Auswahlfeld-Liste "Ablage" bearbeiten

Die Konfiguration der automatischen Ablage von Belegen ist eine Grundvoraussetzung für die newsystem-Finanzwesen-Integration.
Die einzelnen Einträge der Auswahlfeld-Liste Ablage legen für unterschiedliche Belegarten, die aus newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow importiert werden, unter anderem das Aktenzeichen, den Zugriff oder den Beschreibungstext fest.

Wo werden die Inhalte der Auswahlfeld-Liste festgelegt?

So öffnen Sie den Reiter "Auswahlfeld-Listen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Auswahlfeld-Listen.
   1. Der Reiter  Auswahlfeld-Listen wird geöffnet.
2. Wählen Sie unter Auswahlfeld-Listen die gewünschte Auswahlfeld-Liste.
   1. Die aktuellen Einträge der Auswahlfeld-Liste werden auf der rechten Seite angezeigt.
3. Um eine bestimmte Auswahlfeld-Liste bearbeiten zu können, müssen Sie über die Berechtigung Auswahlfeld-Listen | Die Liste <Name der Liste> bearbeiten verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie einen Eintrag der Auswahlfeld-Liste "Ablage":

• Stellen Sie sicher, dass Sie in der Auswahlfeld-Liste Ablage einen bestehenden oder neuen Eintrag geöffnet haben.
  Jeder Eintrag definiert eine bestimmte Belegart und deren besondere Ablagekriterien.
• Legen Sie im Reiter Allgemein die grundlegenden Ablagekriterien der betreffenden Belegart fest.
  Dazu gehören die Belegart und das Aktenzeichen.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Aktenzeichen	Legt das Aktenzeichen fest, in dem die Belege automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Werden Mandanten unterstützt (siehe System-Einstellungen und Auswahlfeld-Liste) kann das Aktenzeichen in Abhängigkeit vom Mandanten mit dem Schlüssel [Mandantendaten.Aktenzeichen] eingetragen werden.	Beliebiges Aktenzeichen
Verwaltungskennung	Falls das Modul Verwaltungseinheiten eingesetzt wird, muss hier die Verwaltungskennung angegeben werden, die für neue Akten/Vorgänge bzw. Schriftstücke verwendet werden soll.	Eingabe oder Auswahl einer Verwaltungskennung
Anordnung, Bescheid, Beleg, Loga-Dokument, EWO-Dokument, Sonstiges Dokument, Rechnung, Gutschrift	Legt grundsätzlich fest, dass es sich um Ablagekriterien für eine bestimmte Dokumentarten handelt. Die Dokumentart wird automatisch zum Hauptbestandteil des Eintragsnamens.   Je nach Dokumentart kann zusätzlich ein Feld zur weiteren Detaillierung eingeblendet werden (Buchungssystem bzw. Art). Die Dokumentarten Anordnung, Loga-Dokument und EWO-Dokument wurden zunächst nur vorbereitend zur Verfügung gestellt. Bei einer konkreten Nutzung muss die automatische Ablage solcher Belege noch an den Bedarf angepasst werden.	Auswahl durch Markierung
Buchungssystem bzw. Art	Legt für Bescheide die Art des Bescheids fest (z.B. Hundesteuer). Entsprechend muss für Anordnungen angegeben werden, ob das Buchungssystem Doppik oder Kameralistik verwendet wird.   Diese Angabe wird automatisch zum Bestandteil des Eintragsnamens. Bei Eingabe der Art muss unbedingt darauf geachtet werden, dass diese exakt mit der entsprechenden Angabe im Übergabefeld [Abgabenart] bzw. [Abgabenart Name] (aus den Indexdateien) übereinstimmt.	Auswahl des Buchungssystems bzw. Eingabe der Bescheidart

• Legen Sie im Reiter Akte/Vorgang fest, in welchen Akten/Vorgängen die Dokumente abgelegt werden sollen.
  Nutzen Sie dazu die Schaltflächen Neu, Ändern und Löschen.
Welche Auswirkungen haben diese Schaltflächen?

Feld	Bedeutung
Neu	Öffnet das Dialogfenster Akte/Vorgang zur Erfassung einer neuen Akte. Eine Anleitung zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Akte/Vorgang erfassen.
Ändern	Öffnet das Dialogfenster Akte/Vorgang zur Änderung einer markierten Akte. Eine Anleitung zur Verwendung dieses Dialogfensters finden Sie unter Akte/Vorgang erfassen.
Löschen	Löscht eine markierte Akte aus der Liste.

• Legen Sie im Reiter Schriftstück fest, mit welchen Daten Belege automatisch als Schriftstück abgelegt werden sollen.
  Zu den Angaben gehören unter anderem Text/Beschreibung und Zugriff.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Zugriff auf das Schriftstück	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die abzulegenden Schriftstücke zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung für Schriftstück	Beschreibt den Inhalt des Schriftstücks. Die Beschreibung sollte den Inhalt des Schriftstücks möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder.   Die jeweils übergebenen Datenfelder entnehmen Sie der von newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow übergebenen Indexdatei.
Sachbearbeiter bzw. Ersteller bzw. Verantwortlicher/ Unterzeichner	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Sachbearbeiter, Ersteller oder Verantwortliche in das Schriftstück eingetragen werden sollen. An dieser Stelle eingetragene Benutzer werden in alle Schriftstücke eingetragen, die auf Basis dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Wenn kein sinnvoller Eintrag möglich ist, können Sie diese Felder auch leer lassen.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen   Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Datum bzw. Änderungsdatum	Dieses Feld enthält das Erstellungs- bzw. Änderungsdatum des Schriftstücks. Diese Angaben können auch auf Basis der übergebenen Datenfelder aus newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow gebildet werden.	Eingabe oder Auswahl eines Datums bzw. Eingabe eines Datenfeldes   Die jeweils übergebenen Datenfelder entnehmen Sie der von newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow übergebenen Indexdatei.
Aufbewahrungsfrist für Schriftstück	Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die Belege automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe (siehe dazu: Datumsformat)
Kategorie	Legt die Kategorie(n) fest, die Belege automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftstück-Kategorie   Mehrfachauswahl ist möglich
Bearbeitungsstatus	Legt den Bearbeitungsstatus fest, den Belege automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus
Schriftstück-Art	Legt die Schriftstück-Art fest. Anordnungen: newsystem-Finanzwesen-Anordnungen Bescheide: newsystem-Finanzwesen-Bescheide Rechnungen & Gutschriften: newsystem-Finanzwesen-Rechnungen Für Loga- & EWO-Dokumente gibt es noch keine eigene Schriftstück-Arten - diese sind in Vorbereitung.	Auswahl aus der Liste der verfügbaren Arten
Barcode	Legt den Inhalt des Feldes Barcode fest.	Gültiger Barcode auf Basis der Datenfelder Die jeweils übergebenen Datenfelder entnehmen Sie der von newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow übergebenen Indexdatei.
Schriftstück-identifikation	Legt die eindeutige Identifikation fest. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. Beispiel: newsystem [ID]	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder   Die jeweils übergebenen Datenfelder entnehmen Sie der von newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow übergebenen Indexdatei.
Farb-Kennzeichnung	Legt die Farbe fest, die das Schriftstücksymbol dieses Schriftstücks in allen Listen-Fenstern hinterlegt.	Auswahl der Farbe
Textfarbe	Legt die Farbe für den Text des Schriftstücks fest, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird.	Auswahl der Farbe
Hinweise für Schriftstück	Ergänzt Hinweise zum Beleg. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder   Die jeweils übergebenen Datenfelder entnehmen Sie der von newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow übergebenen Indexdatei.
Volltextindizierung	Legt fest, ob auf diese Weise abgelegte Schriftstücke für die Volltext-Recherche zur Verfügung stehen sollen.	Auswahl durch Markierung

• Geben Sie im Reiter Zugriff ein, wer diesen Eintrag der Auswahlfeld-Liste verwenden bzw. bearbeiten darf.
• Speichern Sie den Eintrag der Auswahlfeld-Liste Ablage mit OK.
• Der Eintrag wird nach Ihren Angaben gespeichert und steht ab sofort zum automatischen Import von Dokumenten aus newsystem Finanzwesen Rechnungsworkflow zur Verfügung.

Beispiel:

Im Reiter Allgemein des Ablagekriteriums wird bestimmt, um welche Belegart es sich handelt, außerdem wird das Aktenzeichen und für Bescheide auch die Abgaben-Art festgelegt.

Im Reiter Schriftstück des Ablagekriteriums wird bestimmt, mit welchen Angaben das Schriftstück abgelegt wird.
Dazu ist die Verwendung der Übergabefelder aus den Indexdateien von entscheidender Bedeutung. Außerdem muss die passende Schriftstück-Art ausgewählt und eine eindeutige Schriftstückidentifikation (auf Basis eines Übergabefeldes) angegeben werden.

Im Reiter Akte/Vorgang des Ablagekriteriums wird bestimmt, in welcher Akte das Schriftstück abgelegt wird. Dabei sind auch alle übergeordneten Akten/Vorgänge anzugeben, da diese automatisch angelegt werden, falls sie noch nicht existieren.