Schriftstück-Notizen verfassen, ändern und anzeigen 
Jedes Schriftstück kann neben seinem Datensatz und den zugeordneten Dateien auch noch individuelle Bearbeitungsnotizen enthalten. Das Vorhandensein von Notizen wird in Listen durch das Symbol 
in der Spalte Notizen angezeigt.
Bearbeitungsnotizen werden in allen Datensatz-Reitern eines Schriftstücks in der Funktionsleiste rechts angezeigt.
Ein Schriftstück kann mehrere Notizen enthalten. Der Zugriff auf einzelne Notizen lässt sich individuell festlegen.
Die Farbgebung von Hintergrund und Text lässt sich über die System-Einstellungen in der Gruppe Bearbeitungsnotizen steuern. Wenn ein Benutzer das Farbschema "Hoher Kontrast" verwendet, werden die definierten Farben grundsätzlich ignoriert und stattdessen die eingestellten Farben des Farbschemas verwendet.
- Immer wiederkehrende Notizen, wie z.B. „Genehmigt“ oder „Ungültig“, können als Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert und so dem Schriftstück ganz einfach mit zwei Mausklicks hinzugefügt werden. Mehr dazu: Bearbeitungsnotizen-Stempel verwenden .
Wie wird das Dialogfenster Notiz zum Verfassen, Ändern und Anzeigen einer Notiz geöffnet?
Öffnen Sie das Dialogfenster zum Verfassen einer Notiz mit einer der folgenden Methoden:
- Markieren Sie das Schriftstück in einer Liste und wählen Sie in der Menüleiste oder im Kontextmenü Notizen und Stempel |
Neue Notiz. - Werden in der Menüleiste nicht alle Befehle angezeigt, können Sie eine Liste aller Befehle über
Alle Befehle oder durch die Taste F10 aufrufen. - Zeigen Sie das Schriftstück an und klicken Sie rechts in der Funktionsleiste auf das -Symbol
Öffnen Sie das Dialogfenster zum Ändern einer Notiz mit einer der folgenden Methoden:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Notiz und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Notiz ändern.
- Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine bestehende Notiz und klicken Sie im angezeigten Dialogfenster Notiz auf die Schaltfläche Ändern.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Notiz, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Notiz anzeigen und klicken Sie im angezeigten Dialogfenster Notiz auf die Schaltfläche Ändern.
Öffnen Sie das Dialogfenster zum Anzeigen einer Notiz mit einer der folgenden Methoden:
- Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine bestehende Notiz.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Notiz und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Notiz anzeigen.
- Um Notizen hinzufügen zu können, benötigen Sie Änderungsrecht auf das Schriftstück (mindestens das Detail-Recht Workflow/Notizen/Unterschriften ).
- Das Hinzufügen, Ändern und Löschen von Notizen wird im Aktivitätsprotokoll eingetragen.
Anleitung
So fügen Sie einem Schriftstück eine neue Notiz hinzu:
- Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster zum Verfassen einer Notiz geöffnet ist.
- Geben Sie im Reiter Text Ihre Notiz ein.
Zum Einfügen eines Zeilenumbruchs verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Eingabe. - Wechseln Sie bei Bedarf in den Reiter Extras und setzen Sie nach Wunsch die Markierung Unveränderbar: Diese Notiz kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Ist diese Markierung gesetzt, kann kein Benutzer die Notiz ändern oder löschen.
Je nach System-Einstellung für Bearbeitungsnotizen können Sie im Reiter Extras auch die Farben für Hintergrund und Text festlegen. - Wählen Sie im Feld Folgende Benutzer dürfen diese Notiz sehen die Benutzer aus, die diese Notiz sehen dürfen.
- Wählen Sie OK, um die neue Notiz dem Schriftstück hinzuzufügen.
- Das Dialogfenster wird geschlossen, die Notiz wird dem Schriftstück hinzugefügt und in der Funktionsleiste angezeigt.
So ändern Sie eine Notiz:
- Grundsätzlich können Sie nur Ihre eigenen Notizen ändern oder löschen und das auch nur, sofern Sie beim Verfassen der Notiz nicht die Markierung Unveränderbar: Diese Notiz kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden gesetzt hatten.
- Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster zum Ändern einer Notiz geöffnet ist.
- Ändern Sie den Text der Notiz, wechseln Sie ggf. im Notiz-Dialogfenster in den Reiter Extras und markieren Sie die Notiz nach Wunsch als unveränderbar, ändern Sie ggf. die Farbgebung oder die zugriffsberechtigten Benutzer.
- Speichern Sie die Änderungen mit OK.
- Das Dialogfenster wird geschlossen und die geänderte Notiz wird in der Funktionsleiste angezeigt.
- Um eine Notiz zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Notiz, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Notiz löschen und bestätigen die folgende Abfrage mit Ja.
So zeigen Sie eine umfangreiche Notiz an:
- Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Notiz.
- Das Dialogfenster Notiz öffnet sich und zeigt den vollständigen Text an.
- Falls es sich um Ihre eigene Notiz handelt und Sie diese ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.
-
Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche Schließen.
- Aus jedem geöffneten regisafe-Dialogfenster heraus können Sie das regisafe-Start-Menü öffnen, ohne dazu das Dialogfenster verlassen zu müssen. So können Sie z.B. die Inhalte des Dialogfensters drucken. Um das Start-Menü zu öffnen, klicken Sie im Infobereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das regisafe-Symbol
. Alternativ können Sie auch die Taste F10 drücken. In Dialogfenstern, die über eine eigene Menüleiste verfügen, müssen Sie die Taste F10 zweimal drücken, um das Start-Menü anzuzeigen, denn das erste Drücken von F10 aktiviert zunächst das Menü des Dialogfensters.