Erweiterte Suche - Schriftstücke - Reiter "Allgemein"

Die erweiterte Suche enthält im Reiter Allgemein grundsätzlich die gleichen Suchfunktionen wie die Schnellsuche, aber Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, weitere Kriterien für die Suche festzulegen.

• Wenn für eine Suchart spezielle Suchmasken programmiert wurden, werden sie im linken Bereich des Suchen-Reiters zur Auswahl angeboten. Außerdem enthält die erweiterte Suche der betreffenden Suchart neben den Reitern Allgemein und Alle Felder für jede spezielle Suchmaske je einen zusätzlichen Reiter.

Anleitung

So bearbeiten Sie den Reiter "Allgemein":

• Stellen Sie sicher, dass der Reiter Allgemein in der Erweiterten Suche aktiviert ist.
• Noch detailliertere Kriterien lassen sich im Reiter Alle Felder festlegen.
  Beachten Sie, dass jede Suche alle Einträge in den Reitern Allgemein und Alle Felder berücksichtigt!
  Um alle Angaben vor einer neuen Suche zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche Kriterien leeren.
• Tragen Sie unter Suchbegriffe bei Bedarf einen oder mehrere Begriffe (z.B. durch Leerzeichen getrennt) ein, die in gesuchten Schriftstücken enthalten sein sollen.
  • Zusätzliche Felder mit Such-Einstellungen werden aktiviert.
    
    Wählen Sie die gewünschten Such-Einstellungen für Ihre Suchbegriffe in den Feldern Umfang, Genauigkeit, Wortbestandteil und Suchmodus aus.
  Wie werden diese Informationen eingegeben?
  Feld	Bedeutung
  Umfang	Legt fest, in welchen Feldern nach dem Suchbegriff gesucht werden soll.   Zur Auswahl stehen unterschiedliche viele Felder, abhängig von Ihrer regisafe-Umgebung. Z.B.:  Aktenzeichen, Hinweise, Schlagworte, Text Sie können ein Feld oder mehrere Felder auswählen. Zur Mehrfachauswahl halten Sie die Strg-Taste gedrückt.
  Genauigkeit	Legt fest, mit welcher Methode übereinstimmende Begriffe gesucht werden sollen. Diese Einstellung gilt auch für synonyme Begriffe!   Zur Auswahl stehen folgende Methoden: Exakt: Die Treffer müssen die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe in genau der gleichen Schreibweise enthalten, wie Sie diese eingegeben haben (ohne Groß-/Kleinschreibung). Phonetik: Die Suche berücksichtigt auch phonetisch gleich lautende Suchbegriffe, d.h. bei einem Suchbegriff Mayer werden z.B. auch Meyer, Meier oder Maier gefunden.
  Wortbestandteil	Legt fest, ob Wörter exakt den Suchbegriffen entsprechen müssen oder ob es genügt, wenn die Suchbegriffe innerhalb von Wörtern enthalten sind. Diese Einstellung gilt auch für synonyme Begriffe!   Zur Auswahl stehen folgende Methoden: Wortanfang: Erzielt Treffer bei denen Ihre Suchbegriffe am Anfang eines Wortes enthalten sind. Dies ist die gebräuchlichste Suchform, da hier Wörter gefunden werden, die Sie als Suchbegriffe nicht ausgeschrieben haben sowie Wörter, die mit diesem Suchbegriff beginnen. Mit dem Suchbegriff Kinder finden Sie sowohl den Kindergarten, als auch Kindertagesstätten, nicht aber Schulkinder. Exakt: Erzielt Treffer bei denen Wörter exakt mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen. Ist Ihr Suchbegriff z.B. Kinder, wird damit kein Kindergarten gefunden. Innerhalb: Erzielt Treffer bei denen Ihre Suchbegriffe irgendwo innerhalb eines Wortes enthalten sind. Geben Sie z.B. garten ein, werden dann u.a. auch Kindergarten, Stadtgarten und Gartenbau gefunden. Den Kindergarten würden Sie mit dieser Einstellung sogar mit erga finden. Diese Einstellung sucht sehr gründlich nach Übereinstimmungen und deswegen dauert die Suche mit dieser Einstellung länger! Es kann sein, dass Ihnen die Methode Innerhalb nicht zur Verfügung steht, denn über die System-Einstellungen Suche innerhalb von Wörtern in der Erweiterten Suche erlauben kann Ihr System-Administrator die Suchen innerhalb von Wörtern deaktivieren.
  Suchmodus	Zur Auswahl stehen folgende Suchmodi: Alle Wörter: Wählen Sie diese Einstellung aus, wenn Treffer erzielt werden sollen, in denen alle Ihre eingegebenen Suchbegriffe enthalten sind (UND-Verknüpfung). Keines der Wörter Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie nach Treffern suchen, in denen keiner Ihrer eingegebenen Suchbegriffe enthalten sein sollen (NICHT-Verknüpfung). Nur eines der Wörter: Mit dieser Einstellung werden Sie eine höhere Trefferanzahl erzielen, da in den Treffern jeweils nur einer der von Ihren eingegebenen Suchbegriffe enthalten sein muss (ODER-Verknüpfung).
  • Der Vorgabewert der Felder Genauigkeit und Wortbestandteil kann für die einzelnen Organisationsstrukturen über die Benutzer-Einstellungen (Aktenplanverwaltung, Akten-/Vorgangsverwaltung, Schriftgutverwaltung usw.) dauerhaft geändert werden. Die entsprechenden Einstellungen lauten:
    Phonetische/Exakte Suche in Textfeldern
    Wortbestandteil-Suche in Textfeldern
    Für die Mail/Wiedervorlage gibt es abweichend davon lediglich die System-Einstellung Suche innerhalb von Wörtern erlauben.
• Tragen Sie unter Aktenzeichen bei Bedarf das Aktenzeichen ein, in dessen "Umfeld" Sie nach Treffern suchen wollen.
  • Zusätzliche Such-Einstellungen werden aktiviert.
    
    Wählen Sie aus, ob z.B. das gesuchte Schriftstück im angegebenen Aktenzeichen enthalten sein muss oder ob es auch in solchen Aktenzeichen enthalten sein kann, die dem angegebenen Aktenzeichen unter- oder übergeordnet sind.
    Was bedeuten die Einstellungen?

    Feld	Bedeutung
    Angegebenes Aktenzeichen	Es wird nur im angegebenen Aktenzeichen gesucht.
    Aktenzeichen und alle untergeordneten	Es wird im angegebenen Aktenzeichen und in allen untergeordneten Aktenzeichen gesucht.   Diese Einstellung sucht sehr gründlich und deswegen dauert die Suche mit dieser Einstellung länger!
    Aktenzeichen-Hierarchie	Es wird im angegebenen Aktenzeichen und in dessen Hierarchie gesucht. Dazu gehören alle übergeordneten Aktenzeichen und die direkt untergeordneten Aktenzeichen. Direkt untergeordnet sind die Aktenzeichen der nächst folgenden Hierarchie-Stufe: Geben Sie z.B. 61 ein, so sind 61-1, 61-2 usw. direkt untergeordnet, 61-11, 61-12 jedoch nicht, weil sie zur übernächsten Hierarchiestufe gehören. Diese Einstellung sucht sehr gründlich und deswegen dauert die Suche mit dieser Einstellung länger!

• Tragen Sie unter Akten-/Vorgangskennung bei Bedarf die Kennung der Akte ein, in deren "Umfeld" Sie nach Treffern suchen wollen. Die Akten-/Vorgangskennung muss exakt eingegeben werden.
  • Zusätzliche Such-Einstellungen werden aktiviert.
    
    Wählen Sie aus, ob z.B. das gesuchte Schriftstück in der angegebenen Akte enthalten sein muss oder ob es auch in solchen Akten/Vorgängen enthalten sein kann, die der angegebenen Akte unter- oder übergeordnet sind.
    Was bedeuten die Einstellungen?

    Feld	Bedeutung
    Angegebene Akte/Vorgang	Es wird nur in der angegebenen Akte gesucht.
    Akte/Vorgang und alle untergeordneten	Es wird in der angegebenen Akte und in allen untergeordneten Akten/Vorgängen gesucht.   Diese Einstellung sucht sehr gründlich und deswegen dauert die Suche mit dieser Einstellung länger!
    Akte/Vorgang-Hierarchie	Es wird in der angegebenen Akte und in deren Hierarchie gesucht. Dazu gehören alle übergeordnetenAkten/Vorgänge und die direkt untergeordnetenAkten/Vorgänge. Diese Einstellung sucht sehr gründlich und deswegen dauert die Suche mit dieser Einstellung länger!

• Tragen Sie unter Sitzungskennung, Adresskennung und/oder Verteilerbezeichnung bei Bedarf die Kennung der Sitzung, der Adresse oder des Verteilers ein, welche die gesuchten Schriftstücke enthalten sollen. Die Kennung muss exakt eingegeben werden.
  Die Felder Adresskennung und Verteilerbezeichnung stehen nur zur Verfügung, wenn die Adressverwaltung verwendet wird.
  • Für diese Felder wird die Such-Einstellung Angegebene(r) Adresse/Sitzung/Verteiler automatisch festgelegt. Andere Such-Einstellungen gibt es nicht, weil diese Organisationsstrukturen nicht hierarchisch aufgebaut sind.
• Tragen Sie unter Schriftstückidentifikation bei Bedarf die Kennung des Schriftstücks oder der Schriftstücke (durch Strichpunkt getrennt) ein, nach dem/nach denen Sie suchen oder in dem/in denen Sie suchen wollen.
• Tragen Sie Angaben zu Datum, Kategorie, Kennung, Ersteller und Sachbearbeiter der gesuchten Schriftstücke ein, um die Suche weiter einzugrenzen.
  
Wie werden diese Angaben eingegeben?

Feld	Bedeutung
Datum - von	Legt das früheste Datum fest, an dem gesuchte Schriftstücke erstellt worden sein dürfen.   Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat
Datum - bis	Legt das späteste Datum fest, an dem gesuchte Schriftstücke erstellt worden sein dürfen.   Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat
Letzte Änderung - von	Legt das früheste Datum fest, an dem gesuchte Schriftstücke geändert worden sein dürfen.   Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat
Letzte Änderung - bis	Legt das späteste Datum fest, an dem gesuchte Schriftstücke geändert worden sein dürfen.   Zur Eingabe des Datums siehe Datumsformat
Kategorie	Legt die Kategorie fest, der gesuchte Schriftstücke zugeordnet sein müssen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich mithilfe der Strg- oder Umschalttaste.
Kennung	Legt die Kennung der gesuchten Schriftstücke fest. Die Kennung muss exakt eingegeben werden. Deswegen können mit dieser Angabe nur Schriftstücke gefunden werden, die genau diese Kennung besitzen.
Sachbearbeiter	Legt den Sachbearbeiter fest, der für gesuchte Schriftstücke eingetragen sein muss.
Ersteller	Legt den Sachbearbeiter fest, der für gesuchte Schriftstücke als Ersteller im Reiter Extras eingetragen sein muss.

• Falls Sie den WebPublisher oder das Anwendungsmodul Bildarchiv einsetzen:
  Wählen Sie die Option Nur Dokumente, die zur Veröffentlichung... bzw. Nur Bilder, um Ihre Suchergebnisse auf entsprechende Schriftstücke zu beschränken.
• Geben Sie bei Bedarf weitere, detaillierte Suchkriterien ein.
  Klicken Sie dazu auf den Reiter Alle Felder.
  Eine Anleitung zur Eingabe dieser detaillierten Suchkriterien finden Sie unter Erweiterte Suche - Schriftstücke - Reiter "Alle Felder".
  
• Speichern Sie Ihre Suchkriterien, wenn Sie dieselbe Suche in Zukunft öfter durchführen wollen.
  Klicken Sie dazu im Reiter Allgemein unter Gespeicherte Suchkriterien auf das Pfeilsymbol und wählen Sie anschließend die Schaltfläche Speichern.
  • Das Dialogfenster Suchkriterien speichern wird geöffnet.
    
    Geben Sie unter Name einen Namen für die Suche ein und legen Sie unter Zugriff fest, wer die gespeicherte Suche verwenden (mit Lesezugriff) oder auch verändern darf (mit Vollzugriff).
    Wählen Sie anschließend OK, um die Suchkriterien zu speichern.
    Für jede gespeicherte Suche können Sie die Spaltenanordnung und Sortierung des Suchergebnisses individuell dauerhaft festlegen. Markieren Sie dazu die Option Spaltenanordnung und Sortierung der Trefferliste separat merken. Jedesmal, wenn die gespeicherte Suche erneut ausgeführt wird, öffnet sich automatisch die angepasste Trefferliste.
• Um Suchkriterien für die eigene Verwendung speichern zu können, muss man über die Berechtigung Suchkriterien speichern für sich selbst verfügen.
  Um Suchkriterien zur Verwendung durch andere Benutzer speichern zu können, muss man über die Berechtigung Suchkriterien speichern für andere verfügen.
  Diese Berechtigungen gibt es separat für Aktenplanverwaltung, Akten-/Vorgangsverwaltung, Adressen usw..
• Gespeicherte Suchkriterien aus der erweiterten Suche stehen auch als separate Links unter den Sucharten zur Verfügung!
  Um diese auszuführen, müssen Sie auf dem Reiter Suchen unter der gewünschten Suchart (z.B. Schriftstücke) auf den Eintrag Gespeicherte Suchkriterien klicken. Die verfügbaren, gespeicherten Suchen für diese Suchart werden daraufhin angezeigt und durch einen Klick mit der linken Maustaste gestartet!
  Gespeicherte Suchkriterien aus der erweiterten Suche stehen auch in einem speziellen Start-Element Gespeicherte Suchkriterien zur Verfügung.
• Führen Sie nun Ihre Suche durch, indem Sie auf Suche! klicken.
  • regisafe führt nun die Suche nach Ihren Angaben durch und zeigt anschließend das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen als Trefferliste an.