Anschriften formatieren

Bei Verwendung des regisafe-Moduls Adressverwaltung können Adressen an Dokumentdateien übergeben werden.

Mithilfe der Funktion Anschriften formatieren können verschiedene Formatierungen für die Platzierung der Anschriften aus der Adressdatei festgelegt werden. Diese Formate für Anschriften werden in allen Bereichen verwendet, in denen aus regisafe eine Adresse als Anschrift verwendet wird (z.B. bei der Datenübergabe an Word-Dokumente oder dem Etikettendruck).

Sie können die gewünschten Felder zusammenstellen und das Layout des Ausdrucks bestimmen. Gemäß der unterschiedlichen Adressarten werden verschiedene Vorlagen angelegt.

• Zur Definition und Verwendung von Anschrift-Formatierungen muss das Modul Adressverwaltung im Einsatz sein.

Anwendung

So bearbeiten Sie Anschriften-Formate:

• Rufen Sie im Start-Menü den Befehl Adressen | Anschriften formatieren... auf.
  • Das Dialogfenster Formatierung - Briefanschriften wird geöffnet und zeigt unter Verfügbare Formatierungen die vorhandenen Formate an.
• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Formatierung - Briefanschriften geöffnet ist.
  • Unter Verfügbare Formatierungen werden die vorhandenen Formate angezeigt.
  • Standardmäßig werden bereits Formate für die Adressarten Ansprechpartner, Familie/Gemeinschaft, Familienmitglied/Gemeinschaftsmitglied, Firma/Verwaltung, Partner/Eheleute und Person vorgegeben. Diese Formate können zwar nicht bearbeitet, jedoch gelöscht und dabei durch andere Formate ersetzt werden.
    Für jede Adressart, die in regisafe verwendet werden kann, muss zur korrekten Erzeugung der Anschrift mindestens ein Format vorhanden sein.
    Formate, die als Standard für die jeweilige Adressart definiert sind, erkennt man an der grünen Hervorhebung. Als Standardformat kann sowohl ein vorgegebenes Format als auch ein individuell erstelltes Format dienen.
• Wählen Sie bei Bedarf einen der Befehle in der Menüleiste zum Bearbeiten der Formatliste.
  Markieren Sie dazu ggf. eines der vorhandenen Formate.
  • Detaillierte Beschreibungen zu den Befehlen finden Sie in der Administrator-Dokumentation im Abschnitt Druckformate festlegen. Die Administrator-Dokumentation können Sie über das Start-Menü unter Programm | Handbücher und Unterlagen | Administrator-Dokumentation aufrufen.
Welche Auswirkungen haben die Befehle?

Befehl	Bedeutung
Neu...	Das Dialogfenster Anschriften-Format erstellen wird geöffnet. Legen Sie darin die grundlegenden Angaben des Formats fest: Bezeichnung Der eindeutige Name des Formats. Zuordnung Die Adressart, für die das Format gilt. Zugriff Benutzer/Gruppen, die das Format verwenden bzw. bearbeiten dürfen. Länderzuordnung Wird ein Format einem bestimmten Land zugeordnet, wird dieses beim Erstellen von Briefen automatisch und ohne Abfrage für die Adressen dieses Landes verwendet. Bei der Erstellung... Gibt an, ob das Format als Standard für die betreffende Adressart verwendet werden soll. Dadurch wird dieses Format bei der Erstellung von Briefen als Vorgabe angeboten. Darüber hinaus stehen folgende Optionen zur Auswahl: Bei der Erstellung einer Anschrift standardmäßig verwenden Legt fest, ob dies das Standardformat für die betreffende Adressart ist. Dadurch wird das Format grün hervorgehoben. Alle anderen Anschriftenformate derselben Adressart sind dann entsprechend grau. Bei der Erstellung eines Dokuments/Etiketts nicht verwenden Legt fest, ob dieses Anschriftenformat wie üblich für Dokumente und Etikettendruck angeboten wird, oder ob es nur für spezielle programmseitige Verwendung oder für Testzwecke zur Verfügung steht. Ein Format mit dieser Option wird rot markiert.
Kopieren	Für ein markiertes Format wird das Dialogfenster Anschriften-Format erstellen geöffnet wie beim Befehl Neu..... Im Unterschied zum Neuanlegen werden die Definitionen des markierten Formats jedoch bereits vorgegeben. Die Änderung der Zuordnung und das Definieren als Standard-Format ist erst nach dem Speichern des Formats möglich.
Löschen	Löscht ein markiertes Format. Wenn es sich dabei um eines der vorgegebenen Formate handelt, kann es nur gelöscht werden, wenn es gleichzeitig durch ein anderes Format derselben Adressart ersetzt wird. Dieses übernimmt dann die Eigenschaften des ursprünglich vorgegebenen Formats, wie z.B. den Zugriff oder die Tatsache, dass es nicht bearbeitet werden kann.
Als Standard-Format definieren	Legt ein markiertes Format als Standard für die betreffende Adressart fest. Dadurch wird dieses Format in der Formatliste grün angezeigt. Das Standard-Format wird bei der Erstellung von Briefen als Vorgabe angeboten.

• Prüfen Sie bei Bedarf die Anzeige eines Anschriften-Formats in der Vorschau (links unten). Markieren Sie dazu zunächst in einer regisafe-Adressliste eine Adresse der gewünschten Art und anschließend im Dialogfenster das entsprechende Format.
  • Die markierte Adresse wird unter Gewählte Adresse:... angezeigt.
    Sie können auch eine andere Adresse in Trefferliste markieren, ohne das Dialogfenster zu schließen. Bei der Rückkehr in das Dialogfenster wird die neu markierte Adresse in die Vorschau übernommen. Sofern Sie eine Adresse einer anderen Art markierte hatten, müssen Sie zunächst im Dialogfeld noch das entsprechende Format markieren.
  • Verfügt die angezeigte Adresse über unterschiedliche Anschriften (z.B. eine Haupt- und eine Postfachadresse), lassen diese sich über das Feld Anschrift für die Vorschau auswählen.
• Bearbeiten Sie eines der (nicht vorgegebenen) Formate, indem Sie es links markieren und Ihre Änderungen auf der rechten Seite eintragen.
  • Detaillierte Beschreibungen zu den Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie in der Administrator-Dokumentation im Abschnitt Druckformate festlegen. Die Administrator-Dokumentation können Sie über das Start-Menü unter Programm | Handbücher und Unterlagen | Administrator-Dokumentation aufrufen.
Welche Möglichkeiten der Bearbeitung bestehen?

Bearbeitung	Ausführung
Zeile bearbeiten	Gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie die gewünschte Zeile der Anschrift. Der Inhalt wird in das Bearbeitungsfeld (unten) eingetragen. Ist die Zeile leer, bleibt auch das Bearbeitungsfeld leer. Bearbeiten Sie den Inhalt der Zeile, indem Sie Variablen eintragen. Was dabei zu beachten ist lesen Sie unter Welche Regeln gelten für die Eingabe von Variablen? Übernehmen Sie den bearbeiteten Inhalt in die zugehörige Zeile, indem Sie die Schaltfläche Zeile übernehmen oder einfach die Eingabetaste verwenden.
Zeile einfügen	Gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie die Zeile, über der Sie eine neue Zeile einfügen wollen. Wählen Sie die Schaltfläche Zeile einfügen. Die neue, leere Zeile wird in das Format eingefügt. Dadurch "rutschen" die weiteren Zeilen um eine Zeile nach unten. Zur Bearbeitung markieren Sie die neue Zeile und bearbeiten sie wie üblich. Auf diese Weise lässt sich auch eine Leerzeile einfügen.
Zeile entfernen	Gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie die Zeile, die Sie löschen wollen. Wählen Sie die Schaltfläche Zeile entfernen. Die Zeile wird aus dem Format entfernt. Dadurch "rutschen" die weiteren Zeilen um eine Zeile nach oben.

Welche Regeln gelten für die Eingabe von Variablen?
Folgende Regeln gelten:
• Alle Eingaben müssen aus Variablen bestehen, also in eckige Klammern gefasst sein. Das betrifft zunächst die Datenbankfelder der Adressdatenbank.
  Soll zusätzlicher Text ergänzt werden, muss dieser zusammen mit dem in eckigen Klammern gesetzten Datenbankfeld wiederum in ein zweites Paar eckige Klammern gesetzt werden
  
  
  • Reines Datenbankfeld: [Name1]
    Datenbankfeld mit Text: [OT [Ortsteil]]
    
    Es ist nicht möglich, freien Text ohne zugehöriges Datenbankfeld zu verwenden - siehe folgende Regeln.
  
  
• Wenn mehrere Datenbankfelder in einer Zeile stehen, müssen diese in der Regel zusammen mit einem Leerzeichen in eine weitere eckige Klammer gesetzt werden, um eine saubere Darstellung zu gewährleisten - ohne das Leerzeichen würden die Inhalte der Felder in der Anschrift einfach "aufeinanderkleben":
  
  
  
  [PLZ][Ort] ergibt z.B. 12345Regishausen
  
  [[PLZ] ][Ort] ergibt dagegen z.B. 12345 Regishausen
• Ist ein Datenbankfeld leer, wird auch der zugehörige Text (z.B. Leerzeichen) nicht übernommen.
  
  
  • [[Titel] ][[Vorname] ][Nachname] ergibt:
    Dr. Hans Maier, wenn der Vorname vorhanden ist
    Dr. Maier, wenn der Vorname nicht vorhanden ist
• Zeilenumbrüche sind durch zwei aufeinanderfolgende Senkrechtstriche (||) anzugeben (z.B. [[Titel]||][Nachname]).
  
  
  • [[Anrede] ][[Titel]||][[Vorname] ][Nachname] ergibt:
    Herrn Dr.
    Hans Maier, wenn alle Felder gefüllt sind
    Herrn Hans Maier, wenn der Titel nicht vorhanden ist
  
  
• Ist eine Zeile, in der mindestens eine Variable oder Funktion definiert wurde, nach der Übergabe komplett leer, so wird die gesamte Zeile entfernt, sodass keine Leerzeile entsteht. Manuell im Format definierte Leerzeilen werden aber trotzdem beibehalten.
• Neben Variablen können auch QScript-Funktionen als Variablen verwendet werden (Bsp: [QScript:Adressverwaltung|ZimmerUndAmt]).
  Auf Wunsch können solche Funktionen von regisafe individuell programmiert werden. Ansonsten gelten bei den Funktionen die gleichen Regeln, wie bei den Variablen.
Welche Datenbankfelder und spezielle Variablen können verwendet werden?
Folgende Datenbankfelder und spezielle Variablen stehen zur Verfügung:
• Alle Datenfelder der Adressverwaltung können verwendet werden (z.B: [Name1], [Name2], etc.).
  Eine vollständige Liste finden Sie z.B., wenn Sie in der erweiterten Suche nach Adressen im Detailreiter Alle Felder das Auswahlfeld Feld aufklappen.
  
• Damit ein Anschriftenformat bei Adressen mit einer "normalen" und einer Postfach-Anschrift die jeweils ausgewählte Anschrift automatisch verwenden kann, müssen statt der entsprechenden Datenbankfelder die speziellen Variablen [Strasse/Postfach], [PLZ], [Ort] und [Land] bzw. [LandLang] eingetragen werden.
  Diese verwenden dann die "normale" Anschrift oder die Postfach-Anschrift.
  
  
  • Eine einfache Adresse besteht aus:
    [Name1]
    [Name2]
    [Strasse] oder [Strasse/Postfach]
    [PLZ] [Ort]
    [Land] (oder [LandLang])
    Die Variable Strasse/Postfach enthält - je nach ausgewählter Adresse - entweder die "normale" oder die Postfach-Anschrift. Die Variable LandLang enthält das Land in ausgeschriebener Form und Großbuchstaben.
    
  
  
• Speichern und beenden Sie die Bearbeitung der Anschriftenformate mit Schließen.