Auswahlfeld-Liste "Ablage" bearbeiten

Die Konfiguration der automatischen Ablage von Anordnungen und Bescheiden ist eine Grundvoraussetzung für die newsystem-Finanzwesen-Integration.
Die einzelnen Einträge der Auswahlfeld-Liste Ablage legen für unterschiedliche Dokumentarten, die aus newsystem Finanzwesen importiert werden, unter anderem das Aktenzeichen, den Zugriff oder den Beschreibungstext fest.

Anleitung

So bearbeiten Sie einen Eintrag der Auswahlfeld-Liste "Ablage":

Stellen Sie sicher, dass Sie in der Auswahlfeld-Liste Ablage einen bestehenden oder neuen Eintrag geöffnet haben.
Jeder Eintrag definiert eine bestimmte Dokumentenart und deren besondere Ablagekriterien.
Legen Sie im Reiter Allgemein die grundlegenden Ablagekriterien der betreffenden Dokumentenart fest.
Dazu gehören die Dokumentenart und das Aktenzeichen.

Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Aktenzeichen	Legt das Aktenzeichen fest, in dem die Anordnungen oder Bescheide automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Werden Mandanten unterstützt (siehe System-Einstellungen und Auswahlfeld-Liste) kann das Aktenzeichen in Abhängigkeit vom Mandanten mit dem Schlüssel [Mandantendaten.Aktenzeichen] eingetragen werden.	Beliebiges Aktenzeichen
Verwaltungskennung	Falls das Modul Verwaltungseinheiten eingesetzt wird, muss hier die Verwaltungskennung angegeben werden, die für neue Akten/Vorgänge bzw. Schriftstücke verwendet werden soll.	Eingabe oder Auswahl einer Verwaltungskennung
Anordnung bzw. Bescheid	Legt grundsätzlich fest, ob es sich um Ablagekriterien für Anordnungen oder Bescheide handelt. Diese Angabe wird automatisch zum Hauptbestandteil des Eintragsnamens.	Auswahl durch Markierung
Buchungssystem bzw. Art	Legt für Anordnungen fest, ob das Buchungssystem Doppik oder Kameralistik verwendet wird. Entsprechend muss für Bescheide die Art des Bescheids (z.B. Hundesteuer) eingegeben werden. Diese Angabe wird automatisch zum Bestandteil des Eintragsnamens.	Auswahl des Buchungssystems bzw. freie Eingabe der Bescheidart

Legen Sie im Reiter Akte/Vorgang fest, in welchen Akten/Vorgängen die Dokumente abgelegt werden sollen.
Nutzen Sie dazu die Schaltflächen Neu, Ändern und Löschen.

Welche Auswirkungen haben diese Schaltflächen?

Feld	Bedeutung
Neu	Öffnet das Dialogfenster Akte/Vorgang zur Erfassung einer neuen Akte. Eine Anleitung zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Akte/Vorgang erfassen.
Ändern	Öffnet das Dialogfenster Akte/Vorgang zur Änderung einer markierten Akte. Eine Anleitung zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Akte/Vorgang erfassen.
Löschen	Löscht eine markierte Akte aus der Liste.

Legen Sie im Reiter Schriftstück fest, mit welchen Daten Anordnungen oder Bescheide automatisch als Schriftstück abgelegt werden sollen.
Zu den Angaben gehören unter anderem Text/Beschreibung und Zugriff.

Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Zugriff auf das Schriftstück	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die abzulegenden Schriftstücke zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung für Schriftstück	Beschreibt den Inhalt des Schriftstücks. Die Beschreibung sollte den Inhalt des Schriftstücks möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus newsystem Finanzwesen gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für newsystem-Finanzwesen-Dokumente.
Sachbearbeiter bzw. Ersteller bzw. Verantwortlicher/ Unterzeichner	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Sachbearbeiter, Ersteller oder Verantwortliche in das Schriftstück eingetragen werden sollen. An dieser Stelle eingetragene Benutzer werden in alle Schriftstücke eingetragen, die auf Basis dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Wenn kein sinnvoller Eintrag möglich ist, können Sie diese Felder auch leer lassen.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Datum bzw. Änderungsdatum	Dieses Feld enthält das Erstellungs- bzw. Änderungsdatum des Schriftstücks. Diese Angaben können auch auf Basis der übergebenen Datenfelder aus newsystem Finanzwesen gebildet werden.	Eingabe oder Auswahl eines Datums bzw. Eingabe eines Datenfeldes Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für newsystem-Finanzwesen-Dokumente
Aufbewahrungsfrist für Schriftstück	Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die Anordnungen oder Bescheide automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe (siehe dazu: Datumsformat)
Kategorie	Legt die Kategorie(n) fest, die Anordnungen oder Bescheide automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftstück-Kategorie Mehrfachauswahl ist möglich
Bearbeitungsstatus	Legt den Bearbeitungsstatus fest, den Anordnungen oder Bescheide automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen. Achten Sie darauf, hier einen eindeutigen Bearbeitungsstatus zu wählen, da dieser auf Basis einer System-Einstellung auch für die Vollständigkeitsprüfung von Anordnungen verwendet wird!	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus
Schriftstück-Art	Legt die Schriftstück-Art fest. Anordnungen: newsystem-Finanzwesen-Anordnungen Bescheide: newsystem-Finanzwesen-Bescheide	Auswahl aus der Liste der verfügbaren Arten
Barcode	Legt den Inhalt des Feldes Barcode fest. Dazu muss beim Anlegen des Schriftstücks der gewünschte Barcode auf Basis der Metadaten übergeben werden. Wenn zum Nachscannen von Belegen das Modul Schriftgut-Scanner Barcode verwendet wird, ist der Eintrag des Barcodes zwingend erforderlich. Ansonsten können gescannte Belege den entsprechenden Datensätzen nicht zugeordnet werden.	Gültiger Barcode auf Basis der Datenfelder Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für newsystem-Finanzwesen-Dokumente
Schriftstück-identifikation	Legt die eindeutige Identifikation fest. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. Beispiel: newsystem [Archivierungscode] Hier muss zwingend dieselbe Identifikation verwendet werden, die auch in der zugehörigen Capture-Regel eingetragen ist, damit eine spätere Zuordnung via Schriftgut-Scanner Capture möglich ist!	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für newsystem-Finanzwesen-Dokumente
Farb-Kennzeichnung	Legt die Farbe fest, die das Schriftstücksymbol dieses Schriftstücks in allen Listen-Fenstern hinterlegt.	Auswahl der Farbe
Textfarbe	Legt die Farbe für den Text des Schriftstücks fest, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird.	Auswahl der Farbe
Hinweise für Schriftstück	Ergänzt Hinweise zum Beleg. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus newsystem Finanzwesen gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für newsystem-Finanzwesen-Dokumente
Volltextindizierung	Legt fest, ob auf diese Weise abgelegte Schriftstücke für die Volltext-Recherche zur Verfügung stehen sollen.	Auswahl durch Markierung

Geben Sie im Reiter Zugriff ein, wer diesen Eintrag der Auswahlfeld-Liste verwenden bzw. bearbeiten darf.
- Beachten Sie, dass zum Nachscannen entsprechender Dokumente mindestens ein Lesezugriff für den Benutzer gesetzt sein muss, der den Scanvorgang durchführt!
Speichern Sie den Eintrag der Auswahlfeld-Liste Ablage mit OK.

Der Eintrag wird nach Ihren Angaben gespeichert und steht ab sofort zum automatischen Import von Dokumenten aus newsystem Finanzwesen zur Verfügung.