Hierarchie-Druckformat: Spaltenformatierung definieren
Zum Drucken einer hierarchischen Organisationsstruktur wie dem Aktenplan können neben den angebotenen Standard-Druckformaten auch individuelle Druckformate festgelegt werden.
Zu diesem Zweck wird das Dialogfenster <Organisationsstruktur>-Druck verwendet. Eine separates Dialogfenster kann dort zur Definition der Spaltenformatierung aufgerufen werden.
Wie wird das Dialogfenster "Spaltenformatierung" geöffnet?
So öffnen Sie das Dialogfenster "Spaltenformatierung":
- Wählen Sie im Start-Menü den Befehl
Aktenzeichen | 
Drucken | 
Aktenzeichen drucken....- Das Dialogfenster Aktenzeichen drucken wird geöffnet.
Bei entsprechender Berechtigung werden Schaltflächen zum Bearbeiten von Druckformaten angezeigt.
- Das Dialogfenster
- Wählen Sie Neu... zum Erstellen eines neuen Druckformats bzw. Kopieren oder Ändern... zum Bearbeiten eines markierten Druckformats.
- Das Dialogfenster <Druckformat> wird geöffnet.
- Wählen Sie dort zur Definition der Titelleiste die Schaltfläche Spalten formatieren.
- Das Dialogfenster Spaltenformatierung wird geöffnet.
- Um Aktenzeichen drucken zu können, müssen Sie über die Berechtigung Drucken | Aktenzeichen drucken (Hierarchiedruck) verfügen. (Entsprechende Berechtigungen existieren ggf. für weiter Organisationsstrulturen.)
Um Druckformate bearbeiten zu können, müssen Sie außerdem über die Berechtigung Drucken | Hierarchiedruckformate bearbeiten verfügen.
Anwendung
So bearbeiten Sie die Spaltenformatierung für ein Hierarchie-Druckformat:
- Stellen Sie sicher, dass das Dialogfenster Spaltenformatierung geöffnet ist.
- Wählen Sie unter Ausgewählte Datenfelder die darzustellenden Spalten einzeln aus und weisen Sie diesen im unteren Bereich des Dialogfensters nacheinander die gewünschte Formatierung zu.
- Wenn Sie drei Spalten drucken und Sie bei der ersten Spalte 20, bei der zweiten 40 und bei der dritten wieder 20 eingeben, werden die drei Spalten im Verhältnis 20:40:20 gedruckt: Die mittlere Spalte ist also doppelt so breit wie jeweils die linke und rechte.
Insgesamt belegen alle Spalten zusammen die gesamte verfügbare Tabellenbreite - Sie müssen also nicht insgesamt auf den Wert 100 kommen. - Das Aktenzeichen wird immer in der ersten Spalte gedruckt und muss nicht nummeriert werden. Geben Sie z.B. ein: Text = 10, Hinweise = 20 usw.
Wählen Sie große Abstände, dann können Sie jederzeit Spalten hinzufügen und müssen nicht alles neu nummerieren. Es ist daher nicht sinnvoll, eine durchgehende relative Nummerierung zu verwenden. - Speichern Sie die Definition der Spaltenformatierung mit OK.
- Die Definition der Spaltenformatierung wird gespeichert und Sie kehren in das Dialogfenster Druckformat zurück.
Welche Formatierungen stehen zur Verfügung?
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Relative Spaltenbreite |
Geben Sie hier die relative Spaltenbreite ein. Die tatsächliche Spaltenbreite wird aus allen relativen Spaltenbreiten und der Breite des Druckbereichs ermittelt. |
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Relative Reihenfolge |
Geben Sie hier die relative Reihenfolge ein. Die tatsächliche Reihenfolge der Spalte wird aus den relativen Reihenfolgen aller Spalten ermittelt. |
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Senkrechte Trennlinie vor der <Kennung>-Spalte |
Eine senkrechte Trennlinie wird am linken Seitenrand, vor der ersten Spalte (z.B. Aktenzeichen) eingefügt. |
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Senkrechte Trennlinie nach der Spalte |
Eine senkrechte Trennlinie wird nach der Spalte eingefügt. |
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Drucke Inhalt nur bei Wechsel |
Der Inhalt der Spalte wird nur dann gedruckt, wenn der Inhalt verschieden von der vorherigen Zeile ist oder ein Seitenumbruch stattgefunden hat. |