Einstellungen für die Altregistratur

Für die einzelnen Module lassen sich detaillierte Einstellungen festlegen, um die Anwendung an die individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Je nach Einstufung der Einstellung kann diese global für die gesamte regisafe-Umgebung als System-Einstellung oder individuell für den einzelnen Benutzer als Benutzer-Einstellung festgelegt werden.

regisafe unterstützt Sie bei der Suche nach der "passenden" Einstellung durch eine gruppenübergreifende Suchfunktion sowie eine Suchfunktion innerhalb einer Einstellungsgruppe. Mehr dazu: Einstellungen suchen.

Einstellungen, die jeder Benutzer zur Verwendung der Altregistratur festlegen kann

Aktuell gibt es für die Altregistratur keine Benutzer-Einstellungen.

System-Einstellungen, die der regisafe-Administrator zur Verwendung der Altregistratur festlegen kann

So öffnen Sie den Reiter "Einstellungen":

  1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Einstellungen.
    1. Der Reiter  Einstellungen wird geöffnet.
  2. Klappen Sie unter Gruppen den Eintrag System-Einstellungen auf und markieren Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe. Sie können auch im Feld Suche nach Einstellung den Namen der gesuchten Einstellung eingeben, um gruppenübergreifend die Auswahl einzuschränken.
    1. Die Einstellungen der ausgewählten Gruppe werden auf der rechten Seite angezeigt.
  3. In der Liste im rechten Feld können Sie einzelne Einstellungen mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Ändern ändern. Über die Schaltfläche Info erhalten Sie weitere Informationen zur ausgewählten Einstellung. Beide Möglichkeiten werden auch als Kontextmenü angezeigt.
    Nach Einträgen können Sie suchen, wenn Sie mit STRG+F ein Suchfeld öffnen. Alternativ können Sie auch in die Liste klicken und direkt losschreiben.

Folgende System-Einstellungen kann der Administrator in der Gruppe "Altregistratur" festlegen:

  1. Automatisches Überprüfen der Transferfrist
    Der IQ-Server durchläuft monatlich oder jährlich alle Objekte und prüft, ob diese abgeschlossen sind und die Transferfrist abgelaufen ist. Wenn ja, wird in diesen Objekten der Bearbeitungsstatus automatisch auf den in der System-Einstellung Bearbeitungsstatus: Zur Übernahme bereitgestellt festgelegten Bearbeitungsstatus gesetzt und dadurch eine Verschiebung in die Altregistratur initiiert. Wenn Sie hier Keine Überprüfung wählen, dann findet keine automatisierte Bereitstellung von Objekten zur Verschiebung in die Altregistratur statt.
  2. Bearbeitungsstatus: In Altregistratur übernommen
    Wählen Sie hier den Bearbeitungsstatus aus, der automatisch bei Objekten gesetzt wird, welche in die Altregistratur übernommen wurden.
    1. Für Objekte, bei denen im Reiter Aufbewahrung die Markierung Papierakte vorhanden bzw. Papierdokument vorhanden gesetzt ist, können Sie in der System-Einstellung Bearbeitungsstatus: In Altregistratur übernommen (Papierakten) einen anderen Bearbeitungsstatus festlegen. Dies ermöglicht es Ihnen, nach diesen Objekten zu suchen, um auch die Papierakten in einer Altregistratur unterzubringen - und anschließend den Bearbeitungsstatus manuell auf den der System-Einstellung Bearbeitungsstatus: In Altregistratur übernommen festgelegten Status zu setzen.
  3. Bearbeitungsstatus: In Altregistratur übernommen (Papierakten)
    Wählen Sie hier den Bearbeitungsstatus aus, der automatisch bei Objekten gesetzt wird, welche in die elektronische Altregistratur übernommen wurden und für die noch eine Papierakte bzw. ein Papierdokument vorhanden sind, die noch nicht in die physikalische Altregistratur übernommen wurden. Dies ermöglicht es Ihnen, nach diesen Objekten zu suchen, um auch die Papierakten in einer Altregistratur unterzubringen - und anschließend den Bearbeitungsstatus manuell auf den der System-Einstellung Bearbeitungsstatus: In Altregistratur übernommen festgelegten Status zu setzen.
  4. Bearbeitungsstatus: Zur Übernahme bereitgestellt
    Wählen Sie hier den Bearbeitungsstatus aus, der an diejenigen Objekte vergeben wurde, welche in die Altregistratur übernommen werden sollen.
  5. Standard-Transferfrist
    Legen Sie hier die Standard-Transferfrist fest, die verwendet werden soll, wenn in den jeweiligen Objekten im Reiter Aufbewahrung keine Transferfrist eingetragen ist. Die Angabe erfolgt in der Form 5 Jahre. Die Transferfrist legt fest, nach welcher Frist abgeschlossene Objekte in die Altregistratur verschoben werden sollen. Legen Sie keine Standard-Transferfrist fest, werden Objekte, in denen keine Transferfrist eingetragen ist, nicht automatisiert in die Altregistratur verschoben.

Die folgenden Einstellungen unter "Aktenplanverwaltung" müssen um das Feld "Transferfrist" ergänzt werden:

  • Felder beim Ändern vererben zu untergeordneten Aktenzeichen
  • Felder beim Ändern vererben zu zugeordneten Akten/Vorgängen
  • Felder beim Neuanlegen erben von Aktenzeichen

Die folgenden Einstellungen unter "Akten-/Vorgangsverwaltung" müssen um das Feld "Transferfrist" ergänzt werden:

  • Felder beim Ändern vererben zu untergeordneten Akten/Vorgängen
  • Felder beim Neuanlegen erben von Aktenzeichen
  • Felder beim Neuanlegen erben von Akten/Vorgängen