Akte/Vorgang für OK.FIS-Ablage erfassen

Das Dialogfenster Akte/Vorgang erlaubt die Angabe von Metadaten zum Anlegen von Akten/Vorgängen, in denen automatisch importierte Schriftstücke aus OK.FIS abgelegt werden sollen.

• In der Regel genügt es, hier eine Akte anzugeben. Bei Bedarf kann aber auch eine weitere Akte ergänzt werden. Diese muss aber der ersten Akte hierarchisch untergeordnet sein.
  Die Angabe von mehr als zwei Akten/Vorgängen wird nicht empfohlen.

Anleitung

So bearbeiten Sie Angaben zu Akten/Vorgängen:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Akte/Vorgang geöffnet ist.
  • Für bereits erfasste Einträge werden die gespeicherten Daten angezeigt.
    Für einen neuen Eintrag werden nur einzelne Vorgaben eingetragen.
• Tragen Sie in die einzelnen Felder des Dialogfensters die Angaben ein, nach denen eine Akte für den Import aus OK.FIS ausgewählt bzw. angelegt werden soll.
  Dazu gehört insbesondere die Akten-/Vorgangskennung als eindeutige Identifikation.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Akten-/Vorgangskennung	Legt die eindeutige Identifikation fest. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. Beispiel: [Haushaltsjahr] Falls es sich um eine hierarchisch untergeordnete Akte handelt, muss die Akten-/Vorgangskennung der übergeordneten Akte nach dem üblichen Schema mit angegeben werden!   Wenn Datenfelder zur Bildung der Kennung eingesetzt werden, die mehrere Einträge enthalten, werden entsprechend auch mehrere Akten/Vorgänge angelegt. Die importierten OK.FIS-Belege werden dann jeder dieser Akten/Vorgänge zugeordnet. Beispiel: Bei der Akten-/Vorgangskennung [Haushaltsjahr][/[Buchungsstelle]] werden Akten/Vorgänge für jede in einem OK.FIS-Beleg enthaltene Haushaltsstelle (Buchungsstelle) angelegt und der betreffende OK.FIS-Beleg wird allen betreffenden Akten/Vorgängen zugeordnet! Das Aktenzeichen wird bei Bedarf automatisch von regisafe ergänzt! Dies ist von der Konfiguration Ihrer regisafe-Umgebung abhängig. Sie dürfen hier auf keinen Fall ein Aktenzeichen angeben.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder.   Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für "OK.FIS"-Dokumente.
Zugriff auf Akte/Vorgang	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Akte zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung für Akte/Vorgang	Beschreibt den Inhalt der Akte. Die Beschreibung sollte den Inhalt der Akte möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder aus OK.FIS gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder für "OK.FIS"-Dokumente.
Zuständigkeit	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Zuständige in die Akte eingetragen werden sollen.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen   Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Beginn	Dieses Feld enthält den "Beginn" der Akte. Als Datum kann der Inhalt eines übergebenen Datumsfeldes ausgewählt werden. Außerdem ist auch das aktuelle Datum wählbar.	Auswahl eines Datumsfeldes
Aufbewahrungsfrist für Akte/Vorgang	Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die auf diese Weise angelegte Akten/Vorgänge erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe (siehe dazu: Datumsformat)
Farb-Kennzeichnung	Legt die Farbe fest, die das Symbol dieser Akte in allen Listen-Fenstern hinterlegt.	Auswahl der Farbe
Textfarbe	Legt die Farbe für den Text der Akte fest, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird.	Auswahl der Farbe
Zuordnung des Schriftstücks	Diese Markierung muss immer dann gesetzt werden, wenn das Schriftstück dieser Akte zugeordnet wird. Dient die angelegte Akte nur als "Hilfsakte" darf diese Markierung nicht gesetzt werden (z.B. für eine übergeordnete Jahresakte).

• Speichern Sie Ihre Eingaben mit OK.
• Die Definition der Akte wird gespeichert und in den Auswahlfeld-Liste übernommen.