So öffnen Sie den Reiter "Einstellungen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Einstellungen.
   1. Der Reiter  Einstellungen wird geöffnet.
2. Klappen Sie unter Gruppen Ihren Benutzernamen-Eintrag auf und markieren Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe. Sie können auch im Feld Suche nach Einstellung den Namen der gesuchten Einstellung eingeben, um gruppenübergreifend die Auswahl einzuschränken.
   1. Die Einstellungen für die ausgewählte Gruppe werden auf der rechten Seite angezeigt. Sie können im Feld auf der rechten Seite mit STRG+F ein Suchfeld für eine Suche innerhalb der Gruppe öffnen.
3. In der Liste im rechten Feld können Sie einzelne Einstellungen mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Ändern ändern. Über die Schaltfläche Info erhalten Sie weitere Informationen zur ausgewählten Einstellung. Beide Möglichkeiten werden auch im Kontextmenü angeboten.
   Nach Einträgen können Sie suchen, wenn Sie mit STRG+F ein Suchfeld öffnen. Alternativ können Sie auch in die Liste klicken und direkt losschreiben.

• Diese Benutzer-Einstellungen stehen zur Verfügung, wenn das Modul CRM-Funktionalität/Kundenakte (regisafe economie) eingebunden ist.

Folgende Einstellungen kann jeder Benutzer in der Gruppe "Kundenverwaltung" festlegen:

1. Doppelklick in Kundenaktivitäts-Liste
   Legen Sie hier fest, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn sie auf Kundenaktivitäten in einer Liste doppelklicken.
2. Favoriten
   Die hier (durch das festgelegte Zeichen voneinander getrennt) angegebenen Kundenaktivitäten werden Ihnen angezeigt, wenn Sie den Befehl Favoriten anzeigen aufrufen. Beachten Sie bitte, dass bereits geöffnete Listenfenster durch das Ändern dieser Einstellung nicht aktualisiert werden.
   1. Mit den Befehlen Zu den Favoriten hinzufügen und Aus den Favoriten entfernen können Sie die Favoriten bequemer verwalten, als die Einstellung manuell zu setzen.
3. Anzahl der Kundenaktivitäten im Verlauf
   Anzahl der Kundenaktivitäten, die Ihnen im Verlauf angezeigt werden.
   
4. In Such- und Eingabefenstern Aktivitätenkennung vorgeben
   Ist diese Einstellung gesetzt, wird in den Such- und Eingabefenstern das Feld Aktivitätenkennung immer vorgegeben, sofern irgendwann Kundenaktivitäten ausgewählt wurden.
   
5. Kundenaktivitäts-Reiter nach OK schließen
   Legen Sie hier fest, ob ein Kundenaktivitäts-Reiter geschlossen werden soll, wenn Sie im Datensatz Neueingaben oder Änderungen durchgeführt haben und auf OK klicken.
6. Nach Neuanlegen Listenfenster aktualisieren
   Ist diese Einstellung gesetzt, werden nach dem Kundenaktivitäten-Neuanlegen eventuell geöffnete Listenfenster aktualisiert, indem die dort durchgeführte Suche wiederholt wird. Dadurch erscheinen neu angelegte Kundenaktivitäten automatisch in den Listen.
   
7. Nach Neuanlegen sofort erneut Neuanlegen
   Ist diese Einstellung aktiviert, dann wird beim Kundenaktivitäten-Neuanlegen nach Klick auf OK automatisch erneut der Befehl Neu anlegen aufgerufen. Sie können damit komfortabel viele Kundenaktivitäten nacheinander erfassen.
   
8. Phonetische/Exakte Suche in Textfeldern
   Ist das phonetische Suchsystem aktiviert, findet eine Suche nach 'MAIER' auch 'MEYER' - bei exakter Suche nicht. Diese Einstellung gilt für alle Funktionen, in denen in Textfeldern gesucht wird.
   
9. Standard-Zugriff beim Neuanlegen
   Wählen Sie hier die Gruppe oder den Benutzernamen aus, der im Feld Zugriff standardmäßig vorgegeben werden soll. Es können auch mehrere Angaben ausgewählt werden. Der hier ausgewählte Zugriff kann selbstverständlich pro Kundenaktivität individuell abgeändert werden. Ist hier als Standard-Zugriff Alle Benutzer ausgewählt, dann wird der Zugriff ggfl. von übergeordneten Objekten übernommen.
   1. Ist hier als Standard-Zugriff Alle Benutzer ausgewählt oder ist das Feld leer, wird der Zugriff abhängig von der entsprechenden System-Einstellung von übergeordneten Objekten übernommen.
      Sobald der Benutzer im Feld Zugriff etwas anderes eingibt als Alle Benutzer oder "leer", wird in der Folge sowohl die Übernahme aus übergeordneten Objekten als auch der hier definierte Standard-Zugriff ignoriert.
10. Wortbestandteil-Suche in Textfeldern
    Bei Exakt findet eine Suche nach "Kinder" kein "Kindergarten", da nur exakt identische Wörter gefunden werden. Bei Wortanfang wird in diesem Beispiel "Kindergarten" gefunden. Bei Innerhalb wird der "Kindergarten" auch bei einer Suche nach "garten" oder sogar "erga" gefunden - diese Suche ist jedoch langsamer als die beiden anderen Suchmethoden.
    
11. Zugriffsberechtigung in Listen anzeigen
    Ist diese Einstellung gesetzt, können Sie sich in den Listen (z.B. Trefferlisten einer Suchfunktion) das Zugriffsberechtigungs-Feld anzeigen lassen. Beachten Sie bitte: In diesem Fall ist das Anzeigen der Listen deutlich langsamer!

So öffnen Sie den Reiter "Einstellungen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Einstellungen.
   1. Der Reiter  Einstellungen wird geöffnet.
2. Klappen Sie unter Gruppen den Eintrag System-Einstellungen auf und markieren Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe. Sie können auch im Feld Suche nach Einstellung den Namen der gesuchten Einstellung eingeben, um gruppenübergreifend die Auswahl einzuschränken.
   1. Die Einstellungen der ausgewählten Gruppe werden auf der rechten Seite angezeigt.
3. In der Liste im rechten Feld können Sie einzelne Einstellungen mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Ändern ändern. Über die Schaltfläche Info erhalten Sie weitere Informationen zur ausgewählten Einstellung. Beide Möglichkeiten werden auch als Kontextmenü angezeigt.
   Nach Einträgen können Sie suchen, wenn Sie mit STRG+F ein Suchfeld öffnen. Alternativ können Sie auch in die Liste klicken und direkt losschreiben.

• Diese System-Einstellungen stehen zur Verfügung, wenn das Modul CRM-Funktionalität/Kundenakte (regisafe economie) eingebunden ist.

Folgende System-Einstellungen kann der Administrator in der Gruppe "Kundenverwaltung" festlegen:

1. Adressen-Zuordnung
   Wählen Sie hier, ob Kundenaktivitäten nur einer Adresse oder mehreren Adressen zugeordnet werden dürfen. Bei Aufzählung werden mehrere Adressen in der Form xxxx, xxxx, xxxx, xxxx angegeben, sonst in der Form xxxx (xxxx, xxxx, xxxx).
2. Adresskennung erforderlich
   Legen Sie hier fest, ob Kundenaktivitäten zwangsweise Adressen zugeordnet sein müssen oder ob dies optional ist.
   Mit der Einstellung Ja - nur beim manuelle Neuanlegen müssen Kundenaktivitäten nur dann zwingend Adressen zugeordnet sein, wenn der Benutzer sie manuell anlegt, nicht aber, wenn sie beispielsweise über Schnittstellen automatisiert angelegt werden.
3. Aktivitätsprotokoll schreiben
   Ist diese Einstellung aktiviert, werden sämtliche Änderungen in Kundenaktivitäten im sogenannten Aktivitätsprotokoll protokolliert.
   Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
   Aus
   Es erfolgt keine Protokollierung
   Änderungsaktivitäten protokollieren
   Es werden alle Aktivitäten protokolliert, bei denen das Objekt geändert wurde.
   Lese- und Änderungsaktivitäten protokollieren
   Neben den Änderungsaktivitäten werden auch alle lesenden Zugriffe auf das Objekt protokolliert. Eine Anzeige des Objekts in einer Trefferliste ist noch kein lesender Zugriff.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
4. Aktivitätsprotokoll: Aufbewahrungsdauer Änderungen
   Legen Sie hier fest, ob bzw. nach welchen Kriterien protokollierte Änderungen aus dem Aktivitätsprotokoll entfernt werden sollen. Wenn Sie keine Einstellung setzen, bleiben solche Aktivitätsprotokoll-Einträge für immer erhalten.
   Folgende grundsätzliche Möglichkeiten haben Sie:
   Protokolleinträge anonymisieren
   Bei dieser Einstellung wird der Name des Benutzers im Eintrag nach einer festgelegten Frist durch den Begriff (Anonymisiert) ersetzt. Wenn zusätzlich die Option Beim Anonymisieren... gesetzt ist, wird die Beschreibung der Aktivität durch den Text (Anonymisiert und Aktivitätsbeschreibung entfernt) ersetzt.
   Protokolleinträge entfernen
   Bei dieser Einstellung wird der Eintrag nach einer festgelegten Frist vollständig gelöscht.
   
   Beide Möglichkeiten können auch gemeinsam genutzt werden, jeweils mit unterschiedlicher Frist.
   Beispiel: Anonymisieren nach 6 Monaten, Entfernen nach 2 Jahren
   
   Das Anonymisieren und Entfernen der Aktivitätsprotokoll-Einträge führt der IQ-Server einmal täglich als Hintergrundaktivität durch. Das Ändern der System-Einstellung wirkt sich erst am nächsten Tag aus, nicht unmittelbar nach einem Neustart des IQ-Servers.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
5. Aktivitätsprotokoll: Aufbewahrungsdauer Lesezugriffe
   Legen Sie hier fest, ob bzw. nach welchen Kriterien protokollierte Lesezugriffe aus dem Aktivitätsprotokoll entfernt werden sollen. Wenn Sie keine Einstellung setzen, bleiben solche Aktivitätsprotokoll-Einträge für immer erhalten.
   Folgende grundsätzliche Möglichkeiten haben Sie:
   Protokolleinträge anonymisieren
   Bei dieser Einstellung wird der Name des Benutzers im Eintrag nach einer festgelegten Frist durch den Begriff (Anonymisiert) ersetzt. Wenn zusätzlich die Option Beim Anonymisieren... gesetzt ist, wird die Beschreibung der Aktivität durch den Text (Anonymisiert und Aktivitätsbeschreibung entfernt) ersetzt.
   Protokolleinträge entfernen
   Bei dieser Einstellung wird der Eintrag nach einer festgelegten Frist vollständig gelöscht.
   
   Beide Möglichkeiten können auch gemeinsam genutzt werden, jeweils mit unterschiedlicher Frist.
   Beispiel: Anonymisieren nach 6 Monaten, Entfernen nach 2 Jahren
   
   Das Anonymisieren und Entfernen der Aktivitätsprotokoll-Einträge führt der IQ-Server einmal täglich als Hintergrundaktivität durch. Das Ändern der System-Einstellung wirkt sich erst am nächsten Tag aus, nicht unmittelbar nach einem Neustart des IQ-Servers.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
6. Aktivitätsprotokoll: Aufbewahrungsdauer sonst. Aktivitäten
   Legen Sie hier fest, ob bzw. nach welchen Kriterien protokollierte Aktivitäten wie beispielsweise Mailversand oder Aktenanforderung aus dem Aktivitätsprotokoll entfernt werden sollen. Wenn Sie keine Einstellung setzen, bleiben solche Aktivitätsprotokoll-Einträge für immer erhalten.
   Folgende grundsätzliche Möglichkeiten haben Sie:
   Protokolleinträge anonymisieren
   Bei dieser Einstellung wird der Name des Benutzers im Eintrag nach einer festgelegten Frist durch den Begriff (Anonymisiert) ersetzt. Wenn zusätzlich die Option Beim Anonymisieren... gesetzt ist, wird die Beschreibung der Aktivität durch den Text (Anonymisiert und Aktivitätsbeschreibung entfernt) ersetzt.
   Protokolleinträge entfernen
   Bei dieser Einstellung wird der Eintrag nach einer festgelegten Frist vollständig gelöscht.
   
   Beide Möglichkeiten können auch gemeinsam genutzt werden, jeweils mit unterschiedlicher Frist.
   Beispiel: Anonymisieren nach 6 Monaten, Entfernen nach 2 Jahren
   
   Das Anonymisieren und Entfernen der Aktivitätsprotokoll-Einträge führt der IQ-Server einmal täglich als Hintergrundaktivität durch. Das Ändern der System-Einstellung wirkt sich erst am nächsten Tag aus, nicht unmittelbar nach einem Neustart des IQ-Servers.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
7. Bearbeitungswege definieren
   Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können für Kundenaktivitäten Bearbeitungswege (Workflows) definiert werden:
   Ja (immer möglich): Es können für alle Kundenaktivitäten Bearbeitungswege definiert werden. In jedem Adressen-Fenster wird hierzu ein Detailreiter Bearbeitungsweg angeboten.
   Ja (wenn keine Programmierung vorhanden): Wie oben, jedoch wird der Detailreiter Bearbeitungsweg nicht angeboten, wenn für die jeweilige Kundenaktivitäts-Art bereits Arbeitsabläufe systemseitig programmiert sind.
   Nein: Die Definition von Bearbeitungswegen ist nicht möglich, der Detailreiter Bearbeitungsweg existiert in Kundenaktivitäts-Fenstern nicht.
   
   Diese Einstellung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Workflow.
8. Befehl 'Als E-Mail senden'
   Legen Sie hier fest, ob im Kundenaktivitäten-Menü der Befehl Als E-Mail senden verfügbar sein soll. Mit diesem Befehl können Sie Kundenaktivitäten über Ihr externes E-Mail-System versenden. Dieser Befehl macht in der Regel dann Sinn, wenn das Modul Mail/Wiedervorlage nicht eingesetzt wird.
9. Felder für Erkennung eigener Adressen
   Legen Sie hier fest, anhand welcher Datenbankfelder erkannt wird, ob Kundenaktivitäten "eigene Kundenaktivitäten" eines Benutzers sind: Kundenaktivitäten sind "eigene Kundenaktivitäten" eines Benutzers, wenn in einem der hier festgelegten Felder der jeweilige Benutzer eingetragen ist. Diese Festlegung wirkt sich auf Funktionen aus, bei denen Berechtigungen o.ä. abhängig davon wirken, ob es sich um eigene Objekte handelt oder nicht.

1. Felder nicht von Vorlage übernehmen
   Wenn Anwender den Befehl Kopieren verwenden oder eine Standard-Vorlage beim Neuanlegen auswählen, dann werden alle Felder von der Vorlage übernommen, außer die Felder, die Sie hier ausgewählt haben.
2. Grenze für Behandlung als kleiner Datenbestand
   Solange der gesamte Datenbestand die hier festgelegte Anzahl Kundenaktivitäten nicht überschreitet, wird er als "kleiner Datenbestand" behandelt. Beispielsweise werden alle Kundenaktivitäten in Eingabe- und Suchfenstern als Auswahlfeldliste angeboten. Legen Sie hier 0 fest, werden Adressen generell nicht als "kleiner Datenbestand" behandelt.
3. Großzügigerer Zugriff als zugeordnete Adressen
   Legen Sie fest, ob Kundenaktivitäten einen großzügigeren "Zugriff" erhalten dürfen als zugeordnete Adressen.
   Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten haben die folgenden Auswirkungen:
   Warnen: Falls der Anwender den "Zugriff" so festlegt, dass Benutzer zugreifen dürfen, die auf zugeordnete Adressen nicht zugreifen dürfen, erscheint eine entsprechende Warnung, die der Anwender bestätigen muss.
   Verbieten: Es wird in einem solchen Fall eine Fehlermeldung angezeigt und der Anwender muss seine Festlegungen im Feld Zugriff korrigieren.
   Erlauben: Es wird nicht geprüft, ob mehr Benutzer zugreifen dürfen als auf zugeordnete Adressen.
4. Hohe Trefferzahl
   Ab der hier festgelegten Trefferzahl wird bei Such-Funktionen gefragt, ob die Treffer tatsächlich angezeigt werden sollen. Bei weniger Treffern werden die Adressen sofort angezeigt.
   
   Bei Verwendung des Moduls regisafe Web gibt es die Möglichkeit, abweichende Einstellungen für die Darstellung im Web-Browser festzulegen.
   Kundenaktivitäten stehen derzeit für regisafe Web nicht zur Verfügung.
5. Interne Arbeitsschritte beim Speichern auslassen
   Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Sie in der IQServer.INI den Schlüssel „SpeichervorgangEinstellbar in der Gruppe OrgaManager entsprechend gesetzt haben (siehe Administrator-Dokumentation). Hier können Sie festlegen, dass beim Speichern neuer oder geänderter Kundenaktivitäten bestimmte interne Arbeitsschritte ausgelassen werden sollen, zum Beispiel zum Beschleunigen eines speziellen Daten-Imports.
   1. Diese Einstellung sollten Sie nur setzen, wenn Sie die Folgen vollständig abschätzen können! Änderungen dieser Einstellungen werden erst bei einem Neustart des IQ-Servers wirksam.
6. Löschen wenn zugeordnete Schriftstücke vorhanden
   Hier können Sie festlegen, was passieren soll, wenn ein Anwender Kundenaktivitäten löscht, denen Schriftstücke zugeordnet sind:
   Löschen nicht möglich: Das Löschen ist nur möglich, wenn keine zugeordneten Schriftstücke vorhanden sind; ansonsten wird dem Anwender eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
   Zugeordnete Schriftstücke löschen: Alle zugeordnete Schriftstücke werden mitgelöscht.
   Zuordnung aufheben: Die Zuordnung der Schriftstücke wird aufgehoben, indem die Kundenaktivitäten, die gelöscht werden sollen, aus dem Feld Aktivitätenkennung der Schriftstücke herausgenommen werden.
   Zuordnung aufheben und bei letzter Zuordnung löschen: Wie bei Zuordnung aufheben, jedoch werden die Schriftstücke gelöscht, wenn das Feld Aktivitätenkennung dadurch leer wird, also keine anderen Zuordnungen mehr übrig bleiben.
   
   Unabhängig von dieser Einstellung erhält der Anwender in jedem Fall eine zusätzliche Sicherheitsabfrage vor dem Löschen, wenn zu löschende Kundenaktivitäten zugeordnete Schriftstücke besitzen.
7. Maximale Anzahl Kundenaktivitäten im Ordnungs-Baum pro Ebene
   Mit dieser Einstellung können Sie die Anzeige von Kundenaktivitäten im Ordnungs-Baum (Finden & Wissen-Reiter) beeinflussen:
   Sind in einer aufgeklappten Ebene nicht mehr als die hier angegebene Anzahl Kundenaktivitäten vorhanden, werden diese einzeln im Ordnungs-Baum angezeigt.
   Sind mehr Kundenaktivitäten als hier angegeben vorhanden, dann wird im Ordnungs-Baum lediglich ein Hinweis-Eintrag aufgenommen und ein Doppelklick auf diesen Hinweis-Eintrag bewirkt, dass die Kundenaktivitäten in einer Trefferliste (also nicht im Ordnungs-Baum) aufgelistet werden.
   Bitte setzen Sie diesen Wert nicht zu hoch, um die Performance und die Bedienbarkeit des Ordnungs-Baums nicht negativ zu beeinflussen.
   Wenn Sie hier 0 einstellen, dann werden Kundenaktivitäten generell nur in Form des oben erwähnten Hinweis-Eintrags im Ordnungs-Baum dargestellt.
8. Maximale Trefferzahl
   Höchstzahl an Kundenaktivitäten, die eine Such-Funktion als Treffer zurückliefert. Werden mehr Kundenaktivitäten gefunden, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
9. Mindestlänge für Suchbegriffe in der Schnellsuche (exakte Suche)
   Hier können Sie festlegen, wieviele Zeichen ein Benutzer in der Schnellsuche mindestens eingeben muss, auch wenn er nicht nach Wortanfang oder innerhalb von Wörtern sucht.
   Für die Mindestlänge bei einer Suche nach Wortanfang oder innerhalb von Wörtern existiert eine gesonderte Einstellung.
   Diese Einschränkung gilt nicht für die erweiterte Suche oder andere spezielle Suchfunktionen.
10. Mindestlänge für Suchbegriffe in der Schnellsuche (Wortanfang/Innerhalb)
    Hier können Sie festlegen, wieviele Zeichen ein Benutzer in der Schnellsuche mindestens eingeben muss, auch wenn er nicht nach Wortanfang oder innerhalb von Wörtern sucht.
    Für die Mindestlänge bei einer Suche nach Wortanfang oder innerhalb von Wörtern existiert eine gesonderte Einstellung.
    Diese Einschränkung gilt nicht für die erweiterte Suche oder andere spezielle Suchfunktionen.
11. Status für erledigte Aktivitäten
    Wählen Sie hier den Status aus, mit dem eine Aktivität als abgeschlossen gilt.
12. Suche innerhalb von Wörtern in der Erweiterten Suche erlauben
    Legen Sie hier fest, ob Sie den Benutzern erlauben, in der Erweiterten Suche eine Suche innerhalb von Wörtern durchzuführen. Eine solche Suche ist nicht indiziert und kann daher je nach Datenbestand längere Zeit in Anspruch nehmen und den Server dabei belasten.
13. Suche innerhalb von Wörtern in der Schnellsuche erlauben
    Legen Sie hier fest, ob Sie den Benutzern erlauben, in der Schnellsuche eine Suche innerhalb von Wörtern durchzuführen. Eine solche Suche ist nicht indiziert und kann daher je nach Datenbestand längere Zeit in Anspruch nehmen und den Server dabei belasten.
14. Vorlage für Kundenübersicht
    Wählen Sie hier eine Standard-Vorlage aus, die zur Erstellung der Kundenübersicht verwendet werden soll.
15. Zugriff mit Warnung
    Es erscheint eine Warnmeldung, wenn Kundenaktivitäten im Feld Zugriff ausschließlich die hier angegebene Gruppe oder den hier angegebenen Benutzer enthalten. Wählen Sie hier mehrere Gruppen/Benutzer aus, dann erscheint eine Warnmeldung, wenn Kundenaktivitäten im Feld Zugriff ausschließlich einen der hier angegebenen Gruppen/Benutzer enthält. Lassen Sie diese Einstellung leer, dann ist jeder Zugriff ohne Warnmeldung erlaubt.
    1. Das Speichern der Kundenaktivitäten ist nach Bestätigen der Warnmeldung trotzdem möglich. Möchten Sie auch dies verhindern, verwenden Sie stattdessen die Einstellung Zugriff verbieten.
16. Zugriff verbieten
    Kundenaktivitäten können nicht abgespeichert werden, wenn im Feld Zugriff ausschließlich die hier angegebene Gruppe oder der hier angegebene Benutzer eingetragen ist.
    Wählen Sie hier mehrere Gruppen/Benutzer aus, können Kundenaktivitäten nicht abgespeichert werden, wenn das Feld Zugriff mit einem der hier angegebenen Gruppen/Benutzer ausgefüllt wurde.
    Lassen Sie diese Einstellung leer, dann ist jeder Zugriff erlaubt.
17. Zuordnungsänderung durch Verschieben erlauben
    Legen Sie hier fest, ob die Benutzer Kundenaktivitäten mit der Maus innerhalb des Ordnungsbaums (links im Finden & Wissen-Reiter) oder aus Trefferlisten o.ä. heraus in den Ordnungsbaum verschieben dürfen und auf diese Weise Zuordnungen ändern können.