Nutzen von Datenbeständen

Bei Einsatz des Moduls Altregistratur können Objekte zweierlei "Phasen" durchlaufen, für die sich unterschiedliche Nutzungen ergeben.

Nutzung während der Transferfrist

Während der Dauer der Transferfrist - also nach Abschluss der Bearbeitung aber vor dem endgültigen Verschieben des Objekts in die Altregistratur - kann ein Objekt wieder in die Bearbeitungsphase überführt werden. In der Regel ist es aber nur einem eingeschränkten Benutzerkreis gestattet, diese "Rückführung" vorzunehmen. Üblicherweise werden die Zugriffsberechtigungen mit dem Abschluss der Bearbeitung, also dem "Start" der Transferfrist auf "Nur Lesen" gesetzt.

• Es wird empfohlen, die Zugriffsberechtigungen, die für die Dauer der Transferfrist und für den Zeitraum nach der Übernahme in die Altregistratur gelten, sehr sorgfältig zu planen, da sich die "Altakten" ja u.U. über Jahrzehnte in dem jeweiligen Zustand befinden. Feingranulierte Zugriffsberechtigungen werden hier im Rahmen organisatorischer Änderungen zu Problemen führen.

 

Nutzung nach Übernahme in die Altregistratur

Nach Ablauf der Transferfrist werden die "fälligen" Objekte in die Altregistratur verschoben.

• Die Verschiebung in die Altregistratur ist unumkehrbar, weshalb meist bereits mit dem Status zur Übernahme bereitgestellt die Status-Funktionen so eingerichtet werden, dass keine Änderungen am Datensatz oder den dazugehörenden Dateien mehr möglich sind.

Die Altregistratur kann aus einem oder mehreren Datenlagern bestehen. Datenlager sind getrennte Bereiche der regisafe-Datenbank, mit deren Hilfe Sie Datenbestände untergliedern und sie gezielt für den Zugriff freigeben (=aktivieren) oder sperren (=deaktivieren) können. Die Altregistratur bietet dieselbe Funktionalität wie alle Datenlager, d.h. sie kann "aktiviert" oder "deaktiviert" sein:
Ist ein Datenlager der Altregistratur aktiviert, kann in seinem Datenbestand gesucht werden.
Ist ein Datenlager der Altregistratur deaktiviert, wird sein Datenbestand von den regisafe-Funktionen "ignoriert", d.h. das z.B. Suchläufe nicht über diesen Datenbestand gehen und dadurch schneller sind.

• Mehr über Datenlager finden Sie in der Administratoren-Dokumentation im Abschnitt "Grundlagen > Konzept > IQ-Technologie > Datenbank > Datenlager".

Berechtigte Benutzer (Berechtigung Auswahl der aktiven Datenlager) können über den Befehl  Extras |  Aktive Datenlager bzw. über die Auswahlmöglichkeit links unten im Reiter Suchen festlegen, ob die Altregistratur aktiviert oder deaktiviert sein soll. Besteht die Altregistratur aus mehreren Datenlagern, kann die Aktivierung oder Deaktivierung für die einzelnen Datenlager der Altregistratur separat erfolgen, z.B. kann das Altregistratur-Datenlager für Kassenbelege aktiviert sein während das Altregistratur-Datenlager für Lieferantenrechnungen deaktiviert bleibt.