzufügen.
  
Welche Möglichkeiten stellt die Funktionsleiste zur Verfügung?

Die Funktionsleiste stellt Folgendes zur Verfügung:

Symbol	Funktion
	Aufklappen/Zuklappen Klappt die Anzeige von Details zu den Funktionen auf bzw. zu.
	Elektronische Signatur vorhanden Zeigt vorhandene Signaturen mit ihrem jeweiligen Prüfstatus an: Signatur ist OK Prüfung der Signatur ergab Fehler Diese Symbole werden nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronische Unterchriften anzeigen angezeigt.
	Neue Notiz erfassen Öffnet das Dialogfenster zum Erfassen einer Notiz.   Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung ausgeblendet.
	Neuen Stempel anbringen Zeigt die definierten Bearbeitungsnotizen-Stempel zur Auswahl an. Wenn in einer regisafe-Installation keine Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert sind, werden folgende Stempel als Vorgabe eingerichtet: - Fehlerhaft - Genehmigt - Geprüft - Ungültig Bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und dem Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen, wird dieses Symbol im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung ausgeblendet.
	Unterschreiben Öffnet das Dialogfenster zum Unterschreiben. Dieses Symbol wird nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur und der Berechtigung Schriftgutverwaltung | Elektronisch unterschreiben angezeigt. Es steht nur im Detailreiter Datei-Vorschau/Verwaltung nach Aufruf des Befehls Elektronische Unterschrift | Unterschreiben... oder ...| Unterschriften anzeigen zur Verfügung und tritt dann an die Stelle der Symbole und .
	Nach oben scrollen, Nach unten Scrollen Werden eingeblendet, sobald mehr Bearbeitungsnotizen und -Stempel vorhanden sind, als angezeigt werden können. Scrollen innerhalb der Funktionsleiste.

• Die Funktionsleiste ist erst dann verfügbar, wenn der Datensatz des Schriftstücks bereits einmal gespeichert wurde.
  
• Speichern Sie die Daten des Posteingangs-Schriftstücks mit OK.
• Die Schriftstück-Daten werden nach Ihren Angaben gespeichert.
  Falls Sie den Objektreiter zum Anlegen eines neuen Schriftstücks auf Basis einer Datei-Vorlage geöffnet haben, wird die Datei anschließend im Anwendungsprogramm geöffnet.
• Änderungen, die Sie über die Funktionsleiste vorgenommen haben - z.B. eine hinzugefügte Notiz - bleiben auch dann im Schriftstück gespeichert, wenn Sie es nicht explizit mit OK speichern.

Beispiel: