Berechtigungen für die Schriftgutverwaltung

Für alle wichtigen Funktionen der einzelnen Module (Kategorien) lässt sich mithilfe von Berechtigungen detailliert festlegen, wer diese nutzen darf.

So zeigen Sie die Berechtigungen zur Bearbeitung an:

  1. Wählen Sie im Start-Menü den Befehl Programm | Benutzerdefinition.
    1. Der Reiter Benutzerdefinition wird geöffnet.
  2. Markieren Sie im Bereich Kategorien den Eintrag Benutzer oder Gruppen, je nachdem, ob Sie die Berechtigungen eines Benutzers oder einer Gruppe anzeigen wollen.
    1. Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Benutzer oder Gruppen angezeigt.
  3. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag.
    1. Die Definition des Benutzers oder der Gruppe wird als Reiter angezeigt.
  4. Wählen Sie den Detailreiter Berechtigungen.
    1. Die vorhandenen Berechtigungs-Kategorien werden angezeigt.
  5. Markieren Sie die gewünschte Kategorie.
    1. Im Bereich Berechtigungen sehen Sie jetzt die Berechtigungen für die ausgewählte Kategorie. Durch Klicken auf die Checkbox aktivieren oder deaktivieren Sie die Berechtigung.
    2. Für Benutzer oder Gruppen, die in der Kategorie System die Berechtigung Vollzugriff besitzen, müssen einzelne Berechtigungen nicht mehr separat gesetzt werden.
      Ausnahme: Eigener Kalender in der Kategorie Terminkalender.

Berechtigungen, die der regisafe-Administrator zur Verwendung der Schriftgutverwaltung festlegen kann

Berechtigungen kann ein regisafe-Administrator für die Schriftgutverwaltung festlegen:

  1. Abonnieren
    Der Benutzer kann für sich Abonnements einrichten und verwalten, um über Aktivitäten anderer Benutzer zu den abonnierten Schriftstücken informiert zu werden.
  2. Aktivitätsprotokoll anzeigen (abhängig von Zugriffsrechten)
    Anzeigen eines Protokolls mit an Schriftstücken durchgeführten Aktivitäten. Es werden nur Einträge zu Objekten angezeigt, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Aktion zumindest Lesezugriff besessen hat.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  3. Aktivitätsprotokoll anzeigen (alle Einträge, unabhängig von Zugriffsrechten)
    Anzeigen eines Protokolls mit an Schriftstücken durchgeführten Aktivitäten. Es werden auch Einträge zu Objekten angezeigt, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Aktion und/oder heute keinen Zugriff besitzt.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  4. Aktivitätsprotokoll manuell ergänzen
    Ermöglicht das manuelle Eingeben von Aktivitäten in das Aktivitätsprotokoll. Auch ohne diese Berechtigung werden automatisch alle an Schriftstücken vorgenommenen Aktivitäten protokolliert.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Aktivitätsprotokoll.
  5. Als E-Mail senden
    Senden von Schriftstücken über ein externes E-Mail-System (Groupwise, Exchange, Outlook-Client usw.), sofern der Befehl Als E-Mail senden gemäß System-Einstellung Befehl 'Als E-Mail senden' verfügbar ist.
    Wird das Modul Mail/Wiedervorlage eingesetzt, heißt diese Berechtigung nicht mehr Als E-Mail senden sondern Neue Mail/Wiedervorlage.
  6. Aussondern
    Der Benutzer darf die Aussonderungs-Funktion aufrufen, um Schriftstücke nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer auszusondern.
  7. Aussondern: Alle Schriftstücke, nicht nur eigene
    Der Benutzer darf alle Schriftstücke nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer aussondern. Besitzt er diese Berechtigung nicht, darf er nur eigene Schriftstücke aussondern. Welche Schriftstücke "eigene Schriftstücke" sind, können Sie mit der System-Einstellung Felder für Erkennung eigener Schriftstücke (Gruppe Schriftgutverwaltung) festlegen. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  8. Aussondern: Auch archivwürdige Schriftstücke
    Schriftstücke nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer aussondern, auch wenn die Markierung Archivwürdig gesetzt ist. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  9. Aussondern: Auch ohne Zugriffsberechtigung
    Der Benutzer darf Schriftstücke auch dann in die Aussonderungsliste aufnehmen, wenn er keine Zugriffsberechtigung auf sie besitzt. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  10. Aussondern: Aufbewahrungsdauer einstellen
    Der Benutzer darf bei der Funktion Aussondern einen anderen Modus zur Berechnung der Aufbewahrungsdauer festlegen, als in den System-Einstellungen unter Aufbewahrungsdauer läuft ab eingestellt.
  11. Aussondern: Laufende Aussonderungen anzeigen/abbrechen
    Der Benutzer kann sich alle laufenden Aussonderungen anzeigen lassen und diese abbrechen.
  12. Aussondern: Lesezugriff auf Schriftstücke reicht aus
    Der Benutzer darf Schriftstücke auch dann in die Aussonderungsliste aufnehmen, wenn er nur Lesezugriff (und keine Vollberechtigung) auf sie besitzt. Voraussetzung für die Aussonderung ist die Berechtigung Aussondern.
  13. Bestehende Datei zuordnen
    Zuordnen von im Dateisystem vorhandenen Dateien
  14. Datei-Integrität prüfen
    Ermöglicht das Prüfen der Datei-Integrität, um unerlaubte Modifikationen an Schriftstücken zu erkennen.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Fälschungssicherer Dateispeicher.
  15. Dateien hinzufügen
    Hinzufügen von weiteren Dateien zu vorhandenen Schriftstücken.
  16. Dateiverwaltung
    Umbenennen und Löschen von Dateien innerhalb einzelner Schriftstücke sowie Bestimmen der Hauptdatei bei mehreren Dateien pro Schriftstück.
  17. Elektronisch unterschreiben
    Ermöglicht das elektronische Unterschreiben/Zeichnen von Dateien.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur.
  18. Elektronische Unterschriften anzeigen
    Der Benutzer kann sich zu allen Schriftstücken anzeigen lassen, ob und von wem diese elektronisch unterschrieben sind.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Elektronische Signatur.
  19. Gesperrte Schriftstücke als Vertreter entsperren
    Schriftstücke entsperren, welche z.B. durch das Modul Mobil oder den Befehl Kopieren in Windows-Ordner von einem anderen Benutzer gesperrt wurden, dessen Vertretung Sie übernehmen können.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung eines Moduls, das das Sperren von Objekten unterstützt (z.B. Mobil) gemeinsam mit dem Modul Vertretungsregelung.
  20. Gesperrte Schriftstücke entsperren
    Schriftstücke entsperren, welche z.B. durch das Modul Mobil oder den Befehl Kopieren in Windows-Ordner von einem beliebigen anderen Benutzer gesperrt wurden.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung eines Moduls, das das Sperren von Objekten unterstützt (z.B. Mobil) gemeinsam mit dem Modul Vertretungsregelung.
  21. Interne Objektinformationen anzeigen
    Benutzer mit dieser Berechtigung können sich interne Informationen zu Schriftstücken anzeigen lassen, indem Sie während dem Aufruf des Befehls Eigenschaften/Information die Umschalt-Taste gedrückt halten.
  22. Microsoft Excel: Speichern in regisafe
    Der Benutzer darf das Makro 'Speichern in regisafe' in Microsoft Excel verwenden.
    Das Makro und diese Berechtigung steht nur zur Verfügung, wenn das Modul DateitypXLSSpeichernInRegisafe eingebunden ist.
  23. Microsoft Word: Adresse aus Outlook
    Der Benutzer darf das Makro 'Adresse aus Outlook' in Microsoft Word verwenden.
    Das Makro und diese Berechtigung steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Adressübernahme aus Outlook in Word eingebunden ist.
  24. Microsoft Word: Autotext aus regisafe
    Der Benutzer darf das Makro 'Autotext aus regisafe' in Microsoft Word verwenden.
  25. Microsoft Word: Datenfelder aus regisafe
    Der Benutzer darf das Makro 'Datenfelder aus regisafe' in Microsoft Word verwenden.
    Das Makro und diese Berechtigung steht nur zur Verfügung, wenn das Modul DateitypDOCFormularfelder eingebunden ist.
  26. Microsoft Word: Feldinhalte aus regisafe
    Der Benutzer darf das Makro 'Feldinhalte aus regisafe' in Microsoft Word verwenden.
    Das Makro und diese Berechtigung steht nur zur Verfügung, wenn das Modul DateitypDOCAuslesenDaten eingebunden ist.
  27. Microsoft Word: Speichern in regisafe
    Der Benutzer darf das Makro 'Speichern in regisafe' in Microsoft Word verwenden.
    Das Makro und diese Berechtigung steht nur zur Verfügung, wenn das Modul DateitypDOCSpeichernInRegisafe eingebunden ist.
  28. Microsoft Word: Übergabe an regisafe-Mail
    Der Benutzer darf das Makro 'Übergabe an regisafe-Mail' in Microsoft Word verwenden.
    Das Makro und diese Berechtigung steht nur zur Verfügung, wenn das Modul DateitypDOCÜbernehmenInMail eingebunden ist.
  29. Neue Mail/Wiedervorlage
    Die Befehle zum Senden von Schriftstücken als Mail bzw. Eintragen einer neuen Wiedervorlage stehen in den Menüs zur Verfügung.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Mail/Wiedervorlage.
  30. Öffentlichkeitsstatus bei Sitzungsdokumenten bearbeiten
    Der Benutzer darf in einem Sitzungsdokument das Feld Öffentlichkeitsstatus bearbeiten. Dieses Feld existiert nur in bestimmten Schriftstück-Arten, die für die Sitzungsverwaltung mit KommunalPLUS Sitzung vorgesehen sind (z.B. die Art Sitzungsniederschrift). Ausnahme ist die Sitzungsvorlage, da deren Öffentlichkeitsstatus nicht über ein separates Feld, sondern über die Beratungsfolge festgelegt wird.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls KommunalPLUS Sitzung.
  31. Papier-Postausgangserfassung verwenden
    Der Benutzer darf die Papier-Postausgangserfassung verwenden, um die Papierpost zu erfassen.
  32. Schriftstück-Dateien in Windows-Ordner kopieren
    Kopieren von Dateien in einen Windows-Ordner z.B. auf der lokalen Festplatte (Befehl Kopieren in Windows-Ordner)
  33. Schriftstück-Dateien öffnen
    Öffnen von Dateien in den entsprechenden Anwendungsprogrammen.
  34. Schriftstück-Dateien öffnen und aktualisieren
    Öffnen von Dateien im Anwendungsprogramm mit erneuter Übergabe der Daten (Menü-Befehl: Datei öffnen und Daten neu übergeben)
  35. Schriftstücke ändern
    Daten vorhandener Schriftstücke ändern. Es können nur Schriftstücke geändert werden, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Schriftstück-Datensatzes zugreifen darf.
  36. Schriftstücke lesen
    Schriftstücke suchen, in Listen anzeigen usw.
    Diese Berechtigung ist notwendig, damit überhaupt auf Daten zugegriffen werden kann!
    Es werden jedoch nur Schriftstücke angezeigt, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Schriftstück-Datensatzes zugreifen darf.
  37. Schriftstücke löschen
    Vorhandene Schriftstücke löschen. Es können nur Schriftstücke gelöscht werden, auf die der Benutzer gemäß dem Feld Zugriff des jeweiligen Schriftstück-Datensatzes zugreifen darf.
  38. Schriftstücke neu anlegen (Allgemein)
    Neue Schriftstücke anlegen, die auf der leeren Vorlage "Allgemein" basieren.
  39. Schriftstücke neu anlegen vom Typ ...
    Neue Schriftstücke anlegen, die auf einer anderen Vorlage als "Allgemein" basieren.
  40. Schriftstücke suchen nach Typ ...
    Spezielle Sucharten verwenden, um Schriftstücke einer bestimmten Art zu finden.
  41. Stapel ändern
    Der Benutzer darf die Eigenschaften vorhandener Stapel ändern. Das Ändern der Zugriffsberechtigung ist jedoch nur möglich, wenn er auch über die Berechtigung "Stapel neu anlegen (für alle Benutzer/Gruppen)" verfügt.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schriftgut-Scanner.
  42. Stapel löschen (auch gefüllte Stapel)
    Der Benutzer darf Stapel löschen, auch wenn diese gefüllt sind, also Seiten enthalten. Falls auf einen zu löschenden Stapel weitere Benutzer Zugriff haben, darf ein Benutzer diesen Stapel nur dann löschen, wenn er zusätzlich auch über die Berechtigung "Stapel neu anlegen (für alle Benutzer/Gruppen)" verfügt.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schriftgut-Scanner.
  43. Stapel löschen (nur leere Stapel)
    Der Benutzer darf Stapel löschen, sofern diese Stapel leer sind, also keine Seiten enthalten. Diese Berechtigung ist nicht zusätzlich erforderlich, wenn der Benutzer über die Berechtigung "Stapel löschen (auch gefüllte Stapel)" verfügt. Falls auf einen zu löschenden Stapel weitere Benutzer Zugriff haben, darf ein Benutzer diesen Stapel nur dann löschen, wenn er zusätzlich auch über die Berechtigung "Stapel neu anlegen (für alle Benutzer/Gruppen)" verfügt.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schriftgut-Scanner.
  44. Stapel neu anlegen (für alle Benutzer/Gruppen)
    Der Benutzer darf neue Stapel anlegen und dabei die Zugriffsberechtigung auf diese Stapel beliebig festlegen.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schriftgut-Scanner.
  45. Stapel neu anlegen (nur eigene)
    Der Benutzer darf neue Stapel anlegen, allerdings ist die Zugriffsberechtigung auf diese Stapel nur auf diesen Benutzer beschränkt. Diese Berechtigung ist nicht zusätzlich erforderlich, wenn der Benutzer über die Berechtigung "Stapel neu anlegen (für alle Benutzer/Gruppen)" verfügt.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schriftgut-Scanner.
  46. Stapel scannen
    Der Benutzer darf Stapel scannen und bearbeiten.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schriftgut-Scanner.
  47. Stapel zuordnen
    Der Benutzer darf gescannte Stapel zuordnen und bearbeiten.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schriftgut-Scanner.
  48. Stapel zuordnen, Regeln definieren
    Neu anlegen, Ändern und Löschen von Regeln für das Stapelzuordnungsverfahren Automatisierte Erkennung/Verarbeitung.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Schriftgut-Scanner Capture.
  49. Suchkriterien speichern für andere
    Benutzer darf Suchkriterien speichern, die auch von anderen Benutzern genutzt werden können.
  50. Suchkriterien speichern für sich selbst
    Benutzer darf Suchkriterien für den eigenen Gebrauch speichern.
  51. Veröffentlichungs-Freigabe (Internet)
    Der Benutzer darf die Markierung Veröffentlichung freigegeben in der Internet-Rubrik (Extras-Reiter der Schriftstück-Datensatzmaske) setzen.
  52. Versionen anzeigen
    Anzeigen der unterschiedlichen Versionen (Stände).
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Versionskontrolle.
  53. Versionen erstellen
    Manuelles Erstellen einer neuen Hauptversion.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Versionskontrolle.
  54. Versionen wiederherstellen
    Wiederherstellen von (älteren) Versionen.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Versionskontrolle.
  55. Volltext-Suche
    Durchführen einer Volltext-Suche in Datei-Inhalten.
    Diese Berechtigung gibt es nur bei Verwendung des Moduls Volltext-Recherche.
  56. Vorlagen definieren für Typ ...
    Der Benutzer darf Schriftstücke als Standard-Vorlagen für die jeweilige Schriftstück-Art definieren.
  57. Wiederherstellen aller gelöschten Schriftstücke
  58. Wiederherstellen selbst gelöschter Schriftstücke
  59. Änderungen der Berechtigungen wirken jeweils nach dem erneuten Start von regisafe.