Konfigurationsmöglichkeiten der Altregistratur

Die Konzeption und das Einrichten einer Altregistratur erfolgt - in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden - durch das Projektmanagement und den regisafe-Support. Es erfordert eine Reihe von Überlegungen zu verschiedenen Aspekten.

Im Einzelnen müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Datenlager
• Bearbeitungsstatus
• Transferfristen

 

Datenlager

Die Altregistratur soll es ermöglichen, Datenbestände abgeschlossener Akten/Vorgänge oder Schriftstücke in einem optionalen Zugriff zu halten. Dies wird erreicht, indem die betreffenden Daten in einem oder mehreren Altregistratur-Datenlagern abgelegt werden.
Mehr zu Datenlagern siehe unter:  

• Mehr über Datenlager finden Sie in der Administratoren-Dokumentation im Abschnitt "Grundlagen > Konzept > IQ-Technologie > Datenbank > Datenlager".

Es muss demnach festgelegt werden, aus wie vielen Datenlagern die Altregistratur bestehen soll. Dabei ist es durchaus denkbar, dass sie nur aus einem einzigen Datenlager besteht. Es kann aber auch sinnvoll sein, sie in mehrere Datenlager aufzuteilen, um einen in mehrere Datenlager aufgeteilten aktiven Datenbestand auch in der Altregistratur entsprechend abzubilden, also z.B. für Datenlager Kassenbelege ein Datenlager Altregistratur – Kassenbelege oder für Datenlager Allgemein eine Datenlager Altregistratur - Allgemein.

Für jedes Datenlager des aktiven Datenbestandes muss dann festgelegt werden, in welches Datenlager der Altregistratur seine Objekte aufgenommen werden sollen.

Bearbeitungsstatus

Für die verschiedenen "Stationen", die Akten/Vorgänge oder Schriftstücke auf dem Weg in die Altregistratur haben können, sind die Benennung des jeweiligen Bearbeitungsstatus und die damit verbundenen Optionen und Aktionen festzulegen. Die Benennung des Bearbeitungsstatus kann frei gewählt werden. Über die entsprechende System-Einstellung wird regisafe dann die tatsächliche Benennung "mitgeteilt" (siehe auch: Einstellungen für die Altregistratur).

Für die folgenden "Stationen" auf dem Weg in die Altregistratur sind in regisafe Bearbeitungsstatus festzulegen:

• Bearbeitung abgeschlossen (optional)
  Dieser Bearbeitungsstatus wird manuell gesetzt. Er "startet" den Beginn der Transferfrist (s.u.), indem das Ende-Datum der Akte auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt wird.
  Dieser Bearbeitungsstatus könnte z.B. z.d.A. oder Abgeschlossen heißen und per Status-Funktion das Anlegen von untergeordneten Objekten verbieten.
• Zur Übernahme bereitgestellt
  Dieser Bearbeitungsstatus wird für Akten/Vorgänge automatisch gesetzt, sobald die Transferfrist (s.u.) der Akte abgelaufen ist. Beim nächsten "Verschiebungs-Lauf" des IQ-Servers wird das Objekt in die Altregistratur verschoben und erhält einen der im Folgenden beschriebenen Status. Für Schriftstücke kann dieser Bearbeitungsstatus auch manuell gesetzt werden, wodurch nicht mehr benötigte Schriftstücke rascher aus Bearbeitungslisten "verschwinden". Schriftstücke können auch dann in die Altregistratur verschoben werden, wenn die Akte, der sie zugeordnet sind, noch in Bearbeitung ist. Das manuelle Setzen dieses Bearbeitungsstatus muss jedoch wohl überlegt sein, da es kein "Zurück" mehr gibt, sobald das Objekt in die Altregistratur verschoben wurde.
  Dieser Bearbeitungsstatus könnte z.B. Bereitgestellt für Altregistratur heißen und per Status-Funktion den Zugriff für alle Zugriffsberechtigten auf Lesezugriff setzen.
• In Altregistratur übernommen
  Dieser Bearbeitungsstatus wird automatisch durch die Funktion gesetzt, welche die Akten/Vorgänge in die Altregistratur übernimmt, und zwar dann, wenn im Detailreiter Aufbewahrung die Markierung Papierakte vorhanden nicht gesetzt ist; oder er kann manuell gesetzt werden, sobald bei einem Objekt mit vorhandener Papierakte auch diese Papierakte in die physikalische Altregistratur übernommen wurde.
  Dieser Bearbeitungsstatus könnte z.B. In Altregistratur heißen und per Status-Funktion könnte das Symbol für solche Akten/Vorgänge grau hinterlegt werden.
• In Altregistratur übernommen (Papierakten)
  Dieser Bearbeitungsstatus ist nur erforderlich, wenn beim Verschieben in die Altregistratur auch Papierakten räumlich in eine Altregistratur übernommen werden müssen. Er wird automatisch durch die Funktion gesetzt, welche die Objekte in die Altregistratur übernimmt, und zwar dann, wenn im Detailreiter Aufbewahrung des Objekts die Markierung Papierakte vorhanden gesetzt ist.
  Dieser Bearbeitungsstatus könnte z.B. heißen In Altregistratur; Papierakte noch nicht und per Status-Funktion könnten die Symbole der Objekte hellgelb hinterlegt werden.
• Das Feld Bearbeitungsstatus steht in allen Schriftstücken sowie in Akten/Vorgängen zur Eingabe zur Verfügung.
  Ausnahme sind einige, speziell angepasste Aktenarten, für die dieses Feld nicht angeboten wird. Diese Akten können zurzeit nur durch manuelle Angabe eines Ende- oder Ablaufdatums zur Übergabe an die Altregistratur vorbereitet werden. Der Name des jeweiligen Feldes kann von Aktenart zu Aktenart variieren.

 

Transferfristen

Die Transferfrist legt fest, nach welcher Frist abgeschlossene Akten/Vorgänge einschließlich deren Schriftstücke automatisch in die Altregistratur verschoben werden sollen. Für die Dauer der Transferfrist befinden sich die Akten/Vorgänge zwar standardmäßig im Nur-Lese-Zugriff, ihr Bearbeitungsstatus kann jedoch durch einen entsprechend definierten Benutzer wieder so geändert werden, dass eine erneute Bearbeitung möglich wird.

Transferfristen können als System-Einstellung sowie im Detailreiter Aufbewahrung der Objektreiter von Aktenzeichen oder Akten/Vorgängen festgelegt werden.

Sie haben die folgenden Auswirkungen:

• Die Transferfrist eines Aktenzeichens ist der Vorgabewert der Transferfrist von untergeordneten Akten/Vorgängen, der jedoch für die einzelnen untergeordneten Akten/Vorgänge veränderbar ist.
• In den System-Einstellungen kann eine Standard-Transferfrist festgelegt werden, die für alle Akten/Vorgänge gilt, in denen keine Transferfrist eingetragen ist.