Einstellungen der Schnittstelle zu David

Für die einzelnen Module lassen sich detaillierte Einstellungen festlegen, um die Anwendung an die individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Je nach Einstufung der Einstellung kann diese global für die gesamte regisafe-Umgebung als System-Einstellung oder individuell für den einzelnen Benutzer als Benutzer-Einstellung festgelegt werden.

regisafe unterstützt Sie bei der Suche nach der "passenden" Einstellung durch eine gruppenübergreifende Suchfunktion sowie eine Suchfunktion innerhalb einer Einstellungsgruppe. Mehr dazu: Einstellungen suchen.

Benutzer-Einstellungen

So öffnen Sie den Reiter "Einstellungen":

  1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Einstellungen.
    1. Der Reiter  Einstellungen wird geöffnet.
  2. Klappen Sie unter Gruppen Ihren Benutzernamen-Eintrag auf und markieren Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe. Sie können auch im Feld Suche nach Einstellung den Namen der gesuchten Einstellung eingeben, um gruppenübergreifend die Auswahl einzuschränken.
    1. Die Einstellungen für die ausgewählte Gruppe werden auf der rechten Seite angezeigt. Sie können im Feld auf der rechten Seite mit STRG+F ein Suchfeld für eine Suche innerhalb der Gruppe öffnen.
  3. In der Liste im rechten Feld können Sie einzelne Einstellungen mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Ändern ändern. Über die Schaltfläche Info erhalten Sie weitere Informationen zur ausgewählten Einstellung. Beide Möglichkeiten werden auch im Kontextmenü angeboten.
    Nach Einträgen können Sie suchen, wenn Sie mit STRG+F ein Suchfeld öffnen. Alternativ können Sie auch in die Liste klicken und direkt losschreiben.

Benutzer-Einstellungen kann jeder regisafe-Benutzer individuell nach Bedarf zur Verwendung der Schnittstelle zu David festlegen. Grundsätzlich sind die Benutzer-Einstellungen dieselben, die es zur Verwendung der Mail/Wiedervorlage gibt.

Benutzer-Einstellungen der "Mail/Wiedervorlage":

Folgende Einstellungen kann jeder Benutzer in der Gruppe "Mail/Wiedervorlage" festlegen:

  1. Anlagen/Objekte in der Mail/Wiedervorlage-Anzeige
    Legen Sie hier fest, wie die Anlagen/Objekte einer Mail/Wiedervorlage angezeigt werden sollen (z.B. nach Aufruf des Befehls Anzeigen oder nach einem Doppelklick auf eine Mail/Wiedervorlage):
    n Jede Anlage als eigener Reiter
    n Als Liste im Reiter "Anlagen/Objekte" - mit Datei-Vorschau
    n Als Liste im Reiter "Anlagen/Objekte" - ohne Datei-Vorschau
    n Als Liste im Reiter "Mail/Wiedervorlage"
  2. Bei Fristablauf: Anzahl Tage vorher markieren
    Geben Sie hier die Anzahl an Tagen ein, ab der vor dem Frist-Ablauf Mails/Wiedervorlagen in den Listen besonders dargestellt werden sollen. Wie die Darstellung erfolgen soll, können Sie mit der Einstellung Bei Fristablauf: Darstellung in Listen festlegen.
  3. Bei Fristablauf: Darstellung in Listen
    Legen Sie hier fest, wie Mails/Wiedervorlagen bei Fristablauf in den Listen dargestellt werden sollen. Mit der Einstellung Bei Fristablauf: Anzahl Tage vorher markieren können Sie bestimmen, wieviele Tage vor Fristablauf diese wie hier eingestellt angezeigt werden sollen.
  4. Beim Antworten Dateianlagen zurückschicken?
    Ist diese Einstellung aktiviert, werden beim Antworten auch externe Anlagen (Dateianlagen) der ursprünglichen Mail in die Antwort-Mail aufgenommen. Ist diese Einstellung deaktiviert, werden solche Anlagen nicht in die Antwort-Mail aufgenommen.
  5. Beim Antworten: Mail/Wiedervorlage erledigen?
    Ist diese Einstellung aktiviert, wird beim Beantworten einer Mail/Wiedervorlage die ursprüngliche Mail/Wiedervorlage automatisch erledigt.
  6. Beim Erledigen: Bestätigungsmeldung
    Ist diese Einstellung aktiviert, erhalten Sie beim Erledigen einer Mail/Wiedervorlage noch eine Bestätigung angezeigt.
  7. Beim Erledigen: Vorher fragen
    Ist diese Einstellung aktiviert, wird vor dem Erledigen einer Mail/Wiedervorlage eine entsprechende Sicherheitsabfrage angezeigt.
  8. Beim Löschen: Vorher fragen
    Ist diese Einstellung aktiviert, wird vor dem Löschen einer Mail/Wiedervorlage eine entsprechende Sicherheitsabfrage angezeigt.
  9. Beim Senden/Eingeben einer Mail: Bestätigungsmeldung
    Legen Sie hier fest, ob Ihnen nach dem Senden einer Mail eine Bestätigungsmeldung angezeigt werden soll. In dieser Meldung wird Ihnen auch die Möglichkeit angeboten, diese Mail abzulegen sowie den Sendebericht anzeigen zu lassen.
  10. Beim Weiterleiten: Mail/Wiedervorlage erledigen?
    Ist diese Einstellung aktiviert, wird beim Weiterleiten einer Mail/Wiedervorlage die ursprüngliche Mail/Wiedervorlage automatisch erledigt.
  11. Darstellung gelesener Mails/Wiedervorlagen
    Legen Sie hier fest, wie bereits gelesene Mails/Wiedervorlagen in den Listen dargestellt werden sollen.
  12. Darstellung gesehener Mails/Wiedervorlagen
    Legen Sie hier fest, wie bereits gesehene aber noch nicht gelesene Mails/Wiedervorlagen in den Listen dargestellt werden sollen.
  13. Darstellung neuer Mails/Wiedervorlagen
    Legen Sie hier fest, wie neue Mails/Wiedervorlagen in den Listen dargestellt werden sollen.
  14. Dreifach-Klick auf Mail/Wiedervorlage
    Hier können Sie festlegen, was passieren soll, wenn Sie auf eine in einer Liste angezeigte Mail/Wiedervorlage dreimal klicken (sozusagen ein erweiterter Doppelklick):
    Keine Aktion: Eine Dreifachklick-Funktion existiert nicht
    Anlage anzeigen: Die erste Anlage (sofern vorhanden) wird in einer Datei-Vorschau angezeigt
    Anlage öffnen: Die erste Anlage (sofern vorhanden) wird im entsprechenden Anwendungsprogramm geöffnet.
  15. Eintreffen neuer Mails anzeigen
    Ist diese Einstellung eingeschaltet, wird Ihnen beim Eintreffen neuer Mails dies in einem Info-Fenster in der rechten unteren Bildschirmecke angezeigt. Sie können hier auch festlegen, ob beim Eintreffen einer neuen Mail ein akustisches Signal ertönen werden soll. Damit stehen Ihnen nun die folgenden Einstellungen zur Verfügung:
    Nein: das Eintreffen neuer Mails wird weder optisch noch akustisch angezeigt
    Ja - mit akustischem Signal: zusätzlich zum Info-Fenster ertönt ein akustisches Signal
    Ja - ohne akustisches Signal: es erscheint nur das Info-Fenster
  16. Externe E-Mails empfangen
    Bei Nutzung des Mail/Wiedervorlage-Moduls in Zusammenhang mit Outlook legen Sie hier fest, ob Sie in regisafe externe Mails empfangen wollen oder nicht.
  17. Fußtext bei externen Mails
    Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der beim Schreiben einer externen Mail automatisch an das Ende der Mail hinzugefügt wird (z.B. Mit freundlichen Grüßen, Martin Mustermann). Lassen Sie diesen Text leer, wird (sofern eingerichtet) ein in den System-Einstellungen festgelegter Text verwendet.
  18. In Listen Mail/Wiedervorlage-Vorschau anzeigen
    Legen Sie hier fest, ob Ihnen im Fenster mit der Liste der aktuellen Mails/Wiedervorlagen die jeweils markierte Mail/Wiedervorlage in einer Vorschau angezeigt werden soll:
    Nein: Es wird keine Vorschau angezeigt. Um eine Mail/Wiedervorlage vollständig zu lesen müssen Sie auf sie doppelklicken.
    Unten: Die aktuell markierte Mail/Wiedervorlage wird Ihnen in einer Vorschau unter der Mail/Wiedervorlage-Liste angezeigt.
    Rechts: Die aktuell markierte Mail/Wiedervorlage wird Ihnen in einer Vorschau rechts neben dem Mail/Wiedervorlage-Fenster angezeigt.
  19. In Listen Nachrichten-Auszug mitanzeigen
    In Mail/Wiedervorlage-Listen wird Ihnen nur der Text/Betreff der Mails und Wiedervorlagen angezeigt. Sie können in dieser Einstellung jedoch festlegen, dass Ihnen zusätzlich eine bestimmte Anzahl Zeichen aus der eigentlichen Nachricht unter dem Text/Betreff mitangezeigt werden soll. Geben Sie hierfür die Anzahl der gewünschten Zeichen an.
    Geben Sie in dieser Einstellung 0 an, wird nur der Text/Betreff angezeigt. Diese Einstellung wird automatisch auf 0 gesetzt, wenn Sie die Einstellung In Listen Mail/Wiedervorlage-Vorschau anzeigen aktiviert haben.
  20. Mails/Wiedervorlagen bei anderen Benutzern anzeigen
    Benutzer, die Ihre Mails und Wiedervorlagen angezeigt bekommen.
  21. Mails/Wiedervorlagen von anderen Benutzern anzeigen
    Benutzer, deren Mails und Wiedervorlagen Sie angezeigt bekommen.
  22. regisafe als Standardprogramm für E-Mail einrichten?
    Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob sich regisafe beim nächsten Starten als "Standardprogramm für E-Mail" im Windows-Betriebssystem einrichten soll. Dies bewirkt, dass Befehle wie Senden an E-Mail-Empfänger anderer Anwendungsprogramme sowie des Windows-Explorers auf die Funktionen des Mail/Wiedervorlage-Moduls in regisafe zugreifen. Ebenso wird dann bei einem Klick auf eine E-Mail-Adresse im Internet ("MailTo"-Link) der Befehl Neue Mail in regisafe aufgerufen.
    Die Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn der Administrator in der entsprechenden System-Einstellungen festgelegt hat, dass das Verhalten Pro Benutzer festlegbar sein soll.
    1. Je nach Betriebssystem muss der Anwender ggf. auch noch weitere Einstellungen vornehmen. Z.B. muss regisafe unter Windows 10 zusätzlich im Betriebssystem als Standard-Programm für E-Mails ausgewählt werden.
  23. Sendebericht-Zeitraum
    Der Befehl Mail/Wiedervorlage | Sendebericht zeigt Ihnen den Status zu allen in den letzten Tagen von Ihnen eingetragenen Mails und Wiedervorlagen an. Legen Sie in dieser Einstellung fest, wieviele zurückliegende Tage Ihnen angezeigt werden sollen.
  24. Übernahme von Objekten/Anlagen bestätigen?
    Ist diese Einstellung aktiviert, erscheint eine Abfrage, bevor Objekte/Anlagen (beispielsweise aus einer Trefferliste) in eine von Ihnen soeben verfasste Mail/Wiedervorlage übernommen werden.
  25. Zugriffsberechtigung auf eigene Mails/Wiedervorlagen
    Benutzer, die auf Ihre Mails und Wiedervorlagen zugreifen dürfen.

 

System-Einstellungen

So öffnen Sie den Reiter "Einstellungen":

  1. Wählen Sie im Start-Menü Programm | Einstellungen.
    1. Der Reiter  Einstellungen wird geöffnet.
  2. Klappen Sie unter Gruppen den Eintrag System-Einstellungen auf und markieren Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe. Sie können auch im Feld Suche nach Einstellung den Namen der gesuchten Einstellung eingeben, um gruppenübergreifend die Auswahl einzuschränken.
    1. Die Einstellungen der ausgewählten Gruppe werden auf der rechten Seite angezeigt.
  3. In der Liste im rechten Feld können Sie einzelne Einstellungen mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Ändern ändern. Über die Schaltfläche Info erhalten Sie weitere Informationen zur ausgewählten Einstellung. Beide Möglichkeiten werden auch als Kontextmenü angezeigt.
    Nach Einträgen können Sie suchen, wenn Sie mit STRG+F ein Suchfeld öffnen. Alternativ können Sie auch in die Liste klicken und direkt losschreiben.

System-Einstellungen kann der regisafe-Administrator einheitlich zur Verwendung der Schnittstelle zu David festlegen. Es sind grundsätzlich dieselben, die es in regisafe zur Verwaltung von E-Mails bzw. der Mail/Wiedervorlage gibt.

Für David sind davon die folgenden Einstellungen von besonderer Bedeutung:

Zusätzlich, wenn Sie die Schnittstelle zu David inkl. Fax verwenden:

  1. Fax-Deckblatt
    Geben Sie hier den Dateinamen (inkl. Pfadangabe) einer RTF-Datei an, die als Deckblatt für Faxe verwendet werden soll.
    Der Inhalt dieser RTF-Datei kann auch folgende Variablen, jeweils in eckigen Klammern, enthalten:
    [Betreff]
    [Nachricht]
    [Faxnummer] = Faxnummer des Empfängers
    [Datum] = Datum im Format TT.MM.JJJJ
    [Benutzer] = Der Sachbearbeiter-Name des Benutzers, der das Fax sendet
    [Benutzer. xxxxxxxx].= Zusatzdaten des Benutzers. Statt xxxxx geben Sie den Namen des gewünschten Zusatzdaten-Feldes an, z.B. "[Benutzer.Durchwahl]".
  2. Fax-Deckblatt immer senden
    Aktivieren Sie diese Einstellung, wird beim Versenden eines Faxes generell ein Deckblatt gesendet. Ist diese Einstellung deaktiviert, wird das Deckblatt nur dann gesendet, wenn in der vom Benutzer eingegebenen Mail ein Nachrichtentext (Feld: Nachricht) enthalten ist.