Zuordnungsdialog bearbeiten

Beim Neuanlegen und Ändern von Objekten, also z.B. von Akten oder Schriftstücken, können Zuordnungen übernommen bzw. geändert werden.

Beim Neuanlegen werden jeweils die Zuordnungen des Objekts zur Übernahme vorgeschlagen, das zuvor in der Trefferliste markiert wurde.

Beim Neuanlegen von Objekten, die anderen Objekten des gleichen Typs untergeordnet werden können (sog. hierarchische Objekte), gibt es zusätzliche Optionen. Sie können hier auswählen, ob Sie das neue Objekt unterhalb des zuvor markierten Objekts (standardmäßig ausgewählt) oder auf gleicher Ebene wie das zuvor markierte Objekt anlegen möchten. Außerdem zeigt das Dialogfenster Eingabefelder für das Aktenzeichen bzw. die Akten-/Vorgangskennung und bei Akten/Vorgängen ein Feld für die Eingabe der Kurzkennung.

Beim Neuanlegen von Aktenzeichen wird in dem Eingabefeld Neues Aktenzeichen ein Vorschlag für das neue Aktenzeichen angeboten, beispielsweise die nächste freie fortlaufende Nummer an der entsprechenden Stelle; ist kein solcher Vorschlag möglich, wird die letzte Ebene mit Fragezeichen dargestellt und muss manuell festgelegt werden.
Beim Neuanlegen von Akten/Vorgängen wird in dem Eingabefeld Neue Akten-/Vorgangskennung ein Vorschlag für die neue Akten-/Vorgangskennung angeboten, beispielsweise die nächste freie fortlaufende Nummer an der entsprechenden Stelle, wenn dort bereits mit einer Nummerierung gearbeitet wurde, oder wenn z.B. unter dem jeweiligen Aktenzeichen noch keine Akten/Vorgänge vorhanden sind. Dieser Vorschlag wird beim Ausfüllen des Felds für die Kennung bzw. Kurzbeschreibung durch dessen Inhalt ersetzt.

Bei Objekten, die im Ordnungsbaum angezeigt werden, erscheint im Dialogfenster links der Ordnungsbaum, der am zuvor markierten Objekts aufgeklappt ist.

Sowohl das Übernehmen als auch das Ändern von Zuordnungen erfolgt über das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung, in dem die Zuordnungen und ggf. die Optionen für untergeordnete Objekte angezeigt und ausgewählt werden können.

Wie wird das Dialogfenster zur Übernahme oder zum Ändern von Zuordnungen geöffnet?

Zum Übernehmen von Zuordnungen für neu angelegte Objekte:

• Markieren Sie das Objekt, dessen Zuordnungen Sie vollständig oder teilweise übernehmen möchten, im Reiter Finden & Wissen in einer Trefferliste oder öffnen Sie es.
• Wählen Sie über den Programmreiter Neu anlegen oder einen entsprechenden Befehl im Start-Menü oder dem Kontextmenü das Objekt, das Sie neu anlegen möchten.
  • Es öffnet sich der Objektreiter und gleich darauf das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung .

Zum Ergänzen oder Ändern bestehender Zuordnungen eines Objekts mit einer der folgenden Methoden:

Über das Zuordnungsmenü

• Öffnen Sie den Datensatz des Objekts im Änderungsmodus, dessen Zuordnungen Sie ergänzen oder ändern möchten.
• Klicken Sie in dem Feld, in das Sie eine Zuordnung neu eintragen oder dessen Eintrag Sie ändern möchten auf das Pfeilsymbol , um das Menü zu öffnen.
• Wählen Sie aus dem angezeigten Menü den Befehl zum Suchen oder Neuanlegen.
  • Im Reiter Finden & Wissen wird eine Trefferliste angezeigt (nach Ausführen der Suche) bzw. es wird ein neuer Objektreiter geöffnet (beim Neuanlegen).
• Markieren Sie in der Trefferliste die Objekte, die Sie zuordnen möchten, bzw. legen Sie das neue Objekt an und klicken Sie auf Übernehmen.
  • Das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung wird geöffnet.

• Bei Zuordnungsfeldern für solche Objekte, die im Ordnungsbaum angezeigt werden, wie z.B. Aktenzeichen oder Akten/Vorgänge, steht Ihnen im Menü zusätzlich der Befehl Zuordnung ändern zur Verfügung, über den Sie das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung direkt aufrufen können.

Über das Markieren von Objekten

• Öffnen Sie den Datensatz des Objekts im Änderungsmodus, dessen Zuordnungen Sie ergänzen oder ändern möchten.
• Markieren Sie in der Trefferliste das Objekt, dessen Zuordnungen Sie übernehmen wollen, und klicken Sie auf Übernehmen.
  • Das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung wird geöffnet.

Über das Öffnen von Objekten

• Öffnen Sie den Datensatz des Objekts im Änderungsmodus, dessen Zuordnungen Sie ergänzen oder ändern möchten.
• Öffnen Sie den Datensatz des Objekts, dessen Zuordnungen Sie übernehmen wollen.
• Wechseln Sie in den Objektreiter des Objekts, dessen Zuordnungen Sie ergänzen oder ändern möchten.
  • Das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung wird geöffnet.

Anleitungen

So übernehmen Sie Zuordnungen in neu angelegte Objekte:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung geöffnet ist.
  
• Setzen oder entfernen Sie die Markierungen der angebotenen Zuordnungen nach ihren Wünschen.
  • Sofern die angebotenen Zuordnungen nicht Ihren Wünschen entsprechen, wählen Sie ggf. über den Ordnungsbaum oder die Schaltflächen Verlauf, Favoriten oder Suchen... das passende Objekt aus bzw. legen Sie es über die Schaltfläche Neu anlegen... neu an.
    Die Schaltflächen Verlauf und Favoriten öffnen ein Menü zur Auswahl des gewünschten Objekts.
    In den Feldern Aktenzeichen und Akten-/Vorgangskennung wird dabei das ausgewählte Objekt als weitere Option in den Zuordnungsdialog übernommen und kann hier ggf. zusätzlich zu einem schon vorhandenen markiert werden.
    Im Feld Adresskennung ersetzt eine so ausgewählte Adresse den bisherigen Feldinhalt. Wenn Sie jedoch bei der Auswahl aus dem Menü die Strg-Taste gedrückt halten, wird der bisherige Feldinhalt um die so ausgewählte Adresse ergänzt.
  • Im Kennungsfeld wird die nächstmögliche numerische Kennung vorgeschlagen.
    
• Wählen Sie beim Neuanlegen hierarchischer Objekte die gewünschte Ebene aus, auf der das Objekt angelegt werden soll.
  Die Markierung Unter ... erzeugt das neue Objekt als untergeordnetes Objekt des zuvor markierten Objekts. Sie ist standardmäßig ausgewählt.
  Die Markierung Wie ... erzeugt das neue Objekt auf der gleichen Ebene wie das zuvor markierte Objekt.
• Beim Neuanlegen von Akten/Vorgängen geben Sie eine Kurzkennung ein.
  • Die Kurzkennung wird automatisch in das Feld Akten-/Vorgangskennung übernommen und ersetzt dort die zunächst vorgeschlagene numerische Kennung.
•  Klicken Sie auf OK, um in den Objektreiter zurückzukehren.
  • Die markierten Zuordnungen und ggf. die Kurzkennung werden in den Objektreiter übernommen. Auch die Inhalte der in der System-Einstellung Felder beim Neuanlegen/Ändern erben von ... festgelegten Felder werden aus dem zugeordneten Objekt in das neu angelegte Objekt übernommen.
  • Wenn Sie keine der angebotenen Zuordnungen übernehmen möchten, klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung> zu schließen und in den Objektreiter zurückzukehren.
    Wenn Sie das Neuanlegen des Objekts komplett abbrechen möchten, klicken Sie auf Neuanlegen abbrechen, um sowohl das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung> als auch den Objektreiter zu schließen.

Beispiele:

Beispiel 1:

Beim Neuanlegen eines Aktenzeichens war zuvor das bereits bestehende Aktenzeichen 123 "Gaststättengewerbe" markiert. Das Zuordnungsdialogfenster bietet nun die Auswahlmöglichkeit, das neue Aktenzeichen unterhalb des markierten Aktenzeichens - Markierung Unter 123 "Gaststättengewerbe" - oder auf der gleichen Ebenen wie das markierte Aktenzeichen - Markierung Wie 123 unter 12 "Ordnungsaufgaben nach Gewerberecht" - anzulegen.

Beispiel 2:

Im Reiter Finden & Wissen war die Akte 562.163:BEL Sportplatz "Belegungsplan für Sportplatz" markiert. Dieser Akte war das Aktenzeichen 562.163 "Einzelfälle der Belegung" sowie die beiden Adresskennungen Sporthalle Regishausen und Hausmeister Fritze Regishausen zugeordnet. Wird nun ein Schriftstück neu angelegt, erscheint dieses Dialogfenster, in dem über die jeweilige Markierung ausgewählt werden kann, welche Zuordnungen für das Schriftstück übernommen werden sollen. Über den Ordnungsbaum oder die Schaltflächen Verlauf, Favoriten, Suchen... oder Neu anlegen... können die angebotenen Zuordnungen geändert werden.

So ändern Sie Zuordnungen bestehender Objekte:

• Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung geöffnet ist.
  Es zeigt die bestehende Zuordnung als Markierung Beibehalten: <bestehende Zuordnung>.
• Wählen Sie ggf. über den Ordnungsbaum oder die Schaltflächen Verlauf, Favoriten oder Suchen... das passende Objekt aus bzw. legen Sie es über die Schaltfläche Neu anlegen... neu an.
  • Das neue Objekt wird als zusätzliche Markierung im Dialogfenster angezeigt.
• Setzen oder entfernen Sie die Markierungen nach ihren Wünschen.
• Nehmen Sie bei Änderung der Akten-/Vorgangsverwaltung nach Ihren Wünschen Anpassungen an der Kennung bzw. Kurzbeschreibung vor.
•  Klicken Sie auf OK, um in den Objektreiter zurückzukehren.
  • Die markierten Zuordnungen werden in den Objektreiter übernommen.
    Auch die Inhalte der in der System-Einstellung Felder beim Neuanlegen/Ändern erben von ... festgelegten Felder werden aus dem neu zugeordneten Objekt übernommen.
  • Wenn Sie die bestehende Zuordnung doch nicht ändern wollen, klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfenster <Objekt> - Zuordnung> zu schließen und in den Objektreiter zurückzukehren.
• Klicken Sie im Objektreiter auf OK, um die Änderung der Zuordnung zu speichern.

Beispiel:

Zuordnungsdialog eines Schriftstücks.
Die ursprüngliche Zuordnung des Schriftstücks zur Personalakte von Berta Bürger (Beibehalten: 059.12:Bürger Berta... im Abschnitt Akten-/Vorgangskennung) wurde um eine weitere Akten-/Vorgangskennung (052.22: Bewerber aktuelles Jahr ...) ergänzt. Durch die Auswahl dieser weiteren Akte, wird im Abschnitt Aktenzeichen automatisch auch das Aktenzeichen Aktenzeichen der ergänzten Akten-/Vorgangskennung zur Auswahl angeboten (052.22 „Stellen für Beschäftigte ...).
Standardmäßig sind die Markierungen für die neue Zuordnung gesetzt. Um beide Zuordnungen zu erhalten, müssen die Markierungen Beibehalten: ... manuell gesetzt werden.