Serienbriefe aus Office-Datenquellen erstellen (Word)

Neben Adressen oder Verteilern aus der regisafe-Adressverwaltung können auch Microsoft-Office-Datenquellen dazu genutzt werden, Word-Serienbriefe mit Adressen zu versehen. Dabei werden die Adressen innerhalb von Word aus Dateien übernommen, in denen die benötigten Adressen enthalten sind.
Voraussetzung dafür ist, dass Word diese Datenquelle für Serienbriefe verarbeiten kann (siehe Word-Dokumentation).

Anleitung

So gehen Sie vor, um Adressen für Serienbriefe aus einer Office-Datenquelle zu übernehmen: 

1. Stellen Sie zunächst sicher, dass die benötigte externe Datenquelle als Schriftstück in regisafe abgelegt ist.
2. Erstellen Sie den Serienbrief in regisafe auf die übliche Weise.
   Achten Sie darauf, bei der Auswahl der Schriftstück-Vorlage eine Word-Serienbrief-Vorlage zu verwenden, die im optimalen Fall bereits für die Übernahme von Adressen aus der gewünschten Datenquelle vorbereitet ist.
   1. Der Objektreiter Neu-Schriftstück mit dem Detailreiter Allgemein wird geöffnet.
3. Stellen Sie sicher, dass die Felder Adresskennung und Adressverteiler leer sind!
   Löschen Sie ggf. den Inhalt.
4. Speichern Sie die Eingaben in der Datensatzmaske mit OK.
   1. regisafe stellt nun fest, dass für den Serienbrief keine Adressen vorhanden sind und fordert Sie auf, ein Schriftstück zu öffnen, das als Datenquelle dienen soll. Dieses Schriftstück muss bereits in regisafe gespeichert sein, damit die Datenübergabe funktioniert.
      
5. Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja, um anschließend eine Datenquelle auszuwählen. Alternativ wählen Sie Abbrechen, wenn Sie doch lieber mit regisafe-Adressen als Datenquelle arbeiten wollen.
   1. regisafe informiert Sie nun, dass Sie eine Datenquelle zuordnen müssen.
      
6. Wählen Sie Datenquelle suchen, um nun die als Schriftstück abgelegte Datenquelle zu suchen.
   1. Die Schnellsuche wird geöffnet, damit Sie Ihre Datenquelle suchen und zuordnen können.
   2. Alternativ wählen Sie hier Ohne Zuordnung fortfahren, wenn Sie den Serienbrief mit einer leeren Datenquelle - also ohne vorbereitetes Schriftstück - erstellen wollen. Sie müssen dann die Adressdaten im Serienbrief direkt mithilfe der entsprechenden Word-Funktionen eingeben. 
7. Markieren Sie die gewünschte Datenquelle in der Trefferliste und wählen Sie unterhalb der Trefferliste den Befehl Als Datenquelle zuordnen:
   
   
   Alternativ wählen Sie hier Ohne Zuordnung fortfahren, wenn Sie den Serienbrief mit einer leeren Datenquelle - also ohne vorbereitetes Schriftstück - erstellen wollen.
   Bei Zuordnung abbrechen wird die Erstellung des Serienbriefs insgesamt abgebrochen.
8. Auf Nachfrage aktivieren Sie in der Datenquelle ggf. den Bereich, in dem die Adressen enthalten sind (in Excel z.B. das richtige Tabellenblatt).
   
1. Anschließend erstellt regisafe automatisch den Serienbrief in Word. Dieser kann mit den üblichen Word-Funktionen bearbeitet werden.
2. Wenn die Serienbrief-Vorlage nicht zur Verarbeitung der Adressen aus der Datenquelle vorbereitet ist, muss die Vorlage mithilfe der Serienbrief-Funktionen des Textverarbeitungsprogramms jetzt entsprechend angepasst werden.
9. Speichern Sie den Serienbrief, indem Sie das Anwendungsprogramm schließen.
   1. regisafe speichert den Serienbrief und legt die Serienbrief-Datei zusammen mit der Datenquelle im Schriftstück ab.
   2. Bei der Zuordnung der Datenquelle wird die entsprechende Word- oder Excel-Datei aus dem Datenquellen-Schriftstück in das neue Serienbrief-Schriftstück kopiert. Wird das Serienbrief-Schriftstück später zur Bearbeitung geöffnet, verwendet regisafe die Kopie der Datenquelle im Schriftstück.
      Wird der Befehl Datei öffnen und aktualisieren für den Serienbrief ausgeführt, wird die Kopie der Datenquelle standardmäßig erneut in das Serienbrief-Schriftstück kopiert. Eventuelle Änderungen der kopierten Datenquelle im Serienbrief-Schriftstück werden überschrieben.
      Da dies nicht in allen Fällen gewünscht ist, kann das Verhalten über die System-Einstellung Microsoft Word Integration | Serienbrief: Aktualisierung der Datenquelle so angepasst werden, dass die Datenquelle nicht erneut kopiert wird oder dass dies nur nach einer Abfrage geschieht.
   3. Wenn Sie das Modul Adressverwaltung einsetzen, lassen sich Adressen für Serienbriefe noch einfacher mithilfe von regisafe-Verteilern zuordnen. Siehe dazu in der Adressverwaltungs-Dokumentation: regisafe-Verteiler für Serienbriefe verwenden.
      Alternativ können Sie Serienbriefe aber auch auf Basis von einzelnen regisafe-Adressen erstellen. Siehe dazu in der Adressverwaltungs-Dokumentation: regisafe-Adressen für Serienbriefe verwenden