Vollständigkeitsprüfung für FINANZ+-Anordnungen

Für Anordnungen aus FINANZ+ werden zunächst nur die Metadaten an regisafe übermittelt und in einem separaten Datensatztyp FinanzPlusSachbuch zur weiteren Verarbeitung zwischengespeichert.
Parallel dazu findet eine hausinterne Prüfung der Anordnungen und ihrer begründenden Belege statt. Danach werden diese Dokumente gescannt und dabei automatisch den bereits abgelegten Metadaten in regisafe zugeordnet und als Schriftstück der Art FINANZ+-Sachbuch endgültig abgelegt.

Die separat zwischengespeicherten Metadaten bleiben auch nach Ablage der gescannten Dokumente erhalten, allerdings werden diese entsprechend als gescannt markiert (Markierung: ScanKZ). Auf Basis dieser Markierung kann die Vollständigkeitsprüfung gezielt Anordnungen finden und anzeigen, bei denen das Scannen der Dokumente bisher noch nicht stattgefunden hat, deren Ablage also unvollständig ist.

Anleitung

So suchen Sie nach unvollständig gespeicherten Anordnungen in regisafe:

• Stellen Sie sicher, dass Sie das Dialogfenster Vollständigkeitsprüfung für FINANZ+-Anordnungen geöffnet haben.
• Wählen Sie bei Bedarf einen Mandanten, für den Sie nach unvollständigen Anordnungen suchen wollen.
• Wählen Sie bei Bedarf das Buchungsjahr, ab dem Sie nach unvollständigen Anordnungen suchen wollen.
  Dadurch werden alle Anordnungen mit älterem Buchungsjahr weggelassen!
• Tragen Sie bei Bedarf unter Datum von: und Datum bis: einen Zeitraum ein, in dem das Datum gesuchter Anordnungen liegen soll.
  Nach welchem Datum der Anordnung in diesem Fall gesucht wird (z.B: Leistungsdatum oder Rechnungsdatum), ist in der System-Einstellung FINANZ+-Integration | Vollständigkeitsprüfung: Datumsfeld für Suche festgelegt.
• Markieren Sie Schnellsuche, wenn Sie nur eine schnelle Suche durchführen wollen.
  • Setzen Sie diese Markierung nicht, so wird eine intensive Suche durchgeführt, die zusätzlich überprüft, ob eine der gefundenen unvollständigen Anordnungen doch bereits als Schriftstück abgelegt ist. In einem solchen Fall wird die Datenbank während der Suche bereinigt, sodass die entsprechenden Metadaten die Markierung ScanKZ nachträglich erhalten und somit künftig von der Vollständigkeitsprüfung nicht mehr berücksichtigt werden.
    Diese intensive Suche ist i.d.R. also nur einmalig zur Bereinigung der Datenbank erforderlich, wenn es zuvor Zuordnungsprobleme gegeben hat.
    
    Zusätzliche Einstellungen, wenn die Schnellsuche nicht verwendet wird:
    Markieren Sie Nur Sammelanordnungen, wenn Sie nur Sammelanordungen als Ergebnis erhalten wollen.
    Markieren Sie Nur eine Sammelanordnung anzeigen, wenn Sie pro Sammelanordung jeweils nur einen der zugehörigen Datensätze als Ergebnis erhalten wollen.
• Starten Sie die Suche mithilfe der Schaltfläche Suche.
• regisafe sucht nun die Anordnungen, die den angegebenen Kriterien entsprechen und zeigt diese direkt im Dialogfenster an.
  Sofern Sie die Berechtigung FINANZ+-Vollständigkeitsprüfung: Metadatenänderung besitzen, können Sie für jeden Datensatz via Kontextmenü oder Schaltfläche Ändern... ein separates Dialogfenster öffnen, in dem Sie die enthaltenen Metadaten direkt nach Bedarf korrigieren können (z.B. Ergänzen einer fehlenden Sammel-AO-Nummer).
• Schließen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche Schließen.

 

 

Vollständigkeitsprüfung mithilfe der Sachbuch-Metadatensuche

Wenn Sie bestimmte Anordnungen weder als vollständig abgelegtes Schriftstück, noch über die Standard-Funktionen der Vollständigkeitsprüfung als unvollständig gespeicherte Anordnungen finden, können Sie bei entsprechender Berechtigung gezielt nach den Inhalten einzelner Metadaten der unvollständigen Anordnungen suchen, um eventuell fehlerhaft importierte Daten doch noch zu identifizieren und zu korrigieren.
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Berechtigung FINANZ+-Vollständigkeitsprüfung: Metadatensuche besitzen.

So suchen Sie nach unvollständigen Anordnungen direkt in den Metadaten:

• Stellen Sie sicher, dass Sie das Dialogfenster Vollständigkeitsprüfung für FINANZ+-Anordnungen geöffnet haben.
• Wechseln Sie in den Detailreiter Sachbuch-Suche.
  • Zu den wichtigsten Metadaten von Anordnungen werden einzelne Suchfelder angezeigt.
• Tragen Sie bekannte Werte gesuchter Anordnungen in die entsprechenden Felder ein.
  Für Datumsfelder kann jeweils Beginn und Ende des gesuchten Zeitraums separat eingegeben werden.
  Zusätzlich wird das Feld ScanKZ zur Suche angeboten. Dieses Feld wird automatisch in einem Anordnungs-Datensatz aktiviert, sobald die zugehörigen Belege gescannt und als Schriftstück in regisafe abgelegt werden. Solche Datensätze werden von der "normalen" Vollständigkeitsprüfung ignoriert.
• Starten Sie die Suche mithilfe der Schaltfläche Suche.
• regisafe sucht nun die Anordnungen auf Basis der angegebenen Kriterien und zeigt diese im Detailreiter Vollständigkeitsprüfung an.
  Wenn die Suche genau einen Datensatz findet, wird dieser auch direkt im Detailreiter Sachbuch-Suche zur Schnellprüfung angezeigt.
  Das Öffnen und Ändern des Datensatzes ist aber nur im Detailreiter Vollständigkeitsprüfung möglich (bei entsprechender Berechtigung - siehe oben).
• Schließen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche Schließen.