Schriftverkehr erledigen

Die Arbeitsschritte zum Schriftverkehr ermöglichen die Erstellung individueller Schriftstücke (z.B. Briefe, Aktenvermerke usw.) auf Basis von Vorlagen.
Standardmäßig steht nur der Arbeitsschritt zur Erstellung eines Standard-Schriftstücks zur Verfügung.

• Weitere Arbeitsschritte für den individuellen Schriftverkehr können nach Bedarf hinzugefügt werden. Dazu muss eine entsprechende Vorlage angelegt und in die Auswahlfeld-Liste KommunalPLUS | Bauakten | Schriftstückfunktionen eingetragen werden.

Anleitung

So erstellen Sie ein individuelles Schriftstück auf Basis einer Vorlage:

• Stellen Sie zunächst sicher, dass der Detailreiter Antragsbearbeitung der gewünschten Bauakte geöffnet ist.
• Wählen Sie unter Schriftverkehr den Arbeitsschritt Standard-Schriftstück erstellen oder - falls vorhanden - einen speziellen Arbeitsschritt zur Erstellung eines zweckgebundenen Schriftstücks.
  • Das Dialogfenster KommunalPLUS Bauakte - Schriftverkehr wird geöffnet.
• Füllen Sie die Felder des Dialogfensters wie folgt aus:
  • Betreff
    Geben Sie den Betreff ein, der in der Betreffzeile des Schriftstücks stehen soll.
  • Wiedervorlage
    Geben Sie bei Bedarf das Datum an, zu dem Sie an die Kontrolle eines Rücklaufs erinnert werden wollen.
  • Schriftstücktypen
    Wählen Sie eine der angebotenen Vorlagen aus.
  • Adressaten
    Wählen Sie eine der angebotenen Adressen (aus der Akte) oder auch Dritte aus.
    (Bei Auswahl von Dritte können Sie den Empfänger anschließend auswählen oder eingeben.)
    Wenn mehrere Adressen vorhanden sind, können Sie auch mehrere Adressen auswählen. Zu beachten ist dann, dass kein Serienbrief entsteht, sondern für jeden ausgewählten Adressaten ein eigenes Schriftstück erstellt wird.
    Wenn lediglich ein Schriftstück ohne konkreten Adressaten erstellt werden soll, kann der Adressat auch weggelassen werden.
  • Individueller Ergänzungstext
    Geben Sie hier bei Bedarf zusätzliche Bemerkungen ein, die - je nach Vorlage - auch in das Schriftstück übernommen werden.
    Unter Mustertexte können Sie vorgefertigte Texte auswählen und mit der Eingabe-Taste einfügen.
    Im Unterschied zu anderen Eingabefeldern können Sie im Textfeld die Eingabe-Taste für einen Zeilenvorschub und die Tab-Taste für einen Zeichenvorschub verwenden.
• Starten Sie die Erstellung des Schriftstücks mit OK.
  • regisafe erstellt das Schriftstück auf Basis der ausgewählten Vorlage. Wenn als Adressat Dritte ausgewählt wurde, müssen Sie zunächst noch die gewünschte Adresse suchen bzw. neu erstellen.