Über E-POST senden

Die Deutsche Post stellt mit dem Service E-POST eine zeitsparende Möglichkeit zum externen Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden von Briefen zur Verfügung. Zu diesem Zweck wird der Brief digital an die Post übermittelt und auf dem Postweg zugestellt. Verfügt der Empfänger über ein E-POST-Konto, erfolgt die Zustellung zusätzlich auf elektronischem Weg.
Die Versendung von Briefen über die E-Post ist gegenüber dem herkömmlichen Versand auch preislich attraktiv.

regisafe verfügt über eine integrierte E-POST-Anbindung, die das Versenden von Briefen mit Adressen und/oder Verteilern sowie Serienbriefen, denen Adressen und/oder Verteiler zugeordnet sind oder eine externe Datenquelle, über die E-POST direkt aus regisafe heraus ermöglicht. Neben den üblichen Befehlen von Schriftstücken gibt es zusätzlich einen Befehl zum Senden über E-POST.

• Es wird empfohlen, für die Erstellung von Serienbriefen einen Adress-Verteiler von regisafe zu benutzen, damit der volle Funktionsumfang der Schnittstelle gewährleistet werden kann. Bei der Verwendung von externen Datenquellen als Verteiler können wichtige Sicherheitsfunktionen, wie Protokollierung oder Vermeidung von Doppelversand bei Abbruch des Versands, nicht gewährleistet werden.

• Um Schriftstück-Dateien über E-POST versenden zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | E-POST versenden verfügen.
  Außerdem muss in regisafe mindestens ein E-POST-Konto eingerichtet sein, auf das Sie Zugriff haben.

Anleitung

So senden Sie Schriftstücke über E-POST:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster E-POST-Versand für die gewünschten Schriftstücke geöffnet ist.
  • Die Namen der zuvor markierten Schriftstücke sind im Fenster Zu versendende Briefe aufgeführt. Die Vorschau auf die Hauptdatei wird - sofern der Schriftstück-Viewer im Einsatz ist - auf der rechten Seite angezeigt. Klicken Sie dazu auf ein Schriftstück. Mit den Befehlen der Datei-Vorschau können Sie mit entsprechender Berechtigung z.B. die Dateien verändern, sie als neues Schriftstück kopieren, bestimmte Bereiche schwärzen etc. (Weitere Informationen finden Sie unter Datei-Vorschau/Verwaltung .)
    Besteht ein Schriftstück aus mehreren Dateien, werden alle weiteren Dateien eines Schriftstücks im Fenster Anlagen für "[Bezeichnung des Schriftstücks]" aufgelistet. Die Anlagen werden angezeigt, wenn Sie oben auf das zugehörige Schriftstück klicken. Wenn Sie auf eine Anlage in dem Fenster klicken, wird auch diese in der Vorschau angezeigt.
    Wenn eine Schriftstück-Datei nicht im Format PDF vorliegt, können Sie über die Schaltfläche Datei nach PDF konvertieren die angezeigte Schriftstück-Datei nach PDF konvertieren, um eine Sichtprüfung des PDF vorzunehmen, wie es an die E-Post versendet wird.
• Setzen Sie die Markierung für alle Schriftstücke und Anlagen, die Sie versenden möchten.
• Setzen Sie bei Bedarf die Markierung für die gewünschten Optionen Adress-Repositionierung - optional mit Dokumentenadresse verwenden - oder Deckblatt erzeugen, Farbdruck und/oder Duplex.
  • Die Option Adress-Repositionierung oder Deckblatt erzeugen kann durch die entsprechende System-Einstellung vorausgewählt sein.
  • Adress-Repositionierung muss verwendet werden, wenn im Dokument die Position der Adresse nicht den vorgeschriebenen Sperrflächen und Anschriftenpositionen entspricht und dennoch kein Deckblatt verwendet werden soll.
    Außerdem können mit dieser Option auch Schriftstücke versendet werden, denen keine Adresse zugeordnet ist. In diesem Fall werden die Adressdaten aus dem Dokument ausgelesen und müssen dafür als auslesbarer Text im typischen Adressbereich vorliegen.
    Soll ein Schriftstück versendet werden, bei dem die Adresse im Dokument von der zugeordneten Adresse abweicht, kann die Verwendung der Dokumentenadresse erzwungen werden, indem zusätzlich die Markierung Dokumentenadresse verwenden gesetzt wird, die bei Adressdivergenzen automatisch erscheint, sobald die Markierung Adress-Repositionierung gesetzt wird.
    Wird ein Serienbrief mit externer Datenquelle veresendet, so besteht keine einzelne Auswahl der Adressen, stattdessen wird hier an alle Adressen aus der Datenquelle versandt und die Adress-Repositionierung muss verwendet werden, da die Adressdaten aus den Einzeldokumenten ausgelesen werden müssen.
  • Deckblatt erzeugen muss verwendet werden, wenn das Dokument keine Absender- und Empfänger-Adresse enthält oder deren Position nicht den vorgeschriebenen Sperrflächen und Anschriftenpositionen entspricht und die Adress-Repositionierung nicht genutzt werden soll.
• Wählen Sie die Versandform aus.
• Wenn Sie Zugriff auf mehr als ein E-POST-Konto haben, wählen Sie das E-POST-Konto aus, über das Sie senden wollen.
  • Die verfügbaren E-Post-Konten werden in der Auswahlfeld-Liste Schnittstelle zu E-POST | E-POST-Konten registriert. Dort werden die Zugangsdaten für die Nutzung der E-POST hinterlegt.
• Schließen Sie den Versand mithilfe der Schaltfläche Senden ab.
  • Die gewählten Schriftstücke werden nach PDF konvertiert, wobei regisafe die Hauptdatei und die Anlagen in einer PDF-Datei zusammenführt. Die PDF-Dateien werden an die E-POST übermittelt und von dort versendet. Die Zustellung erfolgt auf dem Postweg. Sofern der Empfänger ein E-POST-Konto hat, zusätzlich digital.
    Sofern es sich um einen Serienbrief handelt, wird pro Empfänger ein separater Brief erzeugt und versendet.
    Im Reiter Extras werden die Felder Postausgang, Datum und Kennung ausgefüllt.
    Im Aktivitätsprotokoll betroffener Schriftstücke wird der Versand protokolliert.
  • Mit dem Befehl  E-POST | Sendungsstatus abfragen können Sie die aktuelle Sendung kontrollieren.
    Nach dem Versenden wird dieser Befehl automatisch ausgeführt, damit Sie direkt den Versand kontrollieren können.
    
    Wurde ein Schriftstück mit externer Datenquelle versandt, erscheinen im Sendestatus soviele Sendungen, wie versandt wurden jedoch ohne Angabe der Adresse.