Schriftstücke suchen (Schnellsuche) 
Schriftstücke können im gesamten Aktenplan bequem mithilfe der Schnellsuche gefunden werden.
Wie wird die Schnellsuche geöffnet?
Öffnen Sie die Schnellsuche nach Objekten des Aktenplans mit einer der folgenden Methoden:
- Wählen Sie auf dem Reiter Suchen unter der Suchart, nach der Sie suchen möchten (z.B.
Sitzungen), den Eintrag Schnellsuche <Objekt>. - Wählen Sie im Start-Menü für die Objektkategorie, nach der Sie suchen möchten, den Befehl
Suche <Objekt>. - Um nach Objekten suchen zu können, müssen Sie für die entsprechende Berechtigungskategorie (z.B. Sitzungsverwaltung) über die Lese-Berechtigung verfügen (z.B. Sitzungen lesen).
- Egal von wo Sie die Schnellsuche öffnen: Sie können auf dem Reiter Suchen selbst noch einmal auswählen, ob Sie die Suchart Aktenzeichen, Schriftstücke oder eine andere Suchart verwenden wollen.
Die Suchart bestimmt die Objekte die gefunden werden!
- Je nach installierten regisafe-Modulen oder speziell programmierten Suchmasken stehen Ihnen u.U. weitere Suchen zur Verfügung.
Tipps zur Verwendung der Suchbegriffe und zur Arbeitsweise der regisafe-Suche finden Sie unter Hinweise zur Suche.
Anleitung
So suchen Sie ein Schriftstück:
- Stellen Sie sicher, das auf der linken Seite des Suche-Fensters die Suchart
Schriftstücke markiert ist!- Auf der rechten Seite werden dadurch die Felder Aktenzeichen, Akten-/Vorgangskennung, Sitzungskennung und , falls die Adressverwaltung eingesetzt wird, Adresskennung und Verteilerbezeichnung angezeigt.
- Um alle Angaben vor einer neuen Suche zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche Kriterien leeren.
Unter der Suchart Übergreifend können Sie mit der Suchmöglichkeit Suche übergreifend in mehreren Strukturen in mehreren Organisationsstrukturen gleichzeitig suchen.
Dadurch finden Sie mit einer Suche z.B. gleichzeitig Aktenzeichen und Akten/Vorgänge. - Tragen Sie unter Suchbegriffe einen oder mehrere Begriffe zur Beschreibung des gesuchten Schriftstücks ein.
Nach Ignorierwörtern kann nicht gesucht werden! - Schränken Sie unter Aktenzeichen, Akten-/Vorgangskennung, Sitzungskennung, Adresskennung, Verteilerbezeichnung, Letzte Änderung ab, bis und/oder Sachbearbeiter möglichst die Schriftstücke ein, nach denen Sie suchen wollen. Geben Sie dazu die entsprechenden Angaben ein, auf die Sie die Suche beschränken wollen.
Diese Einschränkung führt zu einer schnelleren Suche! -
Wählen Sie ggf. im linken Teilfenster unten die Datenlager, in denen gesucht werden soll.
- Sie erhalten diese Datenlagerauswahl nur angezeigt, sofern in regisafe Datenlager definiert sind und Sie über die Berechtigung Auswahl der aktiven Datenlager verfügen. Sie erhalten dann diejenigen Datenlager angezeigt, die Sie zuvor über den Befehl
Extras | 
Aktive Datenlager... ausgewählt haben.
- Sie erhalten diese Datenlagerauswahl nur angezeigt, sofern in regisafe Datenlager definiert sind und Sie über die Berechtigung Auswahl der aktiven Datenlager verfügen. Sie erhalten dann diejenigen Datenlager angezeigt, die Sie zuvor über den Befehl
- Starten Sie die Suche mithilfe der Schaltfläche Suche!
- regisafe sucht nun die Schriftstücke, die Ihren Angaben entsprechen, und zeigt das Ergebnis im Reiter Finden & Wissen als Trefferliste an.
- Falls Sie eine detailliertere Suche durchführen wollen, können Sie mithilfe der Schaltfläche Erweitert die Erweiterte Suche öffnen. Ihre bisherigen Eingaben werden dabei automatisch in die erweiterte Suche übernommen.
- Gespeicherte Suchkriterien aus der erweiterten Suche stehen auch als separate Links unter den Sucharten zur Verfügung!
Um diese auszuführen, müssen Sie auf dem Reiter Suchen unter der gewünschten Suchart (z.B. Schriftstücke) auf den Eintrag
Gespeicherte Suchkriterien klicken. Die verfügbaren, gespeicherten Suchen für diese Suchart werden daraufhin angezeigt und durch einen Klick mit der linken Maustaste gestartet!
Gespeicherte Suchkriterien aus der erweiterten Suche stehen auch in einem speziellen Start-ElementGespeicherte Suchkriterien zur Verfügung.