Projektportal-Verteiler

Jeder Projektportalakte muss ein Projektportal-Verteiler zugewiesen sein. Nur die Personen, die in diesem Verteiler eingetragen sind, haben im Projektportal Zugriff auf dieses Projekt.

Der Projektportal-Verteiler entspricht dem "normalen" Verteiler, der aus der Adressverwaltung bekannt ist, und wird auch wie dieser angelegt und geändert.

Projektportal-Verteiler erstellen und ändern

• Öffnen Sie den Reiter Projektmitglieder der Projektportalakte.
• Wählen Sie Projektverteiler anzeigen.
• Legen Sie einen Verteiler an oder bearbeiten Sie einen Verteiler, wie hier beschrieben. Dieser Verteiler darf nur folgende Adressarten beinhalten:
  • Personen-Adressen
  • Familien-Adressen
  • Ansprechpartner-Adressen.
  • Die Benutzernamen im Projektportal werden aus Vor- und Nachname generiert. Deswegen müssen für alle Adressen in einem Projektportal-Verteiler die Vornamen angegeben sein.
• Legen Sie im Verteiler für jeden Eintrag eine Rolle fest (Ansprechpartner, Projektverantwortlicher, Extern).
  • Die Rolle hat zum jetzigen Zeitpunkt noch keine technische Bedeutung.
• Wählen Sie für jeden Eintrag die gewünschte E-Mail-Adresse aus. Wird eine Person hinzugefügt, zu der keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, dann wird in der entsprechenden Spalte der Hinweis – E-Mail-Adresse eintragen – angezeigt. Durch einen Klick auf diesen Hinweis oder auf die angezeigte E-Mail-Adresse wird ein Dialog geöffnet, in dem entweder eine andere E-Mail-Adresse aus dem Adressdatensatz ausgewählt oder eine E-Mail-Adresse frei eingetragen werden kann.
  Wenn nicht zu jedem Eintrag im Projektportalverteiler eine E-Mail-Adresse angegeben ist, dann kann der Verteiler nicht verwendet werden.
• In den System-Einstellungen Projektportal | Standardverteiler E-Mail für Ansprechpartner-Adressen/...für Partner-Adressen/...für Personen-Adressen wird festgelegt, welche E-Mail-Adresse übernommen wird, wenn der Adress-Datensatz mehrere E-Mail-Adressen enthält.
• Die E-Mail-Adresse wird verwendet, um die Person beim Anmelden am Projektportal zu identifizieren. Daher muss diese Adresse im ganzen Projektportal eindeutig sein, d. h. es dürfen keine zwei verschiedenen Adressdatensätze mit der gleichen E-Mail-Adresse in einem oder mehreren Projektverteilern hinterlegt sein.
• Wählen Sie Übernehmen, um den Projektportal-Verteiler der Projektportalakte zuzuordnen.

Projektportal-Verteiler suchen

Im Reiter Suchen unter Verteiler | Projektportal-Verteiler können Sie nach Projektportal-Verteilern suchen.

• Geben Sie einen Suchbegriff an (z. B. den Namen oder einen Teil des Namens des Verteilers), oder eine Adresskennung, die im Verteiler enthalten ist. Wenn Sie kein Suchkriterium angeben, werden alle Projektportal-Verteiler gefunden.