Einfügen von regisafe-Datenfeldern über das regisafe-Makro
Über eine im Word-Menü integrierte Funktion können Inhalte von regisafe-Standard-Datenfeldern sowohl in Form von Word-Textformularfeldern als auch in Form von Fill-in-Feldern in das aktive Dokument eingefügt werden. Auf diese Weise lassen sich Word-Vorlagen um variable Inhalte ergänzen, ohne dass die Namen der dazu benötigten regisafe-Datenfelder erst mühsam gesucht werden müssen.
- Die Funktion zum Einfügen von regisafe-Datenfeldern steht nur zur Verfügung, wenn das optionale IQ-Modul DateitypDocFormularfelder verwendet wird.
Außerdem muss die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Microsoft Word: Datenfelder aus regisafe gesetzt sein.
- Um das Arbeiten mit Datenfeldern zu erleichtern, empfiehlt es sich in Word die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten (Alt+F9).
Wie wird das Dialogfenster zum Einfügen der regisafe-Standard-Datenfelder geöffnet?
Öffnen Sie das Dialogfenster folgendermaßen:
- Öffnen Sie zunächst die Word-Datei des gewünschten regisafe-Schriftstücks. Dazu stehen Ihnen die üblichen Möglichkeiten in regisafe zur Verfügung (z.B. Neu anlegen oder Datei öffnen).
- Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle des Dokuments, an der Sie regisafe-Datenfelder einfügen wollen.
- Wählen Sie den Befehl Datenfelder aus regisafe.
Sie finden den Befehl ab Word 2016 im Menüband unter regisafe.- Das Dialogfenster Datenfelder aus regisafe wird geöffnet.
- Um regisafe-Dokumentdateien sehen/ändern zu können, müssen Sie über die Berechtigung Schriftgutverwaltung | Schriftstück-Dateien öffnen verfügen.
- Für das zügige Einfügen von mehreren Datenfeldern, z.B. bei der Erstellung von Vorlage-Schriftstücken, empfiehlt es sich, das Word-Programmfenster neben dem Dialogfenster anzuordnen, so dass beide gleichzeitig sichtbar sind.
- Für das Einfügen sonstiger Datenfelder - insbesondere die Übergabefelder der KommunalPLUS-Module - muss die Word-Funktion für das Einfügen von Textformularfeldern bzw. Fill-in-Feldern genutzt werden.
Näheres dazu: Einfügen von regisafe-Datenfeldern über die Word-Funktion
Anleitung
So fügen Sie regisafe-Datenfelder an der Position der Einfügemarke ein:
- Stellen Sie sicher, dass die Einfügemarke an der Stelle platziert ist, an der Sie ein Datenfeld einfügen wollen und dass das Dialogfenster Datenfelder aus regisafe geöffnet ist.
- Legen Sie unter Datensatztypen zunächst fest, aus welchem Datensatztyp (Objekt-Typ) Sie ein Fill-in- oder Textformularfeld einfügen wollen. In der Regel wählen Sie hier Schriftgut aus, damit Sie ein Datenfeld des zugehörigen Schriftstücks einfügen können.
- Wenn Sie hier einen anderen Datensatztyp (Objekt-Typ) festlegen, müssen Sie beachten, dass regisafe nur Feldinhalte dieses Datensatztyps (Objekt-Typs) in Ihr Dokument einfügen kann, wenn ein Objekt des entsprechenden Typs dem bearbeiteten Schriftstück zugeordnet ist.
Beispiel:
Legen Sie hier Aktenplan als Datensatztyp fest, übernimmt regisafe das anschließend ausgewählte Datenfeld aus dem Aktenzeichen, das Ihrem Schriftstück zugeordnet ist. Ist das Schriftstück keinem Aktenzeichen zugeordnet, bleibt das eingefügte Fill-in- oder Textformularfeld leer! - regisafe bietet unter Felder des Datensatztyps alle zur Übergabe freigegebenen Datenfelder des festgelegten Datensatztyps zur Auswahl an.
Beachten Sie, dass zunächst nur solche Felder angeboten werden, die in den System-Einstellungen Microsoft-Word-Integration | Übergabefelder aus... für den jeweiligen Datensatztyp ausgewählt sind.
Möchten Sie auch die übrigen Felder zur Auswahl angeboten bekommen, aktivieren Sie Alle Felder. - Wenn Sie Alle Felder aktivieren und ein "neues Feld" auswählen, wird dieses automatisch der System-Einstellung Übergabefelder aus..." hinzugefügt, sofern Sie die Berechtigung besitzen, die System-Einstellungen zu ändern.
- Wählen Sie unter Art des Feldes aus, ob die regisafe-Daten als Fill-in- oder als Textformularfeld eingefügt werden sollen.
- Markieren Sie unter Felder des Datensatztyps das gewünschte Datenfeld zur Übergabe und klicken Sie auf Einfügen, wenn Sie noch weitere Datenfelder einfügen möchten. Möchten Sie das nicht, wählen Sie stattdessen Einfügen und schließen.
- Sofern als Feldart Fill-in-Feld ausgewählt hatten, erscheint ein Eingabe-Dialogfenster.
Geben Sie hier als "Gedankenstütze" den Namen des eingefügten regisafe-Datenfelds oder einen beliebigen anderen aussagekräftigen Text ein. Dieser wird bei Verwendung der Vorlage dann automatisch durch den Inhalt des regisafe-Datenfeldes ersetzt. Sie können das Dialogfenster aber auch einfach über Abbrechen schließen. Das Fill-in-Feld wird daraufhin eingefügt. - Sofern Sie als Feldart Textformularfeld ausgewählt hatten, wird das ausgewählte Datenfeld als Textformularfeld eingefügt.
- Mit regisafe-Daten gefüllt werden die Datenfelder erst, wenn die Vorlage zum Erstellen einer neuen Datei verwendet wird, bzw. wenn die Vorlage mit dem Befehl
Datei öffnen und aktualisieren erneut geöffnet wird.
- Sofern als Feldart Fill-in-Feld ausgewählt hatten, erscheint ein Eingabe-Dialogfenster.
- Nutzen Sie die Schaltfläche Neu einlesen, um die Liste der Felder im Dialogfenster zu aktualisieren. Dadurch wird das Dialogfenster geschlossen und beim nächsten Öffnen werden die Felder neu aus regisafe eingelesen. Das kann nützlich sein, wenn die Übergabefelder in den System-Einstellungen (s.o.) zwischenzeitlich geändert wurden.
Mit der Schaltfläche Schließen wird das Dialogfenster geschlossen, ohne ein Fill-in-Feld oder Textformularfeld einzufügen.
