Versionen verwalten

Die Angaben im Objektreiter und die Dateien eines Schriftstücks werden von regisafe nach jeder Bearbeitung gespeichert. Bei Verwendung des Moduls Versionskontrolle bleiben außer der aktuellen Version automatisch auch veraltete Versionen des Datensatzes und der Dateien erhalten.
Dadurch ist es möglich, den Inhalt älterer Versionen zu sehen und auch wiederherzustellen. Dazu benötigen Sie jedoch mindestens die Leseberechtigung für die betreffende ältere Version.

• Die einzelnen Versionen der Objektreiter-Inhalte und der Dateien eines Schriftstücks können nur angezeigt und verwendet werden, wenn das Modul Versionskontrolle eingesetzt wird.
  

Anleitung

So zeigen Sie einzelne Versionen eines Schriftstücks an:

• Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Versionen für das gewünschte Schriftstück geöffnet ist.
  • Alle bisher gespeicherten Versionen des Schriftstücks werden angezeigt.
  Was enthalten die angezeigten Spalten für die einzelnen Versionen?

  Feld	Bedeutung
  Version	Die Spalte Version enthält die jeweilige Versionsbezeichnung. Die derzeit aktuelle Version enthält außerdem den Zusatz (Aktuell). In der Anzeige sind die einzelnen Versionen chronologisch sortiert, wobei die neueste Version immer "oben" steht. Die Versionsnummer eines Schriftstücks besteht grundsätzlich aus zwei durch einen Punkt getrennte Ziffern (also beispielsweise: 2.1 oder 12.23). Die erste der beiden Ziffern bezeichnet dabei die sogenannte Hauptversion, die zweite entsprechend die Nebenversion. Weitere Details zur Versionierung von Schriftstücken finden Sie am Anfang dieses Abschnitts unter Wie versioniert regisafe Schriftstücke?. Für Schriftstücke, deren aktuelle Version mit einer früheren regisafe-Programmversion gespeichert wurde, wird in der Spalte Version statt der Versionsnummer nur Aktuell angezeigt.
  Dokument-Datei	Im Unterschied zur Spalte Version werden in der Spalte Dokument-Datei nur die Versionen der zugehörige(n) Datei(en) "hochgezählt", beginnend mit der ältesten Version als Dateiversion #1, Dateiversion #2, Dateiversion #3 usw.. Ändern sich also von einer Version zur nächsten nur die Metadaten und nicht die angehängte Datei, so bleibt die Dateiversion unverändert.
  Datei- speicher	Enthält die Angabe des Dateispeichers, in dem die Version abgespeichert ist.
  Zeitpunkt	Enthält Datum und Uhrzeit, zu der die Version gespeichert wurde.
  Benutzer	Enthält den Namen des regisafe-Benutzers, der die Version gespeichert hat.
  Text	Enthält die Beschreibung des Schriftstücks.

• Markieren Sie die gewünschte Version.
• Wählen Sie in der Menüleiste  Ansehen, um die Version im Viewer angezeigt zu bekommen (dies kann auch mehrfach für verschiedene Versionen ausgeführt werden, sodass ein Vergleich möglich ist).
  Alternativ wählen Sie  Öffnen, um die Version im Anwendungsprogramm angezeigt zu bekommen.
  • Die ausgewählte Version wird im Viewer oder Anwendungsprogramm angezeigt.
    Enthält das Schriftstück mehrere Dateien, kann die gewünschte Datei ausgewählt werden.
    Zur Anzeige im Viewer siehe Datei-Vorschau (Schriftstück-Viewer).
    Wird die Datei im Anwendungsprogramm angezeigt, ist sie schreibgeschützt, solange es sich nicht um die aktuelle Version handelt.
  • Um eine ältere Version anzeigen oder öffnen zu können, benötigen Sie mindestens die Leseberechtigung für diese Version.
  • Solange das Schriftstück keine Datei enthält, wird lediglich eine Kurzzusammenfassung der wichtigsten Angaben aus dem Objektreiter angezeigt.

So stellen Sie eine ältere Version eines Schriftstücks wieder her: 

• Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Versionen für das gewünschte Schriftstück geöffnet ist.
  • Alle bisher gespeicherten Versionen des Schriftstücks werden angezeigt.
  Was enthalten die angezeigten Spalten für die einzelnen Versionen?

  Feld	Bedeutung
  Version	Die Spalte Version enthält die jeweilige Versionsbezeichnung. Die derzeit aktuelle Version enthält außerdem den Zusatz (Aktuell). In der Anzeige sind die einzelnen Versionen chronologisch sortiert, wobei die neueste Version immer "oben" steht. Die Versionsnummer eines Schriftstücks besteht grundsätzlich aus zwei durch einen Punkt getrennte Ziffern (also beispielsweise: 2.1 oder 12.23). Die erste der beiden Ziffern bezeichnet dabei die sogenannte Hauptversion, die zweite entsprechend die Nebenversion. Weitere Details zur Versionierung von Schriftstücken finden Sie am Anfang dieses Abschnitts unter Wie versioniert regisafe Schriftstücke?. Für Schriftstücke, deren aktuelle Version mit einer früheren regisafe-Programmversion gespeichert wurde, wird in der Spalte Version statt der Versionsnummer nur Aktuell angezeigt.
  Dokument-Datei	Im Unterschied zur Spalte Version werden in der Spalte Dokument-Datei nur die Versionen der zugehörige(n) Datei(en) "hochgezählt", beginnend mit der ältesten Version als Dateiversion #1, Dateiversion #2, Dateiversion #3 usw.. Ändern sich also von einer Version zur nächsten nur die Metadaten und nicht die angehängte Datei, so bleibt die Dateiversion unverändert.
  Datei- speicher	Enthält die Angabe des Dateispeichers, in dem die Version abgespeichert ist.
  Zeitpunkt	Enthält Datum und Uhrzeit, zu der die Version gespeichert wurde.
  Benutzer	Enthält den Namen des regisafe-Benutzers, der die Version gespeichert hat.
  Text	Enthält die Beschreibung des Schriftstücks.

• Markieren Sie die gewünschte Version.
  Wählen Sie bei Bedarf in der Menüleiste zunächst  Ansehen oder  Öffnen, um den Inhalt der Version zu überprüfen.
  Welche besonderen Regeln gelten beim Anzeigen veralteter Versionen?

  • Wenn die Kennung (z.B. Akten-/Vorgangskennung oder Adresskennung) seit der wiederherzustellenden Version geändert wurde, werden eventuell vorhandene untergeordnete bzw. zugeordnete Objekte automatisch wieder auf die ursprüngliche Kennung zurück geändert. Ansonsten bleiben diese Objekte jedoch unverändert.
  • Falls die ursprüngliche Kennung mittlerweile neu vergeben wurde, wird dies vor dem Wiederherstellen im Bestätigungsfenster angezeigt. Es wird dann die Kennung der aktuellen Version beibehalten.
  • Wenn Zuordnungen (bei Schriftstücken z.B. das Aktenzeichen oder die Adresskennung) seit der wiederherzustellenden Version geändert wurden, wird geprüft, ob die ursprünglichen Zuordnungen noch existieren. Falls nicht, wird dies vor dem Wiederherstellen im Bestätigungsfenster angezeigt. Es werden dann die Zuordnungen der aktuellen Version beibehalten.
  • Wenn sich Informationen zum Verlauf und aktuellen Stand eines Bearbeitungswegs (aus KommunalPLUS-Modulen oder dem Workflow-Modul) unterscheiden, werden diese Informationen aus der aktuellen Version beibehalten. Dies wird vor dem Wiederherstellen in dem Bestätigungsfenster angezeigt.
  • Während des Wiederherstellens der alten Version werden nun alle internen Aktionen ausgeführt, die auch dann stattfinden würden, wenn die Daten manuell auf den alten Stand geändert worden wären.
    Ausgenommen hiervon ist die automatische Datei-Konvertierung bei Schriftstücken (gemäß der Angabe "Automatische Konvertierung" im Extras-Reiter): Damit der Zustand einer Dokument-Datei vor einer Datei-Konvertierung wiederhergestellt werden kann, wird das automatische Durchführen der Datei-Konvertierungen in diesem Fall unterdrückt.
  •  Ansehen öffnet einen separaten Reiter, in dem die ausgewählte Version angezeigt wird. Sofern eine Dokumentdatei vorhanden ist diese im Detailreiter Datei zu sehen, die zugehörigen Metadaten dagegen im Detailreiter Datensatz.
    Unter Datei und Datensatz ist jeweils die geöffnete Version zu sehen im Vergleich zur gerade aktiven, aktuellsten Version.
  •  Öffnen öffnet die Dokumentdatei im Anwendungsprogramm.
• Wählen Sie Wiederherstellen, um die markierte Version als neue, aktuelle Version festzulegen.
  Welche besonderen Regeln gelten beim Wiederherstellen veralteter Versionen?

  • Alte Version werden jeweils in einem eigenen Reiter zusammen mit der jeweils aktuellsten Version zum Vergleich angezeigt.
    Sofern eine Dokumentdatei existiert wird diese in einem zusätzlichen Detailreiter ebenfalls zum Vergleich mit der jeweils aktuellsten Dateiversion angezeigt.
  • Zusätzlich zu den Feldern des Datensatzes wird zu der jeweiligen Version der Zeitpunkt, der Benutzer sowie die Versionsnummer der Dokument-Datei angezeigt.
  • Die ausgewählte Version bleibt unverändert, sie erhält aber den Zusatz (Aktuell).
  • Um eine ältere Version wiederherstellen zu können, benötigen Sie mindestens die Leseberechtigung für diese Version
  • Beachten Sie, dass beim anschließenden Ändern einer aktivierten, älteren Version, die "ältere Versionsnummer" hochgezählt wird.
    Beispiel:
    Es gibt zunächst die Versionen 0.1-0.4, 1.0, 1.1 (Aktuell).
    Dann wird die Version 0.2 wieder aktiviert und "heißt" dann 0.2 (Aktuell).
    Wird das Schriftstück anschließend geändert, wird die neue Versionsnummer mit 0.5 (Aktuell) festgelegt, da ja die Versionsnummern 0.3 und 0.4 bereits existieren. Entsprechendes gilt natürlich auch, wenn die Hauptversionsnummer durch Verwenden des Befehls Neue Version oder auf Basis der System-Einstellungen hochgezählt wird.

So legen Sie eine neue Hauptversion eines Schriftstücks an:

• Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Versionen für das gewünschte Schriftstück geöffnet ist.
• Alle bisher gespeicherten Versionen des Schriftstücks werden angezeigt.
Was enthalten die angezeigten Spalten für die einzelnen Versionen?

Feld	Bedeutung
Version	Die Spalte Version enthält die jeweilige Versionsbezeichnung. Die derzeit aktuelle Version enthält außerdem den Zusatz (Aktuell). In der Anzeige sind die einzelnen Versionen chronologisch sortiert, wobei die neueste Version immer "oben" steht. Die Versionsnummer eines Schriftstücks besteht grundsätzlich aus zwei durch einen Punkt getrennte Ziffern (also beispielsweise: 2.1 oder 12.23). Die erste der beiden Ziffern bezeichnet dabei die sogenannte Hauptversion, die zweite entsprechend die Nebenversion. Weitere Details zur Versionierung von Schriftstücken finden Sie am Anfang dieses Abschnitts unter Wie versioniert regisafe Schriftstücke?. Für Schriftstücke, deren aktuelle Version mit einer früheren regisafe-Programmversion gespeichert wurde, wird in der Spalte Version statt der Versionsnummer nur Aktuell angezeigt.
Dokument-Datei	Im Unterschied zur Spalte Version werden in der Spalte Dokument-Datei nur die Versionen der zugehörige(n) Datei(en) "hochgezählt", beginnend mit der ältesten Version als Dateiversion #1, Dateiversion #2, Dateiversion #3 usw.. Ändern sich also von einer Version zur nächsten nur die Metadaten und nicht die angehängte Datei, so bleibt die Dateiversion unverändert.
Datei- speicher	Enthält die Angabe des Dateispeichers, in dem die Version abgespeichert ist.
Zeitpunkt	Enthält Datum und Uhrzeit, zu der die Version gespeichert wurde.
Benutzer	Enthält den Namen des regisafe-Benutzers, der die Version gespeichert hat.
Text	Enthält die Beschreibung des Schriftstücks.

• Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Neue Version.
  • regisafe kopiert die derzeit aktuelle Version und speichert diese als neue Hauptversion. Dazu wird die bisher höchste Hauptversionsnummer um eins hochgezählt und die Nebenversionsnummer mit 0 festgelegt (z.B. folgt nach 1.3 die neue Version 2.0).
  • Das beschriebene Vorgehen zur Bestimmung der neuen Versionsnummer gilt auch, wenn zuvor eine ältere Version aktiviert wurde.
    Beispiel:
    Es gibt zunächst die Versionen 0.1-0.4, 1.0, 1.1 (Aktuell).
    Dann wird die Version 0.4 wieder aktiviert und "heißt" dann 0.4 (Aktuell).
    Wird anschließend eine "neue Version" angelegt, erstellt regisafe konsequenterweise die Version 2.0 (Aktuell), da 1.0 ja schon existiert!