Auswahlfeld-Liste "Mandat" bearbeiten

Die Auswahlfeld-Liste OK.FIS Integration | Mandat gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schnittstelle zu OK.FIS-Mandat,.

Die Definition der Ablagekriterien für die automatische Ablage von Schriftstücken, die im Zusammenhang mit Lastschriftmandaten entstehen, ist eine Grundvoraussetzung für die um OK.FIS-Mandat erweiterte OK.FIS-Schnittstelle.
Die einzelnen Einträge der Auswahlfeld-Liste Mandat legen für die Schriftstücke, die die OK.FIS-Erweiterung OK.FIS-Mandat zum Import bereitstellt, unter anderem das Aktenzeichen, den Zugriff oder den Beschreibungstext fest.

• In der Regel werden diese Schriftstücke in der speziellen Akte Lastschriftakte abgelegt, die durch die regisafe-Speziallösung SEPA-Lastschriftakte zur Verfügung gestellt wird.

Wo werden die Inhalte der Auswahlfeld-Liste festgelegt?

So öffnen Sie den Reiter "Auswahlfeld-Listen":

1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Auswahlfeld-Listen.
   1. Der Reiter  Auswahlfeld-Listen wird geöffnet.
2. Wählen Sie unter Auswahlfeld-Listen die gewünschte Auswahlfeld-Liste.
   1. Die aktuellen Einträge der Auswahlfeld-Liste werden auf der rechten Seite angezeigt.
3. Um eine bestimmte Auswahlfeld-Liste bearbeiten zu können, müssen Sie über die Berechtigung Auswahlfeld-Listen | Die Liste <Name der Liste> bearbeiten verfügen.

Anleitung

So bearbeiten Sie einen Eintrag der Auswahlfeld-Liste "Mandat":

• Stellen Sie sicher, dass Sie in der Auswahlfeld-Liste Mandat einen neuen oder bestehenden Eintrag geöffnet haben.
• Legen Sie im Reiter Allgemein die grundlegende Angaben für die Ablage der Schriftstücke eines Mandats fest.
  Dazu gehören der Name des Ablagekriteriums - z.B. SEPA-Lastschriftakte - und das Aktenzeichen zur Ablage der Mandats-Schriftstücke.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Eintrag	Legt den Namen des Ablagekriteriums fest. Alle Einträge der Auswahlfeld-Liste Mandat stehen in der System-Einstellung OKFIS Integration | Mandat zur Auswahl zur Verfügung.	Beliebiger Text ohne Sonderzeichen
Aktenzeichen	Legt das Aktenzeichen fest, in dem die Schriftstücke automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Dieses Aktenzeichen wird automatisch auch für ggf. neu anzulegende Lastschriftakten verwendet.	Auswahl oder Eingabe eines gültigen Aktenzeichens

• Legen Sie im Reiter Schriftstück fest, mit welchen Angaben Mandatsdokumente automatisch als Schriftstück abgelegt werden sollen.
  Zu den Angaben gehören unter anderem Text/Beschreibung und Zugriff.
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Zugriff auf das Schriftstück	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die abzulegenden Schriftstücke zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Text/Beschreibung für Schriftstück	Beschreibt den Inhalt des Schriftstücks. Die Beschreibung sollte den Inhalt des Schriftstücks möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesem Feld kann gesucht werden. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder von OK.FIS-Mandat gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat.
Sachbearbeiter bzw. Ersteller bzw. Verantwortlicher/ Unterzeichner	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Sachbearbeiter, Ersteller oder Verantwortliche in das Schriftstück eingetragen werden sollen. An dieser Stelle eingetragene Benutzer werden in alle Schriftstücke eingetragen, die auf Basis dieses Ablagekriteriums abgelegt werden. Wenn kein sinnvoller Eintrag möglich ist, können Sie diese Felder auch leer lassen.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen   Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Kategorie	Legt die Kategorie(n) fest, die die Mandats-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Schriftstück-Kategorie   Mehrfachauswahl ist möglich
Datum bzw. Änderungsdatum	Dieses Feld enthält das Erstellungs- bzw. Änderungsdatum des Schriftstücks. Diese Angaben können auch auf Basis der übergebenen Datenfelder aus OK.FIS-Mandat gebildet werden. Neben den Übergabefeldern von OK.FIS-Mandat kann hier auch [Aktuelles Datum] verwendet werden.	Eingabe oder Auswahl eines Datums bzw. Eingabe eines Datenfeldes Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat
Aufbewahrungsfrist für Schriftstück	Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die die Mandats-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe (siehe dazu: Datumsformat)
Bearbeitungsstatus	Legt den Bearbeitungsstatus fest, den die Mandats-Dokumente automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen. Diese Angaben können auch auf Basis der übergebenen Datenfelder aus OK.FIS-Mandat gebildet werden.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat
Schriftstück-Art	Legt die Schriftstück-Art fest. Für Mandats-Dokumente ist hierbei die Schriftstück-Art OK.FIS-Mandat vorgesehen.	Auswahl aus der Liste der verfügbaren Arten
Schriftstück-identifikation	Legt die eindeutige Identifikation fest. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. Das Feld kann auch leer gelassen werden, dann wird die Schriftstückidentifikation von regisafe automatisch als fortlaufender Wert gebildet.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat
Volltextindizierung	Legt fest, ob auf diese Weise abgelegte Schriftstücke für die Volltext-Recherche zur Verfügung stehen sollen.	Auswahl durch Markierung
Farb-Kennzeichnung	Legt die Farbe fest, die das Schriftstücksymbol dieses Schriftstücks in allen Listen-Fenstern hinterlegt.	Auswahl der Farbe
Textfarbe	Legt die Farbe für den Text des Schriftstücks fest, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird.	Auswahl der Farbe

• Legen Sie im Reiter Akte/Vorgang fest, in welchen Akten/Vorgängen die Dokumente abgelegt werden sollen. Tragen Sie in die einzelnen Felder des Dialogfensters die Angaben ein, nach denen eine Akte für die Mandats-Dokumente ausgewählt bzw. angelegt werden soll.
  Dazu gehört insbesondere die Akten-/Vorgangskennung als eindeutige Identifikation.
  
Wie werden diese Informationen eingegeben?

Feld	Bedeutung	Format
Akten-/Vorgangskennung	Legt die eindeutige Identifikation fest. Anhand dieser Identifikation wird u.a. erkannt, ob die Akte, die für die Ablage des Mandats-Dokuments benötigt wird, schon vorhanden ist, oder neu angelegt werden muss. Sinnvollerweise sollte die Identifikation auf Basis eines eindeutigen übergebenen Datenfeldes gebildet werden. Beispiel: [Mandats-Referenz] Falls es sich um eine hierarchisch untergeordnete Akte handelt, muss die Akten-/Vorgangskennung der übergeordneten Akte nach dem üblichen Schema mit angegeben werden! Beispiel: Lastschriftakten/[Mandats-Referenz] Das Aktenzeichen wird bei Bedarf automatisch von regisafe ergänzt! Dies ist von der Konfiguration Ihrer regisafe-Umgebung abhängig. Sie dürfen hier auf keinen Fall ein Aktenzeichen angeben.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder.   Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat.
Zugriff auf Akte/Vorgang	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf die Akte zugreifen dürfen.	Festlegung pro Benutzer und/oder Gruppe: Ein Klick = Vollzugriff Zwei Klicks = Lesezugriff Rechtsklick = Auswahl inkl. Detailzugriffe   Nähere Informationen finden Sie unter Vergabe von Zugriffsberechtigungen
Zahlungspflichtiger	Legt fest, wer der Zahlungspflichtige des Mandats ist. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder von OK.FIS-Mandat gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat.
Kontoinhaber	Legt fest, wer der Kontoinhaber des Mandats ist. Dieser Text sollte sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder von OK.FIS-Mandat gebildet werden.	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat.
Text/Beschreibung für Akte/Vorgang bzw. Text/Beschreibung für eventuell übergeordnete Akte/Vorgang	Beschreibt den Inhalt der (übergeordneten) Akte. Die Beschreibung sollte den Inhalt der (übergeordneten) Akte möglichst kurz und prägnant zusammenfassen. Nach jedem Begriff in diesen Feldern kann gesucht werden. Diese Texte sollten sinnvollerweise auf Basis der übergebenen Datenfelder von OK.FIS-Mandat gebildet werden, wie z.B. der Angaben zum Kontoinhaber und der Mandats-Referenz ([Name1] [Name2] [Mandats-Referenz])	Beliebiger Text, ergänzt durch Datenfelder. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat.
Zuständigkeit	Legt fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen als Zuständige in die Akte eingetragen werden sollen. An dieser Stelle eingetragene Benutzer bzw. Gruppen werden in allen Akten eingetragen, die auf der Basis dieses Ablagekriteriums angelegt werden. Wenn kein sinnvoller Eintrag möglich ist, können Sie dieses Feld auch leer lassen.	Auswahl von Benutzern und/oder Gruppen   Strg-Taste = Mehrfachauswahl
Bearbeitungsstatus	Legt den Bearbeitungsstatus fest, den die Mandatsakte automatisch aufgrund dieses Ablagekriteriums erhalten sollen. Der Eintrag in dieses Feld kann auch mit übergebenen Datenfeldern von OK.FIS-Mandat gebildet werden	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Bearbeitungsstatus Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat.
Beginn	Dieses Feld enthält das Beginn-Datum der Akte. Als Datum kann der Inhalt eines übergebenen Datumsfeldes ausgewählt werden. Außerdem ist auch das aktuelle Datum wählbar.	Auswahl eines Datumsfeldes. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat.
Ende	Dieses Feld enthält den Ende-Datum der Akte. Als Datum kann der Inhalt eines übergebenen Datumsfeldes ausgewählt werden. Außerdem ist auch das aktuelle Datum wählbar.	Auswahl eines Datumsfeldes. Eine Liste der Datenfelder finden Sie unter Übergabefelder von OK.FIS-Mandat.
Aufbewahrungsfrist für Akte/Vorgang	Legt die Aufbewahrungsfrist fest, die die Mandatsakten erhalten, die aufgrund dieses Ablagekriteriums angelegt werden.	Auswahl aus der Auswahlfeld-Liste Aufbewahrungsfristen oder Datumsangabe (siehe dazu: Datumsformat)
Farb-Kennzeichnung für Akte/Vorgang	Legt die Farbe fest, die das Symbol dieser Akte in allen Listen-Fenstern hinterlegt.	Auswahl der Farbe
Textfarbe für Akte/Vorgang	Legt die Farbe für den Text der Akte fest, die in allen Listen-Fenstern verwendet wird.	Auswahl der Farbe
Akten-/Vorgangs-Art	Gibt die Art der Akte an.	Vorgabewert Lastschriftakte

• Geben Sie im Reiter Zugriff ein, wer diesen Eintrag der Auswahlfeld-Liste verwenden bzw. bearbeiten darf.
• Speichern Sie den Eintrag der Auswahlfeld-Liste Mandat mit OK.
• Der Eintrag wird nach Ihren Angaben gespeichert und steht ab sofort zur Auswahl für die System-Einstellung OK.FIS-Integration | Mandat zur Verfügung.

Beispiel:

Im Reiter Allgemein des Ablagekriteriums wird die Dokumentenart und das zugehörige Aktenzeichen angegeben.

Im Reiter Schriftstück des Ablagekriteriums wird bestimmt, mit welchen Angaben das Schriftstück abgelegt wird.

Im Reiter Akte/Vorgang des Ablagekriteriums wird bestimmt, in welcher Akte das Schriftstück abgelegt wird.
Existiert die Akte noch nicht, wird diese angelegt.