Aktivitätsprotokoll anzeigen

In allen Organisationsstrukturen wie Schriftgutverwaltung oder Adressverwaltung wird bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll automatisch ein Protokoll der laufenden Aktivitäten erstellt (z.B. Änderung des Datensatzes oder zugehöriger Dateien, Versand per E-Mail).
Für jedes einzelne Objekt lässt sich das Aktivitätsprotokoll mit allen protokollierten Aktionen individuell anzeigen.

• Berechtigung:
  Ob das Aktivitätsprotokoll angezeigt werden kann und ob es manuell ergänzt werden kann, hängt von folgenden Berechtigungen ab:
  Aktivitätsprotokoll anzeigen (abhängig von Zugriffsrechten)
  Aktivitätsprotokoll anzeigen (unabhängig von Zugriffsrechten)
  Aktivitätsprotokoll manuell ergänzen
  
  Protokollierung:
  Ob und wie detailliert Aktivitäten für ein Objekt überhaupt protokolliert werden, wird für jede Organisationsstruktur grundsätzlich in der System-Einstellung Aktivitätsprotokoll schreiben festgelegt.
  Darüber hinaus bestimmen weitere System-Einstellungen z.B. über die Aufbewahrungsdauer der Protokolleinträge.
• Das Aktivitätsprotokoll ist auch Bestandteil der Abo-Funktion von regisafe. Weitere Informationen über den Reiter Abonnements enthält das Thema Abonnements ansehen

Anleitung

So zeigen Sie das Aktivitätsprotokoll an:

• Markieren Sie das gewünschte Objekt in einer Liste oder im Ordnungsbaum und wählen Sie im Kontextmenü Sicherheit | Aktivitätsprotokoll.
  • Der Objektreiter wird geöffnet und zeigt den Detailreiter Aktivitätsprotokoll an.
  • Sofern das Aktivitätsprotokoll zu viele Einträge aufweist, erscheint ein Dialogfenster zur Einschränkung der angezeigten Aktivitäten auf einen bestimmten Zeitraum.

  Der Detailreiter zeigt links in einer Liste die Aktivitäten des Objekts, sowie seiner hierarchisch untergeordneten Objekte (z.B. werden zu einer Akte auch Aktivitäten an zugeordneten Schriftstücken angezeigt).

  • Zu jedem Eintrag ist jeweils der Zeitpunkt, der Benutzer und die Aktivität angegeben. Die Spalte Protokollnr. ist standardmäßig ausgeblendet.
  • Die Liste beginnt mit den neuesten Eintrag.
  • Wie bei Trefferlisten können Sie die Sortierung beliebig ändern, nach Spalten gruppieren, die Spaltenbreiten und deren Reihenfolge anpassen, Spalten ein- und ausblenden sowie in der Liste suchen.
  • Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag zu einem untergeordneten Objekt können Sie den Datensatz dieses Objekts öffnen.
• Markieren Sie in der Liste einen Eintrag.
  • Rechts im Detailreiter werden die Details zum markierten Eintrag angezeigt.
    Sofern die Versionsverwaltung im Einsatz ist, werden rechts unten die Versionen angezeigt, wobei die Version automatisch markiert ist, auf die sich der jeweilige Protokolleintrag bezieht. Sie können die Versionen durch einen Doppelklick zur Ansicht öffnen.
    
• Führen Sie bei Bedarf einen der angebotenen Befehle aus.
  

Symbol	Funktion
	Aktualisieren Aktualisiert die Liste der Protokolleinträge.
	Filter Öffnet ein Dialogfenster, in dem ein Zeitraum angegeben werden kann, um die angezeigten Aktivitäten auf diesen Zeitraum zu beschränken. Außerdem kann die standardmäßig aktive Option Auch Einträge zu zugeordneten Objekten zeigen deaktiviert werden. Dadurch werden z.B. nur Aktivitäten angezeigt, die das markierte Aktenzeichen (bzw. den markierten Bereich) betreffen, nicht aber zugeordnete Akten/Vorgänge (bzw. Akten) oder Schriftstücke.
	Gesamtes Aktivitätsprotokoll Hebt einen zuvor gesetzten Filter oder eine aufgrund der Auswahl eines Abonnements automatisch festgelegte Beschränkung wieder auf.
	Neuer Eintrag Öffnet das Dialogfenster Eintrag in das Aktivitätsprotokoll, in dem ein manueller Eintrag eingegeben werden kann (z.B. für ein Telefonat, das nicht automatisch protokolliert wird). Die Nummerierung, der Benutzer und der Zeitpunkt werden automatisch erfasst. Siehe auch: Eintrag in das Aktivitätsprotokoll vornehmen
	Objekt anzeigen Zeigt den Datensatz des Objekts an.
	Version anzeigen (nur verfügbar, wenn die Versionsverwaltung im Einsatz ist) Öffnet die im Detailbereich rechts unten markierte Version. Versionen von Schriftstücken werden in der Vorschau angezeigt.

• Schließen Sie das Aktivitätsprotokoll mit der Schaltfläche Schließen.