Berechtigungen für den Aktenplan

Für alle wichtigen Funktionen der einzelnen Module (Kategorien) lässt sich mithilfe von Berechtigungen detailliert festlegen, wer diese nutzen darf.

So zeigen Sie die Berechtigungen zur Bearbeitung an:

  1. Wählen Sie im Start-Menü den Befehl Programm | Benutzerdefinition.
    1. Der Reiter Benutzerdefinition wird geöffnet.
  2. Markieren Sie im Bereich Kategorien den Eintrag Benutzer oder Gruppen, je nachdem, ob Sie die Berechtigungen eines Benutzers oder einer Gruppe anzeigen wollen.
    1. Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Benutzer oder Gruppen angezeigt.
  3. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag.
    1. Die Definition des Benutzers oder der Gruppe wird als Reiter angezeigt.
  4. Wählen Sie den Detailreiter Berechtigungen.
    1. Die vorhandenen Berechtigungs-Kategorien werden angezeigt.
  5. Markieren Sie die gewünschte Kategorie.
    1. Im Bereich Berechtigungen sehen Sie jetzt die Berechtigungen für die ausgewählte Kategorie. Durch Klicken auf die Checkbox aktivieren oder deaktivieren Sie die Berechtigung.
    2. Für Benutzer oder Gruppen, die in der Kategorie System die Berechtigung Vollzugriff besitzen, müssen einzelne Berechtigungen nicht mehr separat gesetzt werden.
      Ausnahme: Eigener Kalender in der Kategorie Terminkalender.

Berechtigungen, die der regisafe-Administrator zur Verwendung des Aktenplans festlegen kann

Folgende Berechtigungen kann ein regisafe-Administrator für die Aktenplanverwaltung festlegen:

  1. Abonnieren
    Der Benutzer kann für sich Abonnements einrichten und verwalten, um über Aktivitäten anderer Benutzer zu den abonnierten Aktenzeichen informiert zu werden.
  2. Aktenzeichen ändern
    Daten vorhandener Aktenzeichen ändern. Es können nur Aktenzeichen geändert werden, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Aktenzeichen-Datensatzes zugreifen darf.
  3. Aktenzeichen lesen
    Aktenzeichen suchen, in Listen anzeigen usw.
    Diese Berechtigung ist notwendig, damit überhaupt auf Daten zugegriffen werden kann!
    Es werden jedoch nur Aktenzeichen angezeigt, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Aktenzeichen-Datensatzes zugreifen darf.
  4. Aktenzeichen löschen
    Vorhandene Aktenzeichen löschen. Es können nur Aktenzeichen gelöscht werden, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Aktenzeichen-Datensatzes zugreifen darf.
  5. Aktenzeichen neu anlegen (Allgemein)
    Neue Aktenzeichen anlegen, die auf der leeren Vorlage "Allgemein" basieren..
  6. Aktenzeichen neu anlegen vom Typ 'Aktenzeichen-Vorlage'
    Neue Aktenzeichen anlegen, die auf einer anderen Vorlage als "Allgemein" basieren.
  7. Aktivitätsprotokoll anzeigen (abhängig von Zugriffsrechten)
    Anzeigen eines Protokolls mit an Aktenzeichen durchgeführten Aktivitäten. Es werden nur Einträge zu Objekten angezeigt, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Aktion zumindest Lesezugriff besessen hat.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  8. Aktivitätsprotokoll anzeigen (alle Einträge, unabhängig von Zugriffsrechten)
    Anzeigen eines Protokolls mit an Aktenzeichen durchgeführten Aktivitäten. Es werden auch Einträge zu Objekten angezeigt, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Aktion und/oder heute keinen Zugriff besitzt.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  9. Aktivitätsprotokoll manuell ergänzen
    Ermöglicht das manuelle Eingeben von Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll. Auch ohne diese Berechtigung werden automatisch alle an Aktenzeichen vorgenommenen Aktivitäten protokolliert.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  10. Als E-Mail senden
    Senden von Aktenzeichen über ein externes E-Mail-System (Groupwise, Exchange, Outlook-Client etc.), sofern der Befehl Als E-Mail senden gemäß System-Einstellung Befehl 'Als E-Mail senden' verfügbar ist.
    Wird das Modul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, heißt diese Berechtigung nicht mehr Als E-Mail senden sondern Neue Mail/Wiedervorlage.
  11. Gesperrte Aktenzeichen als Vertreter entsperren
    Aktenzeichen entsperren, welche z.B. durch das Modul Mobil oder den Befehl Kopieren in Windows-Ordner von einem anderen Benutzer gesperrt wurden, dessen Vertretung Sie übernehmen können.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung eines Moduls, das das Sperren von Objekten unterstützt (z.B. Mobil) gemeinsam mit dem Modul Vertretungsregelung.
  12. Gesperrte Aktenzeichen entsperren
    Aktenzeichen entsperren, welche z.B. durch das Modul Mobil oder den Befehl Kopieren in Windows-Ordner von einem beliebigen anderen Benutzer gesperrt wurden.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung eines Moduls, das das Sperren von Objekten unterstützt (z.B. Mobil) gemeinsam mit dem Modul Vertretungsregelung.
  13. Interne Objektinformationen anzeigen
    Benutzer mit dieser Berechtigung können sich interne Informationen zu Aktenzeichen anzeigen lassen, indem Sie während dem Aufruf des Befehls Eigenschaften/Information die Umschalt-Taste gedrückt halten.
  14. Neue Mail/Wiedervorlage
    Die Befehle zum Senden von Aktenzeichen als Mail bzw. Eintragen einer neuen Wiedervorlage stehen in den Menüs zur Verfügung.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage.
  15. Suchkriterien speichern für andere
    Benutzer darf Suchkriterien speichern, die auch von anderen Benutzern genutzt werden können.
  16. Suchkriterien speichern für sich selbst
    Benutzer darf Suchkriterien für den eigenen Gebrauch speichern.
  17. Vorlagen definieren für Typ 'Aktenzeichen-Vorlage'
    Der Benutzer darf Aktenzeichen als Standard-Vorlagen für die Aktenzeichen-Art "Aktenzeichen-Vorlage" definieren.
  18. Änderungen der Berechtigungen wirken jeweils nach dem erneuten Start von regisafe.