Übergabe von Datenbeständen an die Altregistratur
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie das Verschieben von Akten/Vorgängen und Schriftstücken in die Altregistratur in die Wege geleitet werden kann:
- Manuell durch Setzen eines Bearbeitungsstatus, der das Objekt für die Übernahme in die Altregistratur bereitstellt, z.B. Bereitgestellt für Altregistratur.
- Automatisch nach Abschluss der Bearbeitung von Akten/Vorgängen und Verstreichen einer sogenannten Transferfrist. Die Transferfrist legt fest, nach welcher Frist abgeschlossene Akten/Vorgänge einschließlich deren Schriftstücke automatisch in die Altregistratur verschoben werden sollen.
Die Übergabe von Akten/Vorgängen und Schriftstücken an die Altregistratur, also das Verschieben aus dem aktiven Datenbestand in die Altregistratur, geschieht immer in zwei Schritten, dem Bereitstellen für die Altregistratur und dem tatsächlichen Verschieben aus dem aktiven Datenbestand in die Altregistratur.
Bereitstellung zur Übergabe in die Altregistratur
Akten/Vorgänge und Schriftstücke können zur Übergabe bereitgestellt werden, indem dort ein entsprechender Bearbeitungsstatus (z.B. Bereitgestellt für Altregistratur) ausgewählt wird.
Das Setzen dieses Bearbeitungsstatus kann manuell erfolgen (sofern gemäß den Berechtigungen erlaubt) oder dieser Bearbeitungsstatus kann bei Akten/Vorgängen und den jeweils darin enthaltenen Schriftstücken automatisch gesetzt werden.
- Hierzu bedarf es entsprechender organisatorischer Regelungen in der Verwaltung/im Unternehmen!
Das Setzen dieses Bearbeitungsstatus und das automatische Verschieben in die Altregistratur geschieht in den folgenden Schritten:
- Sobald die Bearbeitung einer Akte abgeschlossen ist, muss der Benutzer dort einen entsprechenden Bearbeitungsstatus setzen (z.B. z.d.A. oder Abgeschlossen).
- Durch das Setzen dieses Bearbeitungsstatus wird automatisch das Ende-Datum der Akte auf das jeweilige Datum gesetzt.
- Das Feld Bearbeitungsstatus steht in allen Schriftstücken sowie in Akten/Vorgängen zur Eingabe zur Verfügung.
Ausnahme sind einige, speziell angepasste Aktenarten, für die dieses Feld nicht angeboten wird. Diese Akten/Vorgänge können zurzeit nur durch manuelle Angabe eines Ende- oder Ablaufdatums zur Übergabe an die Altregistratur vorbereitet werden. Der Name des jeweiligen Feldes kann von Aktenart zu Aktenart variieren.
- Das Feld Bearbeitungsstatus steht in allen Schriftstücken sowie in Akten/Vorgängen zur Eingabe zur Verfügung.
- Nach Ablauf einer sogenannten Transferfrist, die ab dem Ende-Datum zu laufen beginnt, wird dann in der Akte und allen zugeordneten Schriftstücken automatisch der entsprechende Bearbeitungsstatus zur Übergabe an die Altregistratur gesetzt (z.B. Bereitgestellt für die Altregistratur).
- Zur Übernahme in die Altregistratur durchläuft der IQ-Server monatlich oder jährlich (je nach System-Einstellung Automatisches Überprüfen der Transferfrist) alle Akten/Vorgänge und prüft jeweils, ob die Transferfrist (beginnend vom Ende-Datum) abgelaufen ist. Dieser automatische Überprüfungs-Lauf findet am IQ-Server im Hintergrund statt, sobald sich dieser im Leerlauf befindet.
Die für die automatische Bereitstellung verwendete Transferfrist kann wie folgt festgelegt werden:
- In den Objektreitern von Aktenzeichen gibt es im Detailreiter Aufbewahrung beim Einsatz des Moduls Altregistratur ein neues Feld Transferfrist (Altregistratur). Hier kann eine Vorgabe für Akten/Vorgänge dieses Aktenzeichens eingetragen werden.
- In den Objektreitern von Akten/Vorgängen gibt es das neue Feld ebenfalls.
- Zusätzlich besteht die Möglichkeit, in den System-Einstellungen eine Standard-Transferfrist festzulegen. Diese gilt dann für alle Akten/Vorgänge, in denen keine Transferfrist festgelegt wurde.
Verschiebung aus dem aktiven Datenbestand in die Altregistratur
Alle Akten/Vorgänge und Schriftstücke, die zur Übergabe in die Altregistratur bereitgestellt wurden, werden automatisch vom IQ-Server in die Altregistratur verschoben. Hierbei werden diese aus dem aktiven Datenbestand gelöscht und in einem getrennten Bereich der regisafe-Datenbank - dem Altregistratur-Datenlager - neu angelegt.
Verknüpfte Daten wie z.B. das Aktivitätsprotokoll, Zuordnungen in Mails/Wiedervorlagen usw. werden ebenfalls übernommen. Da diese Aktion sehr aufwändig ist, führt sie der IQ-Server im Hintergrund aus, sobald er sich im Leerlauf befindet. Andere Hintergrund-Aktivitäten (wie z.B. Löschen im Hintergrund) sind solange ausgesetzt. Dadurch wird der laufende Betrieb nicht gestört.
Vom Bereitstellen bis zum tatsächlichen Verschieben in die Altregistratur kann also etwas Zeit verstreichen. Bis dahin bleibt der Bearbeitungsstatus z.B. auf Bereitgestellt für Altregistratur. Nach dem Verschieben in das Altregistratur-Datenlager wird der Bearbeitungsstatus automatisch auf einen entsprechenden Status gesetzt (z.B. In Altregistratur).