Anschriften formatieren
Bei Verwendung des regisafe-Moduls Adressverwaltung können Adressen an Dokumentdateien übergeben werden.
Mithilfe der Funktion Anschriften formatieren können verschiedene Formatierungen für die Platzierung der Anschriften aus der Adressdatei festgelegt werden. Diese Formate für Anschriften werden in allen Bereichen verwendet, in denen aus regisafe eine Adresse als Anschrift verwendet wird (z.B. bei der Datenübergabe an Word-Dokumente oder dem Etikettendruck).
Sie können die gewünschten Felder zusammenstellen und das Layout des Ausdrucks bestimmen. Gemäß der unterschiedlichen Adressarten werden verschiedene Vorlagen angelegt.
- Zur Definition und Verwendung von Anschrift-Formatierungen muss das Modul Adressverwaltung im Einsatz sein.
Anwendung
So bearbeiten Sie Anschriften-Formate:
- Rufen Sie im Start-Menü den Befehl Adressen | Anschriften formatieren... auf.
- Das Dialogfenster Formatierung - Briefanschriften wird geöffnet und zeigt unter Verfügbare Formatierungen die vorhandenen Formate an.
- Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Formatierung - Briefanschriften geöffnet ist.
- Unter Verfügbare Formatierungen werden die vorhandenen Formate angezeigt.
- Standardmäßig werden bereits Formate für die Adressarten Ansprechpartner, Familie/Gemeinschaft, Familienmitglied/Gemeinschaftsmitglied, Firma/Verwaltung, Partner/Eheleute und Person vorgegeben. Diese Formate können zwar nicht bearbeitet, jedoch gelöscht und dabei durch andere Formate ersetzt werden.
Für jede Adressart, die in regisafe verwendet werden kann, muss zur korrekten Erzeugung der Anschrift mindestens ein Format vorhanden sein.
Formate, die als Standard für die jeweilige Adressart definiert sind, erkennt man an der grünen Hervorhebung. Als Standardformat kann sowohl ein vorgegebenes Format als auch ein individuell erstelltes Format dienen.
- Wählen Sie bei Bedarf einen der Befehle in der Menüleiste zum Bearbeiten der Formatliste.
Markieren Sie dazu ggf. eines der vorhandenen Formate.- Detaillierte Beschreibungen zu den Befehlen finden Sie in der Administrator-Dokumentation im Abschnitt Druckformate festlegen. Die Administrator-Dokumentation können Sie über das Start-Menü unter Programm | Handbücher und Unterlagen | Administrator-Dokumentation aufrufen.
- Prüfen Sie bei Bedarf die Anzeige eines Anschriften-Formats in der Vorschau (links unten). Markieren Sie dazu zunächst in einer regisafe-Adressliste eine Adresse der gewünschten Art und anschließend im Dialogfenster das entsprechende Format.
- Die markierte Adresse wird unter Gewählte Adresse:... angezeigt.
Sie können auch eine andere Adresse in Trefferliste markieren, ohne das Dialogfenster zu schließen. Bei der Rückkehr in das Dialogfenster wird die neu markierte Adresse in die Vorschau übernommen. Sofern Sie eine Adresse einer anderen Art markierte hatten, müssen Sie zunächst im Dialogfeld noch das entsprechende Format markieren. - Verfügt die angezeigte Adresse über unterschiedliche Anschriften (z.B. eine Haupt- und eine Postfachadresse), lassen diese sich über das Feld Anschrift für die Vorschau auswählen.
- Die markierte Adresse wird unter Gewählte Adresse:... angezeigt.
- Bearbeiten Sie eines der (nicht vorgegebenen) Formate, indem Sie es links markieren und Ihre Änderungen auf der rechten Seite eintragen.
- Detaillierte Beschreibungen zu den Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie in der Administrator-Dokumentation im Abschnitt Druckformate festlegen. Die Administrator-Dokumentation können Sie über das Start-Menü unter Programm | Handbücher und Unterlagen | Administrator-Dokumentation aufrufen.
- Speichern und beenden Sie die Bearbeitung der Anschriftenformate mit Schließen.