Auswahlfeld-Listen für die Schriftgutverwaltung

Auswahlfeld-Listen standardisieren und vereinfachen die Dateneingabe in regisafe. Durch die Verwendung der Auswahlfeld-Listen werden Fehleingaben, Dubletten und missverständliche Eingaben vermieden. Gleichzeitig können über die Auswahl von Einträgen aus Auswahlfeld-Listen Vorgaben für weitere Einstellungen gesetzt werden, sodass es überflüssig wird, diese separat einzugeben.

Folgende allgemeine Auswahlfeld-Listen stehen zur Verfügung:

• Aufbewahrungsfristen
  Enthält Aufbewahrungsfristen, die im Detailreiter Aufbewahrung von Objektreitern eingetragen werden können. Die Aufbewahrungsfristen werden auch bei der Aussonderung berücksichtigt.
  
  Gültige Werte für die Aufbewahrungsfristen sind relative Angaben wie z.B. 10 Jahre, 6 Monate, 10 Wochen, 14 Tage oder die Angabe dauernd.
  Andere Angaben, die nicht dieselbe Form haben, sind nicht geeignet, da regisafe diese nicht zur Berechnung des Aussonderungszeitpunkts verwenden kann.


• Aufbewahrungsorte
  Enthält die Namen beliebiger Orte zur Aufbewahrung von in Papierform vorliegenden Akten und Schriftstücken, die im Detailreiter Aufbewahrung von Objektreitern eingetragen werden können.
  
  Beispiele:
  

Eintrag	Beschreibung
Archiv	Regisstraße 212
Raum 111	Aktenschrank 10
Raum 333	bei Frau Maier
Zentralregistratur	Hauptstraße 1



• Haushaltsstellen
  Enthält die Namen beliebiger Haushaltsstellen zur Kennzeichnung von Bänden. Sie können im Detailreiter Allgemein von Bänden eingetragen werden.
  • Bei Verwendung von KommunalPLUS-Modulen wird diese Auswahlfeld-Liste unter KommunalPLUS | Allgemein | Buchungsinformationen eingeordnet.


• Produkte
  Enthält die Namen beliebiger Produkte zur Kennzeichnung von Bänden. Sie können im Detailreiter Allgemein von Bänden eingetragen werden.


• Stempel | Stempel (Bearbeitungsnotizen)
  Hier werden die Bearbeitungsnotizen-Stempel definiert. Standardmäßig sind folgende Stempel definiert:
  - Fehlerhaft
  - Genehmigt
  - Geprüft
  - Ungültig
  Neben dem Stempeltext können die Farben von Hintergrund und Text sowie der Zugriff festgelegt werden.
  
• Anders als bei Stempeln für TIFF und PDF-Dateien können im Stempeltext keine Datenfelder verwendet werden. Der Name des Sachbearbeiters sowie Datum und Uhrzeit, zu der der Stempel angebracht wurde, werden jedoch automatisch ergänzt und im Schriftstück mit dem Stempeltext angezeigt.

Beispiele:


Eintrag	Hintergrundfarbe	Textfarbe
Fehlerhaft	Rot	Gelb
Genehmigt
Geprüft
Sachlich richtig	Grün
Ungültig	Rot

• Sind für die Stempel keine Farben definiert, wird die Farbgebung entsprechend der System-Einstellung Bearbeitungsnotizen gestaltet.
• TR RESISCAN | Scanstrategie
  Diese Auswahlfeld-Liste erscheint nur, wenn das optionale Modul TR RESISCAN des Kommunalpakets eingesetzt wird.
  Enthält die verfügbaren Scanstrategien, die anhand von drei Fragestellungen ausgewählt werden sollten:
  n Soll das Papierdokument (überhaupt) gescannt werden? (Sinn beurteilen)
  n Kann das Papierdokument ersetzend gescannt werden? (Zulässigkeit und Eignung beurteilen)
  n Welchen Schutzbedarf hat das Dokument? (Schutzbedarf festlegen)
  
  Folgende Scanstrategien leiten sich in der Praxis daraus ab, diese müssen aber bei Bedarf manuell erfasst werden (keine Vorgabe):
  

Eintrag	Scanstrategie	Beschreibung	Merkmal
01	Ersetzend scannen	Scannen mit anschließender Vernichtung des Originals.	Schutzbedarf normal Standard für alle Dokumente, die ersetzend gescannt werden sollen und können (Sinn, Zulässigkeit und Eignung)
02	Ersetzend scannen mit erhöhtem organisatorischen Standard	Scannen mit zusätzlichen organisatorischen Sicherheitsmerkmalen mit anschließender Vernichtung des Originals.	Z.B. besondere Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Mitarbeiter (z. B. Steuerakte)
03	Ersetzend scannen mit erhöhtem technischen Standard	Scannen mit zusätzlichen technischen Sicherheitsmerkmalen und anschließender Vernichtung des Originals.	Qualifizierte elektronische Signatur (z.B. Posteingang, Bußgeldverfahren) Festlegung spezifischer Scanprofile (Farbe, Auflösung)



• TR RESISCAN | Schutzbedarf
  Diese Auswahlfeld-Liste erscheint nur, wenn das optionale Modul TR RESISCAN des Kommunalpakets eingesetzt wird.
  Enthält die verfügbaren Stufen des Schutzbedarfs. Bei der Schutzbedarfsanalyse wird das für die jeweils zu verarbeitenden Dokumente angemessene Sicherheitsniveau festgelegt.
  
  Folgende Schutzbedarfskategorien leiten sich in der Praxis daraus ab, diese müssen aber bei Bedarf manuell erfasst werden (keine Vorgabe):

Eintrag	Schutzziele	Definition
normal	Vertraulichkeit	Die Schadensauswirkungen sind begrenzt und überschaubar.
hoch	Integrität (Korrektheit)	Die Schadensauswirkungen können beträchtlich sein.
sehr hoch	Verfügbarkeit	Die Schadensauswirkungen können ein existenziell bedrohliches, katastrophales Ausmaß erreichen.

Folgende Auswahlfeld-Listen stehen speziell für die Schriftgutverwaltung zur Verfügung:

• Bearbeitungsstatus
  Enthält beliebig zu bezeichnende Status der Bearbeitung von Schriftstücken.
  
  Für jeden Bearbeitungsstatus kann im Feld Funktionen festgelegt werden, welche Funktion automatisch für ein Objekt ausgeführt werden soll, für das der betreffende Status neu eingestellt wird.
  Details zur Definition der einzelnen Funktionen finde Sie unter Funktionen für Bearbeitungsstatus festlegen.
  
  Beispiele:
  

Eintrag
Endfassung
in Bearbeitung
veraltet
zurückgestellt



• Internet-Rubriken
  Enthält die Namen beliebiger Internet-Rubriken, die bei Verwendung des Anwendungsmoduls WebPublisher zur Veröffentlichung von Schriftstücken im Detailreiter Extras eingetragen werden können.
  
  Beispiele:
  

Eintrag	Beschreibung
Aktuelles	Allgemeine, öffentlich zugängliche Informationen
Kultur und Freizeit	Spezielle Informationen über Kultur- und Freizeitangebote
Ratsinformation	Öffentliche Informationen aus dem Gemeinderat



• Kategorien
  Enthält die Namen beliebiger Kategorien zur Kennzeichnung von Schriftstücken.
  
  Beispiele:
  

Eintrag	Beschreibung
Bildarchiv	Enthält Bilder, zusammengefasst zu bestimmten Themen oder Ereignissen
Posteingang	Enthält eingehende, gescannte Post
Rechnungseingang	Enthält eingehende, gescannte Rechnungen
Vertrauliches	Enthält vertrauliche Informationen mit beschränktem Zugriff



• Vorlagen für Schriftstück-Typ "<Art>"
  Hier werden die Vorlagen erfasst, die beim Neuanlegen eines Schriftstücks auf Basis der jeweiligen Schriftstück-Art zur Verfügung stehen sollen. Neben der Bezeichnung der Vorlage und dem Vorlage-Schriftstück wird hier auch mithilfe der Kategorie, der Abhängigkeit und des Zugriffs festgelegt, wo die Vorlage angeboten wird und wer diese nutzen darf.
  Wird eine Abhängigkeit angegeben, steht die Vorlage nur zur Verfügung, wenn vor dem Neuanlegen des Schriftstücks das entsprechende Aktenzeichen markiert wurde.
  
  Beispiele für Schriftstücke der Art "Word":
  

Bezeichnung der Vorlage	Kategorie	Abhängigkeit	Zugriff
Aktenvermerk	Notizen		Alle Benutzer
Brief mit Barcode	Briefe		Alle Benutzer
Brief ohne Barcode	Briefe		Alle Benutzer
Kurznotiz	Notizen		Alle Benutzer
Urlaubsantrag Buchhaltung	Anträge	Aktenzeichen=59.12	Buchhaltung