Autotexte einfügen (Word)
Über eine im Word-Menü integrierte Funktion können in regisafe verwaltete Autotexte in das aktive Word-Dokument eingefügt werden.
Autotexte in regisafe
Es ist allgemeine Praxis, dass regisafe-Anwender ihre wiederkehrenden Schreiben als sogenannte "Musterbriefe" in regisafe ablegen. Bei größeren Verwaltungen und Firmen hat das allerdings den Nachteil, dass bei einem Wechsel des Layouts viele Dokumente geändert werden müssten.
Das IQ-Modul DateitypDocAutotext ermöglicht es stattdessen - in Anlehnung an die Word-Autotext-Funktion - einzelne Textabschnitte als "Autotexte" in regisafe zu verwalten und diese für die Erstellung von Briefen zu verwenden. Die Texte können in beliebige Schriftstücke eingefügt werden.
Die einzelnen Autotexte werden jeweils als separate Word-Datei erfasst und mit den üblichen Formatierungen im Word versehen (z.B. fett oder farbig). Die Word-Formatierung wird beim Einfügen in eine Word-Datei beibehalten.
Darüber werden beim Einfügen auch andere Besonderheiten berücksichtigt: Wenn z.B. im Autotext ein Fill-in-Feld enthalten ist, wird dieses beim Einfügen auch gleich abgefragt, oder wenn der Autotext einen Dokumentenschutz beinhaltet, so wird durch das Platzieren des Autotextes in einer Word-Datei auch gleich der Dokumentenschutz korrekt gesetzt.
Wie wird das Dialogfenster zum Einfügen der Autotexte geöffnet?
Öffnen Sie das Dialogfenster mit einer der folgenden Methoden:
- Öffnen Sie zunächst die Word-Datei des gewünschten regisafe-Schriftstücks. Dazu stehen Ihnen die üblichen Möglichkeiten in regisafe zur Verfügung (z.B. Neu anlegen oder Datei öffnen).
- Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle des Dokuments, an der Sie einen Autotext einfügen wollen.
- Wählen Sie den Befehl Autotext regisafe.
Bis zur Version Word 2003 finden Sie diesen Befehl in der Menüleiste unter Einfügen oder in der Symbolleiste.
Ab Word 2007 finden Sie den Befehl in der Multifunktionsleiste unter Add-Ins.- Das Dialogfenster regisafe - Autotext wird geöffnet.
- Um regisafe-Dokumentdateien sehen/ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien öffnen verfügen.
- Die Funktion zur Verwendung von Autotexten steht nur zur Verfügung, wenn das optionale IQ-Modul DateitypDocAutotext verwendet wird.
Außerdem muss die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Microsoft Word: Autotext aus regisafe gesetzt sein.
Anleitung
So fügen Sie Autotexte an der Position der Einfügemarke ein:
- Stellen Sie sicher, dass die Einfügemarke an der Stelle platziert ist, an der Sie den Autotext einfügen wollen und dass das Dialogfenster Autotext - regisafe geöffnet ist (siehe oben).
- Wenn die Autotexte bei der Definition in Ordnern abgelegt wurden, werden links die verfügbaren Ordner innerhalb des Verzeichnisbaumes und rechts die zugehörigen Autotexte angeboten.
Der Ordner, aus welchem zuletzt ein Autotext ausgewählt wurde, wird automatisch geöffnet.
- Wenn die Autotexte bei der Definition in Ordnern abgelegt wurden, werden links die verfügbaren Ordner innerhalb des Verzeichnisbaumes und rechts die zugehörigen Autotexte angeboten.
- Wählen Sie unter Verfügbare Ordner zunächst einen Ordner aus und anschließend unter Insgesamt verfügbare Autotexte den gewünschten Autotext.
Wählen Sie anschließend OK oder doppelklicken Sie auf den Autotext.- Der Autotext wird an der Position der Einfügemarke in das Word-Dokument eingefügt.
- Im Feld Insgesamt verfügbare Autotexte ist auch eine Mehrfachauswahl von Autotexten mithilfe der Strg-Taste möglich. Die dort angezeigte, alphanumerische Reihenfolge wird automatisch übernommen.
Für den Fall, dass bestimmte Autotexte immer in derselben Reihenfolge übernommen werden müssen, sorgen Sie einfach dafür, dass die angezeigte, alphanumerische Reihenfolge mit der gewünschten Reihenfolge übereinstimmt (z.B. indem Sie die entsprechende Autotexte bei der Erfassung in der Auswahlfeld-Liste Vorlagen für Schriftstück-Typ ‚Word-Autotext’ durchnummerieren).
- Alternativ geben Sie im Feld Suchbegriff einfach den Namen eines Autotextes ein und klicken auf die Schaltfläche Suchen.
regisafe zeigt dadurch die passenden Autotexte aller Ordner unter Gefundene Einträge an.
Markieren Sie den gewünschten Eintrag und wählen Sie OK oder doppelklicken Sie auf den Autotext.- Der Autotext wird an der Position der Einfügemarke in das Dokument eingefügt.
- Der Autotext wird an der Position der Einfügemarke in das Dokument eingefügt.
- Alternativ markieren Sie im unteren Dialogfenster einen der Zuletzt verwendeten Autotexte.
Wählen Sie anschließend OK oder doppelklicken Sie auf den Autotext.- Der Autotext wird an der Position der Einfügemarke in das Dokument eingefügt.
Je nach System-Einstellung werden im Autotext enthaltene Übergabefelder sofort oder erst bei erneutem Öffnen und Aktualisieren des Schriftstücks gefüllt.
- Der Autotext wird an der Position der Einfügemarke in das Dokument eingefügt.
