Vertretungsregelungen für einen Benutzer festlegen

Im Detailreiter Vertretungsregelungen einer Benutzerdefinition kann festgelegt werden, welche Benutzer oder Benutzergruppen grundsätzlich die Vertretung für den bearbeiteten Benutzer übernehmen dürfen. Außerdem wird festgelegt, ob derselbe Benutzer eine Vertretung in allen Bereichen ausüben soll oder ob die Vertretung auf mehrere Benutzer verteilt wird.

Die Vertretungsregelung legt lediglich die möglichen Vertretungen fest. Erst beim Übergeben/Übernehmen einer Vertretung wird festgelegt, welcher Benutzer die Vertretung im konkreten Fall tatsächlich übernimmt.

Die Vertretungsregelungen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul Vertretungsregelung einsetzen.

Anleitung

So bearbeiten Sie die Vertretungsregelungen für einen Benutzer:

Stellen Sie sicher, dass der Detailreiter Vertretungsregelungen im Reiter <Benutzername> geöffnet ist.
- Die aktuelle Vertretungsregelung für den Benutzer wird angezeigt.
  Eine der folgenden drei Möglichkeiten muss für den Benutzer festgelegt sein:
  Keine Vertretung:
  Der Benutzer kann grundsätzlich nicht vertreten werden.
  Gesamtvertretung:
  Der Benutzer kann in allen Bereichen von den angegebenen Benutzern vertreten werden.
  Gruppenbezogene Vertretung:
  Der Benutzer kann, je nach Bereich, von unterschiedlichen Benutzern vertreten werden.
Wählen Sie die gewünschte Vertretungsregelung aus.

Wie wird die Vertretungsregelung festgelegt?

Aktion	Vorgehensweise
Keine Vertretung	Markieren Sie diese Option, wenn es nicht möglich sein soll, dass der bearbeitete Benutzer von anderen Benutzern vertreten wird. Bei Verwenden der Befehle Vertretung übergeben und Vertretung übernehmen wird in diesem Fall ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Gesamtvertretung	Markieren Sie diese Option, wenn bestimmte Benutzer oder Mitglieder bestimmter Benutzergruppen den bearbeiteten Benutzer in allen Bereichen vertreten dürfen. Wählen Sie diese Benutzer oder Benutzergruppen nach Klicken auf das Pfeilsymbol aus (Mehrfachauswahl mit der Strg-Taste) oder geben Sie diese durch Semikolon getrennt ein. Bei Verwenden der Befehle Vertretung übergeben und Vertretung übernehmen wird dann eine entsprechende Auswahl angeboten. Für die Zeit der Vertretung übernimmt der Vertreter sämtliche Berechtigungen des vertretenen Benutzers.
Gruppenbezogene Vertretung	Markieren Sie diese Option, wenn bestimmte Benutzer oder Mitglieder bestimmter Benutzergruppen den bearbeiteten Benutzer in einzelnen Bereichen vertreten dürfen. Markieren Sie dazu den jeweiligen Bereich und wählen Sie mithilfe der Schaltfläche Vertretung zuordnen die entsprechenden Benutzer oder Benutzergruppen im Dialogfenster Vertretungsberechtigte festlegen aus. Bei Verwenden der Befehle Vertretung übergeben und Vertretung übernehmen wird dann eine entsprechende Auswahl angeboten. Vertretungs-Gruppen: Für jeden Benutzer werden hier neben den vorgegebenen Gruppen Alle Benutzer, Privatzugriff und Neue Mails auch alle Benutzergruppen angezeigt, denen er angehört. Für "Benutzergruppen" gilt: Ein Vertreter im Bereich einer Benutzergruppe darf alle Funktionen und Objekte verwenden, auf die der vertretene Benutzer eine Berechtigung als Mitglied der betreffenden Benutzergruppe besitzt (gilt grundsätzlich auch für die vorgegebene Benutzergruppe Alle Benutzer, ist aber dort eigentlich unnötig, da jeder Vertreter selbst Mitglied dieser Gruppe ist). Beispiel: Ein Objekt, dessen Zugriff auf die Benutzergruppe Finanzen beschränkt ist, welcher der vertretene Benutzer angehört. Für "Privatzugriff" gilt: Ein Vertreter hat Zugriff auf alle Funktionen und Objekte, auf die der vertretene Benutzer durch direkte Zuordnung eine Berechtigung besitzt. Beispiel: Ein Objekt, in dessen Zugriffsfeld nur der vertretene Benutzer eingetragen ist. Für "Neue Mails" gilt: Ein Vertreter darf auf neue Mails des vertretenen Benutzers zugreifen.

Eine konkrete Vertretung wird entweder durch den zu vertretenden Benutzer ausgelöst, indem er die Vertretung mit dem Befehl Programm | Vertretung übergeben an einen der möglichen Vertreter übergibt oder sie wird durch den Vertreter ausgelöst, der die Vertretung mit dem Befehl Programm | Vertretung übernehmen vom zu vertretenden Benutzer übernimmt. Für die Übernahme einer Vertretung kann über die System-Einstellung der Gruppe Benutzerverwaltung mit der Einstellung Vertretung immer möglich festgelegt werden ob eine Vertretungsübernahme immer möglich sein soll (= Standard-Wert: Ein). Wird diese Einstellung deaktiviert (Aus), kann die Vertretung eines Benutzers nur noch dann übernommen werden, wenn dieser nicht angemeldet ist. Diese System-Einstellung bezieht sich auf die Übernahme einer Vertretung von einem Benutzer. Der Administrator kann trotz dieser Einstellung eine neue Vertretung einrichten.

Wechseln Sie bei Bedarf in einen der anderen Reiter, um weitere Änderungen an der Benutzerdefinition vorzunehmen.
Siehe dazu: Benutzer bearbeiten
Schließen Sie den Reiter mit OK.
- Der Reiter wird geschlossen und Ihre Eingaben werden gespeichert.
  Die Einstellungen des Benutzers sind ab sofort aktiviert!