Hinweise zur Suche

Eingabe der Suchbegriffe

regisafe unterstützt Sie bei der Eingabe von Suchbegriffen wie folgt:

• Während des Schreibens in das Feld Suchbegriffe wird das Feld automatisch aufgeklappt und dort Suchvorschläge angeboten.
• Als Suchvorschläge werden die in letzter Zeit vom Benutzer selbst durchgeführten Suchanfragen mit den selben Begriffen wie den eingegebenen angeboten.
• Ist noch kein Suchbegriff eingegeben, werden beim Aufklappen des Felder alle zuletzt vom Benutzer durchgeführten Suchanfragen zur Auswahl angeboten, bei denen die Suche auch erfolgreich war.

Beachten Sie Folgendes bei der Eingabe von Suchbegriffen:

• Beliebige Reihenfolge
  Suchbegriffe können in beliebiger Reihenfolge, getrennt z.B. durch ein Leerzeichen, eingegeben werden.
• Alle Begriffe müssen enthalten sein (UND-Suche)
  In der Schnellsuche wird nach allen eingegebenen Suchbegriffen gesucht und es werden nur Treffer angezeigt, in deren Datensatzmaske alle Begriffe enthalten sind. Geben Sie als Suchbegriffe z.B. „Recht“ und „Feuerwehr“ ein, werden Ihnen nur Treffer angezeigt, die beide Begriffe enthalten.
  In der erweiterten Suche kann über die Einstellung Suchmodus alternativ festgelegt werden, dass nur eines der Wörter enthalten sein muss (ODER-Suche).
  Die relevanten Felder in den Datensatzmasken, in denen nach Suchbegriffen gesucht wird, sind Text/Beschreibung, Zusätzliche Schlagwörter und Hinweise.
• Groß-/Kleinschreibung wird generell nicht unterschieden
• Unwichtige Wörter werden ignoriert
  Auf „unwichtige“ Wörter wie Artikel, oder „ein“, „eine“ usw. kann verzichtet werden, da diese von regisafe bei einer Suche ignoriert werden. Welche Wörter dies betrifft, kann über eine Ignorierwort-Liste festgelegt werden.
• Zahlen in der Aktenzeichensuchmaske
  Wenn Sie bei der Suche nach Aktenzeichen eine Zahl als Suchbegriff eintragen, geht regisafe davon aus, dass Sie eine Aktenzeichen-Nummer eingeben wollen und trägt diese Nummer deswegen von selbst in das Feld Aktenzeichen ein.
• Unterstützung beim Ausfüllen von Suchfeldern für die Organisationsstrukturen
  
• regisafe bietet die Favoriten zur Auswahl an.
  Ausnahme: Wenn der Administrator den aktuellen Datenbestand als "kleinen Datenbestand" festgelegt hat, werden alle vorhandenen Objekte zur Auswahl angeboten (System-Einstellung Grenze für Behandlung als kleiner Datenbestand).

Durchführung der Suche

Die Suche wird mit folgenden Besonderheiten durchgeführt:

• Suche nach Wortteilen
  Standardmäßig können Suchbegriffe auch unvollständig sein. Sie werden nur am Anfang von Wörtern gesucht, d.h. bei „Gewerbe“ werden Sie kein „Gaststättengewerbe“ finden, sondern nur „Gewerbeaufsicht“, oder „Gewerbesteuer“ usw.
  Mit der Benutzer-Einstellung Wortbestandteil-Suche in Textfeldern lassen sich auch die Einstellungen exakt und innerhalb festlegen. Bei exakt muss das Wort dem Suchbegriff genau entsprechen (bis auf die Groß-/Kleinschreibung), bei innerhalb genügt es dagegen, wenn der Suchbegriff irgendwo im Wort auftaucht.
  In der erweiterten Suche kann dies über die Einstellung Wortbestandteil individuell festgelegt werden.
• Phonetische Suche nach ähnlich klingenden Wörtern
  Standardmäßig verwendet regisafe die phonetische Suche. Suchen Sie beispielsweise einen Herrn „Mayer“, werden Sie damit auch „Maier“, „Meier“ und „Meyer“ finden.
  Mit der Benutzer-Einstellung Phonetische/Exakte Suche in Textfeldern lässt sich die phonetische Suche auch ausschalten.
  In der erweiterten Suche kann dies über die Einstellung Genauigkeit individuell festgelegt werden.
• Suche nach gleichbedeutenden Wörtern
  Durch eine Synonym-Liste werden Ihnen auch Treffer angezeigt, die wortverwandt mit einem Suchbegriff sind. Existiert in der Synonym-Liste die Synonym-Gruppe „Müll, Abfall, Dreck, Schmutz, Unrat“ und Sie geben bei einer Suche nur den Suchbegriff „Müll“ ein, werden Ihnen alle Treffer angezeigt werden, in denen einer dieser Begriffe sowie z.B. auch „Müllabfuhr“ oder „Abfalltonne“ enthalten sind.
  Die Synonym-Liste finden Sie im Start-Menü unter Programm.
• Einschränkung der Suche durch System-Einstellungen
  Über die System-Einstellungen Suche innerhalb von Wörtern in der Schnellsuche erlauben, Suche innerhalb von Wörtern in der Erweiterten Suche erlauben und Suche innerhalb von Wörtern in der Volltext-Suche erlauben kann festgelegt werden, ob den Benutzern die Suche innerhalb von Wörtern erlaubt wird. Eine solche Suche kann je nach Datenbestand längere Zeit in Anspruch nehmen und den Server dabei belasten. Die Standard-Einstellung dieser System-Einstellungen ist Ein.
• Mindestlänge für Suchbegriffe
  In den System-Einstellungen ist für jede Organisationsstruktur zum einen eine Mindestlänge für Suchbegriffe (Standardwert 1 bei exakter Suche und 2 bei Suche nach Wortanfang oder innerhalb) und zum anderen eine Maximale Trefferzahl (Standardwert 2000) festgelegt.
  Geben Sie daher nur Suchbegriffe ein, die die Mindestlänge haben und geben Sie genauere Suchkriterien an, falls die Anzahl der Treffer die Maximalzahl überschreitet.
  Ihr Administrator kennt die für Sie gültigen Werte und nur er kann diese Einstellungen ändern.
• Standardmäßig werden untergeordnete Treffer ausgeblendet
  Bei der Suche nach hierarchisch aufgebauten Objekten (z.B. Aktenzeichen, bei denen es jeweils über- oder untergeordnete Aktenzeichen geben kann) werden standardmäßig zunächst nur Objekte in der obersten Ebene (= übergeordnete Objekte) gefunden und in der Trefferliste angezeigt. Sind zusätzlich untergeordnete Objekte vorhanden (= Objekte ab der zweiten Ebene), wird in der Trefferliste ein entsprechender Hinweis angezeigt. Durch einen Doppelklick auf diesen Hinweis können auch diese untergeordneten Objekte angezeigt werden.
  Werden bei einer Suche keine Objekte in der obersten Ebene gefunden, werden automatisch auch untergeordnete Objekte gesucht und angezeigt.
  Dieses Verhalten lässt sich für jede Organisationsstruktur (z.B. Aktenplanverwaltung) über die Benutzer-Einstellung Untergeordnete ... ausblenden deaktivieren. Dadurch werden grundsätzlich alle Treffer angezeigt.

 

Abbrechen einer Suche

• Eine gestartete Suche können Sie jederzeit abbrechen, indem Sie im Fenster Bitte warten... auf die Schaltfläche Abbrechen klicken oder den Dialog Bitte warten... schließen. Eine so abgebrochene Suche wird auch am IQ-Server gestoppt.

 

Erfolglose Suche

Die folgenden Hinweise zeigen Ihnen, was Sie nach einer erfolglosen Suche tun können:

• Weniger Suchbegriffe verwenden
  Haben Sie einmal keine Treffer nach einer Suche erzielt, führen Sie die Suche mit weniger Suchbegriffen aus, manchmal kann nur ein einziger Suchbegriff völlig ausreichend sein.
• Wortteile verwenden
  Ist in Ihrer Trefferliste nicht das Gesuchte dabei, versuchen Sie es ein weiteres Mal und geben als Suchbegriff nur den Wortanfang ein (nur bei entsprechender Einstellung - siehe oben).
• Gleichbedeutende Begriffe verwenden
  Bei erfolgloser Suche probieren Sie es mit anderen, ähnlichen Suchbegriffen (denken Sie an „Müll, Abfall, Dreck, Schmutz, Unrat“…).
  Führt dies zum Erfolg, können Sie Ihren zunächst nicht gefundenen Suchbegriff zusammen mit dem Begriff, unter dem Sie fündig geworden sind, in die Synonym-Liste aufnehmen.
• Hierarchische Suche verwenden
  Haben Sie auf allen Wegen und mit allen Suchbegriff-Varianten keinen Erfolg, dann nähern Sie sich „von außen“ Ihrem gesuchten Objekt: Überlegen Sie sich einen oder mehrere Suchbegriffe für mögliche übergeordnete Aktenzeichen oder Akten/Vorgänge, suchen Sie diese und zeigen sich dann die zugeordneten Aktenzeichen und Akten/Vorgänge an.
• Untergeordnete Objekte anzeigen
  Ist die Benutzer-Einstellung Untergeordnete ... ausblenden aktiviert, werden zunächst nur solche Ergebnisse angezeigt, die in der obersten hierarchischen Ebene gefunden wurden.
  In diesem Fall wird der Hinweis Alle untergeordneten .... wurden ausgeblendet angezeigt. Durch Doppelklick auf diesen Hinweis können auch alle übrigen Ergebnisse angezeigt werden.