Berechtigungen für die Adressverwaltung

Für alle wichtigen Funktionen der einzelnen Module (Kategorien) lässt sich mithilfe von Berechtigungen detailliert festlegen, wer diese nutzen darf.

So zeigen Sie die Berechtigungen zur Bearbeitung an:

  1. Wählen Sie im Start-Menü den Befehl Programm | Benutzerdefinition.
    1. Der Reiter Benutzerdefinition wird geöffnet.
  2. Markieren Sie im Bereich Kategorien den Eintrag Benutzer oder Gruppen, je nachdem, ob Sie die Berechtigungen eines Benutzers oder einer Gruppe anzeigen wollen.
    1. Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Benutzer oder Gruppen angezeigt.
  3. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag.
    1. Die Definition des Benutzers oder der Gruppe wird als Reiter angezeigt.
  4. Wählen Sie den Detailreiter Berechtigungen.
    1. Die vorhandenen Berechtigungs-Kategorien werden angezeigt.
  5. Markieren Sie die gewünschte Kategorie.
    1. Im Bereich Berechtigungen sehen Sie jetzt die Berechtigungen für die ausgewählte Kategorie. Durch Klicken auf die Checkbox aktivieren oder deaktivieren Sie die Berechtigung.
    2. Für Benutzer oder Gruppen, die in der Kategorie System die Berechtigung Vollzugriff besitzen, müssen einzelne Berechtigungen nicht mehr separat gesetzt werden.
      Ausnahme: Eigener Kalender in der Kategorie Terminkalender.

Berechtigungen, die der regisafe-Administrator zur Verwendung der Adressverwaltung festlegen kann

Folgende Berechtigungen kann ein regisafe-Administrator für die Adressverwaltung festlegen:

  1. Abonnieren
    Der Benutzer kann für sich Abonnements einrichten und verwalten, um über Aktivitäten anderer Benutzer zu den abonnierten Adressen informiert zu werden.
  2. Adressen ändern
    Daten vorhandener Adressen ändern. Es können nur Adressen geändert werden, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Adressen-Datensatzes zugreifen darf.
  3. Adressen auf Landkarte zeigen
    Der Benutzer darf den Befehl Adresse auf Landkarte aufrufen verwenden, um eine Adresse in Google Maps innerhalb des Internet-Browsers aufrufen zu lassen.
  4. Adressen lesen
    Adressen suchen, in Listen anzeigen usw.
    Diese Berechtigung ist notwendig, damit überhaupt auf Daten zugegriffen werden kann!
    Es werden jedoch nur Adressen angezeigt, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Adressen-Datensatzes zugreifen darf.
  5. Adressen löschen
    Vorhandene Adressen löschen. Es können nur Adressen gelöscht werden, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Adressen-Datensatzes zugreifen darf.
  6. Adressen neu anlegen (Allgemein)
    Neue Adressen anlegen.
  7. Adressen neu anlegen vom Typ '...'
    Neue Adressen des entsprechenden Typs anlegen.
  8. Aktivitätenliste anzeigen
    Der Benutzer bekommt die Berechtigung, die Aktivitätenliste der Kundenverwaltung anzusehen.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls CRM-Funktionalität/Kundenakte.
  9. Aktivitätenliste bearbeiten
    Der Benutzer bekommt die Berechtigung, die Aktivitätenliste der Kundenverwaltung zu bearbeiten.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls CRM-Funktionalität/Kundenakte.
  10. Aktivitätsprotokoll anzeigen (abhängig von Zugriffsrechten)
    Anzeigen eines Protokolls mit an Adressen durchgeführten Aktivitäten. Es werden nur Einträge zu Objekten angezeigt, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Aktion zumindest Lesezugriff besessen hat.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  11. Aktivitätsprotokoll anzeigen (alle Einträge, unabhängig von Zugriffsrechten)
    Anzeigen eines Protokolls mit an Adressen durchgeführten Aktivitäten. Es werden auch Einträge zu Objekten angezeigt, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Aktion und/oder heute keinen Zugriff besitzt.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  12. Aktivitätsprotokoll manuell ergänzen
    Ermöglicht das manuelle Eingeben von Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll. Auch ohne diese Berechtigung werden automatisch alle an Adressen vorgenommenen Aktivitäten protokolliert.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  13. Als E-Mail senden
    Senden von Adressen über ein externes E-Mail-System (Groupwise, Exchange, Outlook-Client usw.), sofern der Befehl Als E-Mail senden gemäß System-Einstellung Befehl 'Als E-Mail senden' verfügbar ist.
    Wird das Modul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, heißt diese Berechtigung nicht mehr Als E-Mail senden sondern Neue Mail/Wiedervorlage.
  14. Anschriften-Formate lesen
    Der Benutzer darf den Aufbau von Briefanschriften lesen.
  15. Anschriften formatieren
    Der Benutzer darf den Aufbau von Briefanschriften ändern und festlegen.
  16. Auskunft erstellen
    Der Benutzer darf eine detaillierte Auskunft an Betroffene auf Basis des Bundesdatenschutzgesetzes erstellen.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Personendatenauskunft.
  17. Aussondern
    Der Benutzer darf die Aussonderungs-Funktion aufrufen um Adressen nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer auszusondern.
  18. Aussondern: Alle Adressen, nicht nur eigene
    Der Benutzer darf alle Adressen nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer aussondern. Besitzt er diese Berechtigung nicht, darf er nur eigene Adressen aussondern. Welche Adressen "eigene Adressen" sind, können Sie mit der System-Einstellung Felder für Erkennung eigener Adressen (Gruppe Adressverwaltung) festlegen. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  19. Aussondern: Auch archivwürdige Adressen
    Adressen nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer aussondern, auch wenn die Markierung Archivwürdig gesetzt ist. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  20. Aussondern: Auch ohne Zugriffsberechtigung
    Der Benutzer darf Adressen auch dann in die Aussonderungsliste aufnehmen, wenn er keine Zugriffsberechtigung auf sie besitzt. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  21. Aussondern: Aufbewahrungsdauer einstellen
    Der Benutzer darf bei der Funktion Aussondern einen anderen Modus zur Berechnung der Aufbewahrungsdauer festlegen, als in den System-Einstellungen unter Aufbewahrungsdauer läuft ab eingestellt.
  22. Aussondern: Laufende Aussonderungen anzeigen/abbrechen
    Der Benutzer kann sich alle laufenden Aussonderungen anzeigen lassen und diese abbrechen.
  23. Aussondern: Lesezugriff auf Adressen reicht aus
    Der Benutzer darf Adressen auch dann in die Aussonderungsliste aufnehmen, wenn er nur Lesezugriff (und keine Vollberechtigung) auf sie besitzt. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  24. Dublettenprüfung: Markierung "Aus Dublettenprüfung ausschließen" setzen
    Der Benutzer erhält die Berechtigung, die Markierung Aus Dublettenprüfung ausschließen im Detailreiter Extras zu setzen.
  25. Dublettenprüfung: Vollzugriff erlauben
    Erlaubt im Rahmen der Dublettenprüfung beim Neuanlegen und Ändern von Adressen den Zugriff auf den gesamten Adressbestand. Darüber hinaus steht im Start-Menü auch der Befehl zur Dublettenprüfung über den Gesamtdatenbestand zur Verfügung.
  26. Dublettenprüfung: Zwei Adressen in Bearbeitungsliste zusammenführen
    Diese Berechtigung ermöglicht dem Anwender das Zusammenführen zweier Adressen in einer Bearbeitungsliste, Trefferliste oder Verlaufsliste.
  27. Gesperrte Adressen als Vertreter entsperren
    Adressen entsperren, welche z.B. durch das Modul Mobil oder den Befehl Kopieren in Windows-Ordner von einem anderen Benutzer gesperrt wurden, dessen Vertretung Sie übernehmen können.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung eines Moduls, dass das Sperren von Objekten unterstützt (z.B. Mobil) gemeinsam mit dem Modul Vertretungsregelung.
  28. Gesperrte Adressen entsperren
    Adressen entsperren, welche z.B. durch das Modul Mobil oder den Befehl Kopieren in Windows-Ordner von einem beliebigen anderen Benutzer gesperrt wurden.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung eines Moduls, dass das Sperren von Objekten unterstützt (z.B. Mobil) gemeinsam mit dem Modul Vertretungsregelung.
  29. Interne Objektinformationen anzeigen
    Benutzer mit dieser Berechtigung können sich interne Informationen zu Adressen anzeigen lassen, indem Sie während dem Aufruf des Befehls Anzeigen die Umschalt-Taste gedrückt halten.
  30. Jubiläumsliste erstellen
    Der Benutzer bekommt das Recht, eine Liste aller Personen in der Adressverwaltung zu erstellen, die in einem bestimmten Datumsbereich ein Jubiläum haben.
  31. Markierung 'Adresse nicht verwenden' setzen
    Der Benutzer bekommt das Recht, die Markierung 'Adresse nicht verwenden' zu setzen.
    Entsprechend markierte Adressen können nicht mehr verwendet, also z.B. keinem Schriftstück neu zugeordnet werden.
  32. Neue Mail/Wiedervorlage
    Die Befehle zum Senden von Adressen als Mail bzw. Eintragen einer neuen Wiedervorlage stehen in den Menüs zur Verfügung.
    Diese Berechtigungen gibt es nur bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage.
  33. Postleitzahlen bearbeiten
    Der Benutzer bekommt die Berechtigung, Postleitzahlen zu suchen, zu ändern und neu anzulegen.
  34. Reiter "Betreuung" verwenden
    Der Benutzer bekommt das Recht, den Reiter Betreuung zu sehen und zu bearbeiten.
  35. Reiter "Personendaten" verwenden
    Der Benutzer bekommt das Recht, den Reiter Personendaten zu sehen und zu bearbeiten.
  36. Suchkriterien speichern für andere
    Benutzer darf Suchkriterien speichern, die auch von anderen Benutzern genutzt werden können.
  37. Suchkriterien speichern für sich selbst
    Benutzer darf Suchkriterien für den eigenen Gebrauch speichern.
  38. Versionen anzeigen
    Der Benutzer bekommt das Recht, unterschiedliche Versionen einer Adresse anzuzeigen. Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Versionskontrolle.
  39. Versionen erstellen
    Der Benutzer bekommt das Recht, eine neue Hauptversion einer Adresse manuell zu erstellen.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Versionskontrolle.
  40. Versionen wiederherstellen
    Der Benutzer bekommt das Recht, (ältere) Versionen einer Adresse wiederherzustellen.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Versionskontrolle.
  41. Verweise auf Adressen in Zwischenablage kopieren
    Erlaubt dem Benutzer, eine Verweisdatei in die Zwischenablage zu kopieren.
  42. Visitenkarte erstellen
    Der Benutzer darf den Befehl Visitenkarte erstellen verwenden, um zu einer Adresse in regisafe eine Visitenkarten-Datei zu erstellen.
  43. Wiederherstellen aller gelöschten Adressen
    Der Benutzer darf alle gelöschten Adressen wiederherstellen.
    Diese Berechtigung gibt es nur, wenn in der IQServer.ini für die Adressverwaltung der Eintrag Wiederherstellbar = Ja gesetzt ist.
  44. Wiederherstellen selbst gelöschter Adressen
    Der Benutzer darf nur die von ihm selbst gelöschten Adressen wiederherstellen
    Diese Berechtigung gibt es nur, wenn in der IQServer.ini für die Adressverwaltung der Eintrag Wiederherstellbar = Ja gesetzt ist.
  45. Änderungen der Berechtigungen wirken jeweils nach dem erneuten Start von regisafe.