So öffnen Sie den Reiter "Einstellungen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Einstellungen.
   1. Der Reiter  Einstellungen wird geöffnet.
2. Klappen Sie unter Gruppen den Eintrag System-Einstellungen auf und markieren Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe. Sie können auch im Feld Suche nach Einstellung den Namen der gesuchten Einstellung eingeben, um gruppenübergreifend die Auswahl einzuschränken.
   1. Die Einstellungen der ausgewählten Gruppe werden auf der rechten Seite angezeigt.
3. In der Liste im rechten Feld können Sie einzelne Einstellungen mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Ändern ändern. Über die Schaltfläche Info erhalten Sie weitere Informationen zur ausgewählten Einstellung. Beide Möglichkeiten werden auch als Kontextmenü angezeigt.
   Nach Einträgen können Sie suchen, wenn Sie mit STRG+F ein Suchfeld öffnen. Alternativ können Sie auch in die Liste klicken und direkt losschreiben.

Folgende System-Einstellungen kann der Administrator in der Gruppe "Personendatenauskunft" festlegen:

1. Adresse anfügen bei externem Datenschutzbeauftragten
   Legen Sie hier fest, ob die betroffene Adresse vollständig oder nur als Adresskennung dem Nachrichtentext hinzugefügt werden soll, wenn ein externer Datenschutzbeauftragter per E-Mail über die Erfassung einer neuen Adresse informiert wird.
   Ja fügt den vollständigen Namen und die Anschrift ein
   Nein fügt lediglich die Adresskennung ein
   1. Bei internen Empfängern wird die E-Mail-Adresse grundsätzlich als Anlage beigefügt. Das ist bei externen Empfängern nicht möglich!
2. Aktenzeichen für Infos und Auskünfte
   Legen Sie hier das Aktenzeichen fest, unter welchem Info-Mails, Info-Briefe und Auskünfte an Betroffene abgelegt werden.
   Es kann nur genau ein Aktenzeichen festgelegt werden.
3. Auskunft an Betroffene: Daten
   Legen Sie hier fest, welche Daten einer Adresse in die detaillierte Auskunft an Betroffene übernommen werden sollen.
   Damit die Übergabe an die Auskunftsdatei funktioniert, müssen entsprechende Textformularfelder in der verwendeten Vorlage vorhanden sein!
   Hier müssen nur solche Datenfelder ausgewählt werden, die nicht bereits in der System-Einstellung Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus Adresse ausgewählt sind.
4. Auskunft an Betroffene: Vorlage
   Legen Sie hier das Schriftstück fest, das als Vorlage zur Erstellung der detaillierten Auskunft an Betroffene genutzt werden soll. Tragen Sie dazu die Kennung des Schriftstücks ein.
   1. Neben den üblichen Textformularfeldern aus dem erstellten Schriftstück und der Adresse können in der Vorlage auch die Datenschutzangaben aus der Adresse eingetragen werden.
      Die entsprechenden Textformularfelder lauten:
      n AD_AK_Datenherkunft
      n AD_AK_Verwendung
      n AD_AK_Sperrhinweise
      n AD_AK_WeitergabeAn
      Diese Textformularfelder stehen aber nur zur Verfügung, wenn sie in der Einstellung Auskunft an Betroffene: Daten ausgewählt sind.
      
      Die Angabe zur Identifikation der anfragenden Person wird in das Feld Hinweise des erstellten Schriftstücks eingetragen und ist somit als Textformularfeld SS_Hinweise zu übernehmen.
5. Bestätigung des Info-Mail-Versands
   Legen Sie hier fest, ob der regisafe-Benutzer jedes Mal benachrichtigt werden soll, wenn nach dem Neuanlegen einer Personen-Adresse eine Info-Mail an die betroffene Person versendet wurde.
6. Datenschutzbeauftragter
   Legen Sie hier den Datenschutzbeauftragten fest. Hier kann nur ein Benutzer ausgewählt werden.
   Handelt es sich um einen "externen" Datenschutzbeauftragten, muss dieser trotzdem als regisafe-Benutzer auswählbar sein. In den Zusatzdaten dieses Benutzers muss unter MailWeiterleitung die "externe" E-Mail-Adresse eingetragen werden.
7. Datenschutzbezogene Pflichtfelder einer Adresse
   Legen Sie hier die Felder im Bereich Angaben zum Datenschutz einer Adresse fest, welche bei der Erstellung einer Adresse als Pflichtfelder gelten sollen.
8. Info-Brief: Vorlage
   Legen Sie hier das Schriftstück fest, das als Vorlage zur Erstellung der brieflichen Information über die Erfassung personenbezogener Daten genutzt werden soll. Tragen Sie dazu die Kennung des Schriftstücks ein.
   Die Vorlage sollte i.d.R. den Briefkopf und ein Anschreiben enthalten, ergänzt um den Inhalt des Informationsblatts aus der Einstellung Info-Mail: Informationsblatt.
9. Info-Mail: Betreff
   Legen Sie hier den Betreff für die automatisch erzeugte Info-Mail über die Erfassung personenbezogener Daten fest.
10. Info-Mail: Informationsblatt
    Legen Sie hier das zu verwendende Informationsblatt fest. Tragen Sie dazu die Kennung des Informationsblatts ein.
11. Info-Mail: Nachricht
    Legen Sie hier den Text der Nachricht für die automatisch erzeugte Info-Mail über die Erfassung personenbezogener Daten fest.
12. Mail an Datenschutzbeauftragten: Betreff
    Legen Sie hier den Betreff für die automatisch erzeugte Mail an den Datenschutzbeauftragten fest.
13. Mail an Datenschutzbeauftragten: Nachricht
    Legen Sie hier die Nachricht für die automatisch erzeugte Mail an den Datenschutzbeauftragten fest.
14. Vorgehensweise bei nicht vorhandener E-Mail-Adresse
    Legen Sie hier fest, was geschehen soll, wenn beim Anlegen einer neuen Adresse keine E-Mail-Adresse angegeben wird:
    Info an Datenschutzbeauftragten: sendet automatisch eine Mail an den Datenschutzbeauftragten. Der Datenschutzbeauftragte sowie Inhalt und Betreff der Mail werden den System-Einstellungen Datenschutzbeauftragter und Mail an Datenschutzbeauftragten...entnommen.
    Erstellung eines Briefes: erstellt einen Info-Brief an den Betroffenen auf Basis der Vorlage, die in der System-Einstellung Info-Brief: Vorlage festgelegt ist
    Ignorieren: erstellt keinerlei Mails oder Briefe
15. Zugriff auf Infos und Auskünfte
    Legen Sie hier den Zugriff fest, den Info-Mails, Info-Briefe und Auskünfte an Betroffene erhalten sollen.